试析疾病预防控制中心档案管理实际探索及质量提高

朴雪花

摘 要：疾病预防控制中心的档案资料的来源之一是医护人员在与医疗患者的长期接触中获得的，它真实的反应了疾病控制工作的原始情形，并且可以在理论上指导以后工作的开展，保证今后工作的顺利进行。笔者立足于现阶段我国疾病预防控制中心档案管理存在的问题，结合吉林省延吉市疾病预防控制中心档案管理实际探索，阐述了在这一探索过程中的心得体会，提出了一些有效的针对性的举措，以供大家分享和借鉴，希望能够为同业提供一些参考方向。

关键词：疾控中心；档案管理；方法探索

0 引言

近几年的中国深受疾病危害的迫害：各地频繁出现卫生事件（最典型的当属非典了）、传染病猖獗、禽流感等人畜共患病的情况时有发生。在整个国家都在经历如此严峻的情形的情况下，延吉市疾病预防控制中心的疾病预防控制工作的压力也同样面临着势不可挡的剧增的现象，医疗患者数量骤增，疾病类型也是各种各样，这些都使得单位在开展疾病预防及监测、健康教育、病历记录等工作中形成了大量的档案资料，档案管理工作面临着新的挑战。在这种情形下，提高疾病预防控制中心的档案管理工作的质量和效率就显得迫在眉睫，因此，必须重视档案管理工作的进行状况。

1 疾控中心档案管理出现的问题

1.1 重视程度不高

就目前情况而言，很多县（区）级或部分市级疾控机构并没有提高对档案管理工作的重视，档案管理工作的效率十分的低下，这一方面是因为有些疾控机构并没有设置档案管理这一部门，还有就是设置了部门但是该部门的人数不足（办公室人员兼管的现象比比皆是），种种原因都阻碍着档案管理工作的顺利开展。同时，很多人不愿意接受枯燥乏味的档案管理工作，加上单位对该工作投入的财力、物力过少，许多员工不愿积极的做好自己的本职工作，消极怠工，延迟档案工作的进行。

1.2 归档工作不及时，有用信息丢失或外流

档案记录好之后，还要进行收集，收集好了之后还要进行档案的归档工作，这一步步都是保证档案规范化的重要步骤。但是，很多情况下各个部门对资料的收集和整理的手段、结构不同，导致档案管理工作的复杂性。再加上，各部门之间没有进行规范操作，损害档案的完整性。在这样一种管理下，部分有用的资料信息不能得到及时归档，只在少数部门内部流转，大量的有用信息很难被需要的人查询到，更别说对信息的利用。而且，信息违背归档还存在信息外泄或丢失的情况，使得对档案信息的利用率大大降低。

1.3 信息化程度不高

档案的信息化管理，不仅能够在一定程度上提高工作效率，使得档案更易于保管，还能在一定层面上改变档案管理部门的工作态度，打破档案管理的封闭状态，实现复杂的无人问津的档案管理工作更加开放化和信息化，实现档案管理的优质发展。然而，就目前而言，疾控中心对档案管理工作并不是非常重视，将档案管理工作与信息化相结合的实践并不多，所说大多的事情是在计算机上完成，但是许多的工作还是停留在传统的人工方式，档案管理的信息化没有得到真正实现。

2 提高质量的途径

延吉市疾病预防控制中心（以下简称“中心”）成立于1958年，成立之初的名字叫延吉市卫生防疫站。2007年，按照国家卫生防病机构改革精神的贯彻落实，中心与市卫生监督所合并，并且同时加挂延吉市卫生监督所的牌子。中心具有独立法人单位资格，它直属于延吉市卫生局。吉林省延吉市疾病预防控制中心主管卫生事业，主要工作就是负责延吉市的疾病控制与预防、健康的教育与促进、技术管理和服务等工作，它为延吉市全市人民的健康以及延吉市的卫生事业做出了突出的贡献。

疾病预防控制中心的档案管理工作是十分重要的，它是今后疾病预防控制工作正常运行的有效保证，是确保延吉市人民身心健康，远离病痛的关键，对全市的发展都是至关重要的。接下来，笔者将根据上文所述我国市县疾病预防控制中心的档案管理工作的现状，结合延吉市在此方面的实际探索，提出几点关于提高档案管理质量的意见。

2.1 增强对其重视意识

档案管理工作对疾病预防控制单位的特殊性，需要我们单位的相关领导以及工作人员提高对这一工作领域的重视。相关领导人员，要从全局角度保持对这一领域高度的重视，严厉惩戒玩忽职守的员工，帮助员工树立关于档案管理的重要性的意识。我们相关的档案管理人员自身也需要提高重视，在工作中改变三心二意的态度，认真仔细的完成每一工作环节，努力维护档案管理工作的正常开展，保证档案管理的质量。

2.2 归档及时，加强其完整性

档案是在实践工作中形成的，其原始状态是杂乱无序的，这就需要有人员去整理归档，这样才是真正的档案管理。因此，档案的整理和归档工作是档案管理工作中的十分重要的一环，全体员工树立“以我为主”的观念是做好档案整理工作的首要步骤。对于本单位在工作中形成的文件，可以依据文件的重要程度归档，准确地体现本单位的工作情况。还可以根据文件时间的长短分为长期和短期来分类，使档案分类一目了然，简洁明了，易于查找。当然，档案的归档工作的顺利完成还有赖于归档的及时有效。要避免档案出现无序和混乱的现象，必须及时有效的对档案进行归档。

2.3 加强信息化建设

信息化是21世纪的主旋律，它就代表着自动化，如果档案管理工作和信息化相结合，那将大大提高档案管理工作的效率。要实现这一结合，最重要的就是要提高档案管理工作的标准化和规范化。本单位的档案管理工作的信息化做的还是不够的，虽然有些工作已经使用了信息化，但是标准化和规范化方面略显不足。第二步就是数据库建设，就本单位来说，大量的文件还没有记录到数据库当中，还处于向信息化管理系统的过渡时期。数据库系统的建立是一项长期的任务，需要整个单位人员的配合，只有共同努力，才能更好的完成这一工作。

3 探索过程的体会

做好疾控中心档案管理工作，充分发挥档案管理的作用，归于做好疾控中心的本职工作有非常重要的推动作用，所以我们要高度重视。笔者对于这个问题有以下几点体会：

3.1 重视是前提

战略上的重视是做好一件事情的前提，档案的价值不仅仅存在于纸张上，更体现在其指导作用上，档案管理工作是疾病预防控制中心工作的重要组成部分。档案不仅是对事件的记录，更是对各个重大事件的客观描述，对指导今后的工作具有非常重要的借鉴意义。因此，我们必须对档案的管理工作予以高度的重视。

3.2 注重人才培养是关键

现今社会最大的最优的资源就是人力资源，人才是新世纪最缺乏的，人才的素质决定一切。档案管理人员素质的高低决定了档案管理工作的成功与否。档案管理面临着越来越多的挑战，档案管理人员需要不断的提升自己的素养来适应和应对挑战。当然，素养是全方位的，不只包括专业知识方面，还需要有高度的责任心和团队意识以及创新精神，这样的全才才是档案管理工作所需要的。

4 结语

疾病预防控制中心的档案管理工作关系重大，完备的档案资料信息能够更好的发挥档案的借鉴参考作用，更好的利用档案，对提高疾控中心的工作效率有促进作用，为广大群众提供更好的服务。

参考文献

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