浅谈如何做好医院档案管理工作

李美玲 万宝恒

医院档案是医院的宝贵财富。在日常档案工作中，要加强各部门的归档意识，档案管理人员要做到精心编制归卷目录，增强档案规范意识以及责任意识。

医院档案管理工作责任意识档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。医院档案是由党群、行政、医管、科技、基建、设备类和财务等多个部门形成的综合性档案体系，是医院管理中的重要组成部分，更是医院的宝贵财富。如何做好医院档案资料的管理，提高档案管理水平，更好地服务于医院各项工作，服务于医疗改革和卫生事业发展，具有重要的意义。

一、加强组织领导，增强全员档案意识

医院档案的形成涉及到多个部门。《档案法》第五条规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则。加强组织领导，是做好档案管理工作的重要保证。目前医院档案管理工作中普遍存在着“重医疗，轻档案”的问题，各部门对档案的重视程度不够，对档案资料归档意识淡漠。一般来说，要结合医院自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。因此，加强组织领导，建立由院长或副院长直接分管，办公室主任或副主任负责，专职档案员及相关职能科室负责人为成员的三级网络管理模式，加强宣传教育，普及档案基本知识就显得非常重要。认真组织全体员工学习《档案法》，增强依法管理档案的理念。让大家明确《档案法》赋予职工的权利和义务，并把这种权利和义务变成职工的自觉行动，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员档案管理意识，让领导和职工重视档案管理工作，主动关心和支持档案工作，有利于档案工作的顺利开展，确保档案管理工作向着规范化管理的轨道健康发展。

二、注重平时收集，增强及时归档意识

文书是档案的前身，档案是文书的归属。档案的种类名目繁多，形式多样。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必归”的关系，明确制定文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。注重平时收集归卷，是规范文件管理的需要，是搞好正式立卷的前提，更是保证档案质量的根本，只有平时做好文件的收集、归档工作，才能确保文件不至于疏漏或丢失，保持档案的完整、准确、系统，规范，便于开发利用。

档案资料平时收集归卷是一项经常性的工作，日常工作中要加强档案工作宣传，把档案意识工作扩大到医院的各个科室，让大家在日常工作中都有一种“档案意识”，在平时工作中把应该归档的文件主动分类，做好保存工作，定期交给档案室归档。专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤、爱岗敬业，尽职尽责，应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。档案管理人员要做到精心编制归卷目录，便于档案资料归卷管理和查找利用，对平时办毕的文件材料，应严格按照归档范围进行收集。一是把好收文关，做好登记关、阅办关、必要时运用收文进行催收、督办；二是把好发文关，三是各部门制发的各种文件材料，要充分利用三级网络管理模式将应收集的文件收集齐全。第三认真进行材料鉴别，确保所收集的文件材料处理的规范准确。第四，及时做好归卷工作，尽可能把有因果关系的材料放在一起归卷。注重档案材料平时的收集归卷工作，减少遗漏和丢失，确保档案质量，提高工作效率。

三、健全档案管理制度，增强档案规范意识

建立科学的档案管理体系，健全和完善档案管理制度，是促进档案管理工作规范化的关键。在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应医院档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得医院档案管理，往往在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。医院要结合本单位的工作实际，根据《档案法》《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制定一系列比较科学、完整、系统、可行的档案管理规定，对各职能部门的档案进行统一管理，统一考核，纳入医院目标责任制一同考核。建立档案的整理、归档、保管、利用制度，各个部门都遵循档案保管期限、归档范围的规定。由专职人员负责档案工作，负责档案室的日常立卷、归档、编目利用等工作。首先要确定文书档案的归档范围、归档时间和要求、档案借阅规定、保管及销毁规定，使医院档案管理工作有章可循；其次要对档案的收集、立卷、归档、利用制定科学的流程，使档案规范化、科学化管理有据可依。在档案硬件方面一要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20～25平方米，二要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。

四、加强教育培训，增强档案人员责任意识

档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识。注重档案管理人员培训，医院应加大对档案管理人员的培训力度。组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每两三年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。支持和鼓励档案管理人员参加学历教育、业务学习培训，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面的、系统地业务培训。为档案管理人员畅通职称评审通道，鼓励档案工作理论研究和经验总结，充分发挥档案管理人员的主观能动性，提高道德和法律意识，要有高度的责任感和使命感，不断提升业务能力和素质，从严要求自己，在工作中一丝不苟，严格遵守保密制度及其他管理规定，对收集的资料要认真核实，做到认真、及时、完整，分类有序、随收随放、定期检查、把好质量关，确保档案材料的完整性、可靠性、真实性。

参考文献：

[1]李岩峰等.卫生文件材料平时归卷的探讨.湖北档案，1999，（1）.

[2]尹艳梅.对医院档案管理工作的思考.中国医院管理，1997，（4）.