浅谈档案管理和利用

蒋海霞等

摘要：本文重点阐述档案管理工作的重要性和档案在文秘工作中

能发挥怎样的重大的作用、产生怎样深远的意义，文秘人员应如何做好档案的管理工作，以及如何更好的利用档案，使文秘人员在工作中更加的得心应手，提高文秘工作的效率。

关键词：档案管理 意义 档案利用 工作效率

档案管理工作在知识的范畴内有着浓缩精华，承载与融汇知识量和展示知识，并将知识的信息量转变为人类寻求发展壮大的能量作用。因而人们常说，档案是人类知识和文化的结晶就是这个道理。档案是历史的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。档案的管理和利用工作作为文秘工作中重要的组成部分，需要文秘人员进行深入的探讨，信息社会的到来，给档案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。同时文秘人员也要认清社会发展的形式，运用新的、科学的管理方法，更好地做好档案工作，让其发挥更大的作用。适应在快速变化社会中的新的发展需要，提高文秘人员的工作效率。

1 档案的起源及分类

1.1 档案的起源 档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。“档案”一词源于清朝，在此以前在不同的朝代有不同的称谓。例如：在商朝叫做“册”，在周朝叫做“中”，在秦朝叫做“典籍”，在汉魏以后就叫做“文书”“文案”“案牍”和“簿书”了。据史料记载，清代是最早出现“档案”一词的。主要见于清代档案康熙十九年（1680年）的《起居注》中，书中记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字书于纸者，也呼为牌子、档子矣。”所以，档案一词，沿用到现在，已经有三百多年的历史。

1.2 档案的类型 一般说来，档案的类型包括以下几种类型：

1.2.1 按照档案的所属机构划分。按照档案的所属机构可分为国家机构档案、事业单位档案、企业单位档案、党派团体档案等。

1.2.2 按照档案的性质和内容划分。按照档案性质和内容可分为行政档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、立法档案、诉讼档案、军事档案、艺术档案、宗教档案等。

1.2.3 按照檔案载体形式划分。按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。

1.2.4 按照记录信息方式划分。按照记录信息方式划分，一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。

1.2.5 按照常见的档案分类。根据我国档案管理的习惯做法，一种是一般将档案划分为专门档案、科学技术档案和文书档案三大类；另一种是将档案划分为普通档案和专门档案两大类；第三是将其划分为社会管理档案和科学技术档案两大类。在每一大类下再分别继续下分。

2 档案的管理

2.1 档案管理的定义 档案管理，是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。

2.2 档案管理的制度 档案管理的制度包括：档案人员岗位责任制、档案保管制度、档案保密制度、档案移交制度、档案立卷归档制度、档案统计制度、档案的开发利用、检查与考核。做好档案的管理制度有着深远的社会意义，比如：从当前企业改革的现实要求来说，企业档案和企业档案工作也是不可或缺的。建立现代企业制度是国有企业改革的方向，并要求全面、准确地把握“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”这个现代企业制度的基本特征。

2.3 档案管理工作的作用和意义

2.3.1 档案是单位工作的查考凭据。档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

2.3.2 档案是各类活动的参考依据。档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，记录了各方面信息，反映了各类活动情况，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订工作计划，检查和总结运营情况，推广先进技术和管理经验等，都是重要的参考材料。

2.3.3 档案是单位资产组成部分。档案作为单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，其价值在于其记录中所蕴含的内容。首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”——档案，两者作为一个整体共同构成单位的固定资产。其次档案是单位无形资产的组成部分，如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等，它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等，并伴随单位工作、运营发展的始终，是无形资产的构成要素。

2.3.4 档案是科学研究的基础和必要条件。无论科学研究还是技术创新，所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果，一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴，另一方面，从记录广泛丰富的经验中，可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料。

2.3.5 档案机构是单位的历史宝库。档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地，它服务于单位的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。

