让会议进入无纸化时代

“无纸化”的概念自被提出之后已经有了一段不短的日子，各类无纸化设备也相继进入人们的眼球，已经成为了会议系统领域内新的潮流，但为何“无纸化”将引领新的潮流？以及究竟怎样才算一个合格的“无纸化”会议系统？席媒将依据其“智慧型无纸化多媒体数字会议系统”从设计到完成的过程对“无纸化”的这两个问题进行讨论。

纸为何物

纸在会议中是作为一种信息载体而存在。席媒为能正确地定位“无纸化”会议系统，在关于会议中纸的存在做了一番深入的思考。在会议这种讨论与交流的活动出现之后，纸还未被创造出来，而在会议进入上千年的纸质阶段之前还有着口头、石刻、竹简、布帛等存在，将所有的这些存在进行思考之后它们都可归纳为一种承载会议信息的载体。

纸质信息载体当初是以其较之其他类别的信息载体在使用上的适用性、便捷性和易携带性而成就了千年统治地位。但是，时过境迁，纸在历经了千年的发展进入信息时代之后，相关问题已经相继暴露，而在使用上更加适用、更加便捷、更易携带的信息化产物出现之后，纸已经走到了应该要被取代的边缘。纸走到这个边缘的原因可以归结为以下几个方面：

承载信息有限。信息的及时获取一直是各项决定、举措、行动得以正确作出和执行的保障所在。随着网络的日益完善，现今的信息交换速度已经能够保障信息的及时获取，但随之而来却是小小的一页或几页纸已经难以完全承载住越来越庞大的信息量，越来越厚的资料已经让纸质载体的易携带性失去了往日的光辉。而且，纸质载体仅能承载静态信息，在推崇现场视频反馈的今天，纸质载体已不再如以往那般适用和便捷。

长久保存不易。纸是极易腐蚀与损坏的，这些都不利于信息的长久保存。先不论一份信息在历经数年之后因其腐化而带来的相关损失，单论一份资料仅因保存时的一点意外而出现了损坏，以致于在下一次再使用这份资料时因其不完整性而带来的关于其真实性、可靠性的考究问题便足以让资料提供者再次大费周章一番了。

无必要的浪费。依据席媒深入的用户习惯及市场调查，通常一份资料从开始撰写到最终确定，最快也要经历以下三个阶段，即初稿、修订稿、定稿。仅三稿便通过的情况其实并不多，而定稿之前的稿次无疑是一种浪费，定稿后因为会议需要在印刷了多份使用完后而将之丢弃或销毁，则更是一种严重的浪费。

生态灾害严重。纸张的生产原料是最少20年树龄的大树，而依据国内的平均生产水平，基本上我们每使用4箱A4复印纸（10包/箱）便意味着对一个最少也有20年的生命的剥夺。而对树木生命的剥夺所带来的影响却并不仅仅是地球二氧化碳含量升高这么一个问题，其背后还有着水源污染、水土流失、风沙防护、有毒物质净化、生物链底层断裂、生物栖息地遗失、物种灭绝等等一系列不可忽视的问题。

“无纸化”会议系统为何物

席媒的“智慧型无纸化多媒体数字会议系统（简称无纸化会议系统）”是一个能够全面实现纸在会议中所有功能并涵盖现阶段会议系统功能的多媒体数字会议系统。

要取纸而代之，那么必定要将纸在会议中所起到的作用全面地琢磨透彻。在一场会议当中，纸陆续在桌牌、签到、资料信息呈现、批注、投票、带离会场这几个方面被用到。而在这几个方面，现代会议系统中已经出现的电子桌牌、投影等设备，具有能取代纸功能的能力，但是，除却电子桌牌之外其他的这些设备的作用在会场上还仅处在纸的辅助地位上，并不能真正地取代纸。

席媒折叠式无纸化会议终端（简称折叠式终端）是席媒无纸化会议系统的客户终端，由平板、外侧液晶屏、发言模块整合而成，是一个完全能够取代纸在会场中作用的无线会议终端。

会场管理专业辅助。折叠式终端在会议未开始和与会者未落座签到之前，其平板显示屏将显示会场安排落座于此的与会者信息，满足会场席位引导的需求；而在会议过程中，外侧屏将一直显示与会者的相关信息，满足会场介绍与会者信息的需求，内外双屏搭配之后完全实现了纸质桌牌与电子桌牌在会场的功能。而且与会者在落座之后仅需触摸点选签到便可完成会场签到需要，免去了与会者去到签到点签到的麻烦，更方便了会场管理人员对到场人员信息的统计。

会场主持人所使用的折叠式终端拥有主持人权限，可以对会议资料设置相应保密权限，并拥有指定发言人、强制同步、议题切换等会场管理权限以保证会场秩序。

会议过程全能保障。在现代会场中，投影设备的作用便是取代纸质载体资料显示的功能，且能播放动态信息更是填补了纸质载体的不足。但是投影设备的位置是固定不动的，这样就造成了落座在不同位置的与会者所能观看到的画面质量的不同，其中所隐含的尴尬问题更是令人头痛不已。并且，其演示方式也限制了与会者各自浏览资料、批注的自由，而且若是更换演示人则需要再完成一些繁琐的流程才能正常开始。

席媒无纸化会议系统采用给每一个席位配置一台折叠式终端的方式保证各席位高质量、全视角观看演示的需要。折叠式终端以9.7英寸大小的iPad为平板标配，既能给与会者优异的显示效果，又不妨碍会场讨论，而且各折叠式终端与服务终端采用无线的方式链接，既减去了繁杂的布线过程，又可满足与会者手持观看和随意摆放的需求。

折叠式终端还实现了本地与远程显示切换功能，保证了与会者自由浏览和跟随浏览的需要，还有电子白板、手写批注的功能，且每一个终端都可以将自己的显示画面投影至会场其他终端或大屏，充分保障了会场谈论的灵活性。

会议延伸随需而动。在一场现代会议当中，仅仅几人坐在一起商讨问题的方式早已不再适用，视频会议已成为了现代会议的一个重要延伸部分。折叠式终端平板上自带有摄像头，在与席媒会议软件搭配之后完全能够满足视频会议的需要，而且席媒无纸化系统还可外接云台摄像头，更能满足会场全景拍摄的要求。

会议投票也是会议当中的一个重要延伸，而在折叠式终端上也拥有着智能交互式的投票模块，仅需在平板上触摸操作便可完成记名/不记名方式的加密投票，不需再配置其他任何辅助设备，而且投票结果能以柱状图或饼状图的形式公开发布。

在会议过程中有时会需要与不相邻坐席的与会者进行讨论，而会场往往不能随意走动以致信息交流不畅。席媒无纸化终端支持一对一和一对多即时通讯的功能，与会者可以将交流信息发送给其他坐席的会议终端与之交流。除却与会者之间的这种交流之外，与会者在有如茶水之类的需求时可通过呼叫服务与会场服务人员联系解决。

会议无纸化时代

在信息时代步伐不断向前迈进的今天，信息化视听设备作为一种新的信息载体而存在必将跨出完全取代老式信息载体的一步，而会议场所一直是每一个改变世界走向的决策发出的起点所在，所以，让无纸化时代从会议开始则更是时代性的举措。