提升人事档案管理工作效能研究

苗向敏

摘要：

在人事工作中人事档案管理工作是其开展工作的基础，随着我国干部人事改革的不断深入，干部人事档案管理工作面临着新的机遇和新的挑战。因此我们要以科学的发展观来提升档案管理的服务和效能，让其在人事管理工作中发挥积极作用。

关键词：提升；档案管理；效能

人事档案是人事工作的中心环节，是人事工作的基础，同时服务于人事工作。近年来，随着我国改革的不断深入，人事制度也在悄然发生着变化，人事档案管理发展滞后、适应力差等问题越显突出。本文通过对人事档案管理工作的现状进行分析，指出其中的不足，为提高请效能提供相应的建议。

一、人事档案管理工作现状

（一）档案管理意识不到位

人事档案管理是一项基础性的工作，部分基层事业单位对人事档案工作认识不够，有的单位领导对于思想认识不到位，存在应付了事，落实不到位、督导不及时、检查走过场的现象。还有的人认为，现在提拔干部重在德能表现，人事档案没有多大用处。这些都代表着对档案工作不够重视，管理意识不强。还有很多毕业生对于人事档案的性质、地位、作用认识模糊，观念淡薄，“弃档”现象屡见不鲜。导致档案工作处于被动状态，难以高质量地开展好人事工作。

（二）档案管理不够范性

要提升档案的管理水平，首先要使干部人事档案规范化。现阶段主要是缺乏对干部人事档案管理工作的指导检查，没有形成系统的可行的一套规范化管理办法。其次，没有成立相关的工作领导小组，存在人手不齐、业务不精，对档案工作缺少宏观指导的现象。再有部分单位缺乏对档案工作人员不够重视，没有集中对工作人员开展行之有效的培训，造成档案管理工作滞后，效率低等后果。

（三）档案实际操作性不强

目前，档案工作面临的是内容空洞、材料不全、信息不准、卷面不美观等问题。主要反映在档案内容缺少对干部的品德作风、人才特点、素质培养等，侧重于思想政治工作表现。还有一些现象是档案材料搜集不全，有的干部任免审批表、考核材料、工资审批表，未能及时补充更新，一直在本人手中；有的干部履历表中本人签字、组织印章都不全，以致档案工作未能及时开展，更难以按规范的要求做好工作。

（四）档案管理方式和手段落后

档案管理工作需要细心、耐心和专业性的人才来负责，因为它是一项专业性、机密性、政治性很强的工作。人事档案需要专人管理，单独存放，但是现在大多数基层事业单位都是从事档案工作的人员身兼数职，有的甚至是“半路出家”，未能参加档案管理的专业培训，而且大部分都是手工操作，虽然现在是计算机普及的年代，但是查阅档案的方式还是人工化，无纸化办公未能实现，没有适用干部人事档案管理的信息系统。

二、提升人事档案管理工作的措施

（一）加强领导，实现管档水平的稳步提升

档案管理工作是一项默默无闻的工作，是抓好人事管理工作的关键，领导重视是做好工作的前提。各单位领导要把干部人事档案工作放在建设好干部队伍的高度来对待，对干部人事档案工作要做到经常过问，给予必要的支持，要注意保护和调动档案人员的积极性，及时帮助解决工作中的问题，促进干部人事档案管理水平的不断提高。

（二）完善制度，定期督导

全面提升人事档案规范化水平，人员是基础，制度是保障，还必须严格按照人事档案管理的规章制度来办事，要做到有章可循，有法可依。人事档案要以制度来维护，以管理来保证质量。要定期加强对人事管理档案工作的督导检查，成立干部人事档案管理工作领导小组并制定具体工作计划，每年不定期地对各管档单位进行检查，实地查看档案管理情况，提出具体的工作建议，进一步提高各管档单位的档案管理水平。

（三）提升意识，确保人事档案的绝对安全

干部人事档案是单位的核心机密，因此档案管理人员应该坚守职业道德，严格执行保密制度，确保人事档案的绝对安全和准确无误。做到不该说的话绝对不说、不该做的事坚决不做。

（四）审时度势，加强宣传

加大干部人事档案材料收集力度。随着时代的发展，信息化社会的到来，以往的干部人事档案搜集只局限于简单的搜集、整理、装订和保管，不能满足现代社会的需求，现代需求更加注重人事档案的服务和利用功能，因此对技术骨干干部更要侧重业务能力、科技创造、专业论著和职称评定等方面材料的搜集。

（五）合理分配，整合资源

加大档案方面的资金和硬件的投入，各单位要重视人事档案工作的开展，适当加大干部人事档案管理专项资金的拨入力度。合理利用资金，增添必要的办公设施，想方设法改善档案的保管条件。干部人事档案管理部门要积极与财政和上级部门沟通协调，将专项资金列入财政年度预算，保证干部人事档案管理方面的资金投入，为干部选拔任用提供坚强的组织保证。

（六）资源共享，实现干部人事档案信息化管理

应该建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案的动态管理，能提高工作效率，不仅有利于档案内容增添和补充，还具有贮量大，延长档案寿命、信息准确、利用快捷、整理省时、利于保管等优点。因此，我们必须运用现代微机软件，实现干部档案管理信息化。

（七）加强学习，逐步适应新时代管理人才需求

管理档案人员既要稳扎稳打又要开拓创新适应新时代的管理方式。特别要注重理论学习，與时俱进，要通过学习，提升自身素质，强化组织纪律。除此之外，人事档案管理人员还应有较强的业务技能，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。

【参考文献】

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[3]侯波.浅谈档案工作如何为经济建设大局服务[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2011（05）

【作者单位：济源市文化广电新闻出版局】