2.3.6 档案管理是提高工作质量和工作效率的必要条件。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩和管理水平的重要尺度。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的好教材，对提高决策水平和工作效率，促进各方面发展发挥着重要作用。

2.3.7 档案是进行文化建设的生动素材。档案是单位发展的真实记录和见证，是单位文化的重要组成部分，通过档案我们能够了解到单位的成长历程、核心价值观、文化氛围等，那一张张照片、一段段影像、一份份文件、一件件实物，让职工产生了归属感、凝聚力和向心力，让社会更感性地了解我们。

2.3.8 档案管理标准化是精细化管理的体现。档案管理的标准化就是运用科学的先进的手段，将档案的收集、整理、立卷、编号、编目、归档等每个步骤按照统一标准运行，每一步都由规章制约，每个环节都通过制度进行规范，它符合精细化管理“精准、精确、細致、细化”的要求，是规范化管理的重要环节。档案管理的规范，可带动文书工作、运营管理、检查考核、财务管理、工程建设等各项单位职能活动的规范，使精细化管理内涵逐步渗透到我们工作的各个方面，进而提高综合管理水平、提升企业整体形象。

3 档案的利用

3.1 档案利用工作及存在的问题 档案利用工作是使档案工作为社会主义事业服务的宗旨得以实现的直接手段，档案利用是发挥档案作用，加强基础业务建设，增强档案管理水平，提高档案业务人员专业素质的重要工作。其中存在的问题是：

3.1.1 企业对档案的管理和利用工作认识不足。目前，一些企业往往只是将获得最大经济效益，作为企业追求的主要目标。他们更多地注重人力和设备的竞争，对企业的档案工作重视不够，一直以来成为困扰和阻碍文秘人员的档案管理和利用工作的重要因素。

3.1.2 从事企业档案管理人员缺乏专业知识。目前，企业中档案管理人员业务素质参差不齐，许多的企业没有专门的档案管理人员，有的管理人员缺少专业知识的培训，在档案管理专业知识、计算机知识、图像处理和法律等复合型知识及运用能力方面有待进一步提高。

3.1.3 归档的档案缺乏系统性。由于有的企业档案管理人员责任心不够，导致档案管理衔接性差，往往出现大量未整理档案的积压、收集后丢失、档案分类不统一或未收集等问题。给企业的档案利用工作造成了困扰，影响了文秘人员的档案管理和利用。

3.1.4 档案设施资金投入不够。由于企业对档案的整理和利用工作的不重视，直接导致企业压缩对这方面的资金投入。导致企业的档案整理不够完善，从而降低了档案的利用价值，给企业造成损失的同时也给文秘人员的工作带来了极大的不便。

3.2 档案利用工作的解决措施

3.2.1 加强领导，抓好档案管理。档案工作对企业人力资源管理效率提高企业竞争力尤为重要，因此要加强领导，抓好档案管理，将档案管理工作作为一项重要的工作来抓。

3.2.2 加强学习，不断提高业务水平。一些企业由于管理人员的业务素质低，不能胜任档案的管理工作。提高档案管理的重要方面就是提高档案管理人员的素质，掌握现代经济社会对档案管理工作的要求，熟悉档案管理工作的业务流程。熟悉掌握现在的技术如：计算机、影像、微缩、光盘等现代档案管理技术，更好地做好档案的管理和利用工作，为企业赢得效益。

3.2.3 转变观念，树立服务意识。企业档案人员应摆脱传统观念的束缚，牢固树立“为企业运行服务，为领导决策服务”的意识。

3.2.4 建立制度，认真贯彻《档案法》。俗话说“无规矩不成方圆”有了合理的具体可行的制度，才能使档案的整理和利用工作在一个切实可行的范围内运行，提高文秘人员的工作效率，为企业创造更大的经济效益。

参考文献：

[1]主编伟志国.文书与档案管理[M].中国劳动社会保障部出版社，2011-12-01.

[2]主编方国雄，方晓蓉.秘书学[M].北京：高等教育出版社，2003.

[3]主编冯惠玲等.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.