能源行业标准中表格编排问题分析及对策

陈 星

能源行业标准中表格编排问题分析及对策

陈 星

表格是标准中常见的一种表述形式。在能源行业标准中，表格的编排既要遵循GB/T 1.1—2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》的规定，也要符合表格的编排习惯。文章分析和总结了能源行业标准报批稿中常见的表格编排问题及原因，并给出了提高表格质量的相应对策。

标准 表格 编辑

能源行业标准中，表格是除文字之外表达标准技术内容的一种常见且有效的形式。相对于文字表述，表格的形式更加简单直观，逻辑性和对比性都更强，有利于标准中技术内容的分析对比，可以加深使用者对标准的理解。能源行业标准的编写需遵循GB/T 1.1—2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》的相关规定。笔者在对能源行业标准报批稿进行编排的过程中，发现标准中很多表格的设计不规范、不合理，随意性较强，无法准确反映所表述事物的隶属关系和对比的准确程度，严重影响了标准的出版质量和实施效果。究其原因，一是因为标准编者对表格的使用方法和规范不熟悉甚至不了解，二是因为编写人和管理者对此不够重视。本文从以下几个方面探讨能源行业标准中表格编排的常见问题及解决方法。

一、标准中表格的编排原则［1］

1.表序和表题

每个表均应有编号（即表序）。表的编号由“表”和从1开始的阿拉伯数字组成，例如“表1”、“表2”等。只有一个表时，仍应标为“表1”。表的编号从引言开始一直连续到附录之前，并与章、条和图的编号无关。

表题即表的名称。每个表宜有表题，标准中的表有无表题应统一。

2.表头和内容

每个表应有表头（项目栏）。表栏中使用的单位一般应置于相应栏的表头中量的名称之下。如果表中所有单位均相同，宜在表的右上方用一句适当的陈述（例如“单位为毫米”）代替各栏中的单位。

3.表注

表注应置于表中，并位于表的脚注之前。表中只有一个注时，应在注的第一行文字前标明“注：”；表中有多个注时，应标明“注1：”、“注2：”、“注3：”等。每个表的表注应单独编号。

表的脚注应置于表中，并紧跟表注。应用上标形式的小写拉丁字母从“a”开始对表的脚注进行编号，即a、b、c等。在表中需注释的位置应以相同的上标形式的小写拉丁字母标明表的脚注。每个表的脚注应单独编号。

4.续排

如果某个表需要转页接排，则随后接排该表的各页上应重复表的编号、表题（可选）和“（续）”，如下所示：表×（续）。续表均应重复表头和关于单位的陈述。

二、标准中常见编辑问题分析

1.表序和表题错误

a）只有一个表时没有表序。GB/T 1.1规定标准中只有一个表时也需要有表序，很多编者按照个人习惯没有为单独的表进行编号，这是错误的。

b）表序不连续。有些编者对比较大的表格进行了编号，但对于比较小的表格却忽略了编号的问题，也没有表题，使整个标准的表看起来十分混乱和不规范。

c）表题不准确。表题应对表的内容进行针对性、概括性的总结，但一些编者经常不重视表题的编写，用“尺寸表”、“成分表”来笼统地作为表题，缺乏自明性，见示例1。通过仔细阅读该表及正文，将表题改为“环境热条件数据表”，可以更准确的标识表内容。

d）表不随文。表格是辅助文字叙述并于文字叙述共同表达内容的一种方式，但有的表格并没有在文字中说明和提示，令读者对表格的意图十分费解。

2.表头和表身错误

a）表头存在斜线或空格。在以往的卡线表使用中，经常会出现将左上角第一个表格用斜线分割开，一半标识第一列的项目归类，一半标识第一行表头属性，GB/T 1.1中明确规定表头中不准使用斜线，因此可以将表2进行适当调整，见示例2。还有些编者懒于或不善于总结栏中信息的共同属性，直接将左上角的单元格空置，这也是错误的。

b）量和单位表示错误。经常出现量直接带单位的情况，尤其是百分号（%）时常没有归到表头里以单位形式给出；单位一致时没有统一在表右上方陈述，而是仍然分别在表头各项中重复陈述。表中统一量纲数据的有效位数不一致，小数点不对齐等问题也十分常见。这些问题在示例1中均有所体现，修改后将统一的单位℃提出来置于表的右上方，并将数据的有效位数统一为小数点后一位。

c）栏目设置混乱，隶属关系不清。通常，表的编排，一般是内容和项目由左至右横读，数据依序竖排［2］。但很多编者的习惯刚好相反，所写表格数据横排，导致横纵栏目倒置，不利于数据的读取以及观察数据的对比性，见示例1。示例中的原始表格明显是项目竖排，数据横排，修改后的表格更有利于观察温度数据。

示例1：

表1 数据表

修改后：

表1 环境热条件数据表 单位为℃

示例2：

表2 风险—危害性矩阵

修改后：

表2 风险—危害性矩阵

3.表注错误

a）表注置于表外。将表注放置于表外是编者沿用旧标准和习惯造成，但GB 1.1明确要求将标注放于表内，所以这种形式就成了错误的表示形式。

b）只有一个表注时也编号。只有一个注时无需编号。

c）注释使用混乱。应当使用脚注的却以注的形式出现，或者应当使用注的却用脚注处理，让人很难理解。

4.续排错误

a）续排不当。有的表格只有不到10行，也被编者拆开续排，这是完全可以避免的。

b）有续表时不重复表头。续表部分没有表头的情况十分常见，这会导致读者需要反复翻阅上页的表格，来回查找数据，极其不利于读者阅读。

c）续排时边框线形错误。有续表时，转页排版时，上页表的底线采用正线（即细线），标明该表还没有结束，而下页续完表的底线则必须用反线（即粗线）。很多表格续排时，上页表的底线都采用反线，容易导致读者误以为表格结束。

三、表格错误原因分析

表格的修改和加工是标准编辑的基本技能之一，亦是编辑专业能力的一种表现。表格最能直接、直观地反映标准的各项详细要求，其意义十分重大。如果编辑人员不懂专业，不能熟练地运用编辑技能对表格进行加工和修改，那么表格设计的规范化和准确性就无从谈起。能源行业标准中存在着很多表格编排错误，究其原因，主要有以下几个方面：

（1）编写人对表格的使用方法以及GB/T 1.1—2009不熟悉，或未重视，对表格的编写不认真；

（2）编辑对表格的设计原则不够了解，或未重视，编辑加工过程不严谨；

（3）有些表格内容和形式都比较复杂，不熟悉相关专业知识的编辑很难正确理解表格设计的意图，使一些问题被忽略；

（4）进行较大修改的过程中，由于动版，将正确的原始表格改错了；

（5）目前使用的TCS编辑器的性能不够完善，容易产生牵一发而动全身的问题，即修改一处，其他地方跟着自动修改。

四、提高表格质量的对策

导致表格错误的原因是多方面的，因此要改变这一现象，需要从以下几方面着手：

（1）加强标准编写人和编辑对表格的重视程度。通过培训和宣贯，要使双方都认识到表格的质量和规范对标准的出版和使用都十分重要。编辑更要对编写人进行建议和指导，逐一指出表格错误和不规范之处，增强作者的表格意识。

（2）编辑要提高业务能力。编辑的业务水平直接影响标准的出版质量。编辑不仅要加强与表格设计相关的知识的学习，还应加强相关专业学科的学术知识的学习，这样才能更好地理解和规范表格。

（3）增强责任心，严格把关。编辑加工过程中，一定要严格遵守编辑规范，不怕麻烦，不敷衍了事。编辑加工过程中还经常遇到编写人不愿意按照规范修改表格的情况，这时，编辑应耐心和编写人协调，说明问题，一定要坚决改正不规范的表格。

［1］中国国家标准化管理委员会.GB/T 1.1—2009 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写［S］.北京：中国标准出版社，2009.

［2］中国国家标准化管理委员会.GB/T 7713—1987 科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式［S］.北京：中国标准出版社，1987.

核工业标准化研究所）