谈记账凭证摘要的填写方法和技巧

张丽

摘要：目前，随着计算机技术的迅猛发展，相当多的单位实行了会计电算化，实现了以会计软件替代手工记账，大大提高了工作效率。会计软件的显著特点就是查询起来方便快捷，为了能够从各种明细账的摘要中透视出经济业务的内容，避免或尽量减少翻阅原始凭证，笔者认为，很有必要对记账凭证摘要的填写进行规范。

关键词：记账凭证摘要；填写句型；更正填制；注明数字

中图分类号：F234 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（2013）15-0176-02

一、填制记账凭证摘要的重要性

根据《会计基础工作规范》第五十一条的规定，记账凭证的内容一定要具备经济业务摘要。现代汉语词典里，“摘要”即“摘录下来的主要内容”。所以，会计记账凭证的“摘要”就是“从原始凭证中选择主要内容并记录下来”。记账凭证在会计电算化环境下是重要的会计核算资料，无论是在迎检、统计还是日常的查询工作中，都会被要求在会计凭证摘要中尽量多透视经济业务的内容。所以它是直接作为记账的书面文件，因此写记账凭证的摘要就必须要规范。

二、填制记账凭证摘要的基本句型

一般来说，记账凭证摘要的句型基本是“主语+谓语+宾语”和“谓语+宾语”。

（一）主语+谓语+宾语

“主语+谓语+宾语”的句型，摘要主要是书写个人代表单位或个人的经济上的业务。最常见的形式如下：

1.××购材料、设备、无形资产

2.××报销费用，如张三报展览费

3.××借款做什么，如李四借款出差

（二）谓语+宾语

记账凭证摘要的“谓语+宾语”的句型，主要书写个人办理和单位办理的业务，这种类型的业务就可以省略主语，只留下宾语。最常见的形式如下：

1.现金类

（1）提现（做××），如提现备用、提现备发工资

（2）发放××月工资

（3）存款（存现金）

（4）预提借款利息或计算应付利息

（5）从××银行取得借款，还××银行借款

2.支付类

（1）支付（预付）款项、货款，开出商业汇票还款、购料

（2）交增值税、企业所得税、个人所得税、城建税、教育费附加、工会经费、印花税等

（3）交××月五险一金

（4）支付×x费用、股利或利润，归还××公司项目款

（5）向××基金会、××组织捐款

三、填制记账凭证摘要的基本类型

根据实际情况，记账凭证分为三类，即现金凭证、银行凭证和转账凭证。从2007年1月1日起执行企业会计准则，下面以常见的经济业务为例，谈谈如何规范地填写摘要。

（一）、现金凭证摘要的填写

1.报销差旅费业务。如：张三从北京出差后到财务部门报销差旅费，在会计分录中，借方是“管理费用”、“制造费用”等，贷方是“库存现金”。摘要可记录成：“张三报往返北京差旅费”，指明了何人报销（张三），去何地方（北京），业务性质是什么（差旅费），比较清楚。如果是与李四两人一同出差，摘要可写为“张三李四报往返北京差旅费”。但如果是三人及以上人员一同出差，为简明扼要，可写成“张三等三人报往返北京差旅费”。同一类业务，由于出差人数不同，在摘要的填写上也应有所区别。

2.购买办公用品业务。如：张三采购了一批办公用品，数量比较多，单位价值比较低，摘要可写成“张三购办公用品一批”。如果张三只采购了一种办公用品，比如200本笔记本，为了更清晰地反映业务内容，摘要可写成“张三购200本笔记本”。比“张三购办公用品”更贴切。如果采购的办公用品种类虽然比较多，但其中一种所占的金额比较大，例如，共采购三种办公用品，其中计算器600元，笔记本100元，稿纸100元，为了反映主要的内容，可将摘要写成“张三购计算器等办公用品”。因为采购计算器支出的600元占采购总额的比例已经超过70%，能够反映出主要内容。

（二）、银行凭证摘要的填写

1.收付款项业务。在银行凭证涉及到的业务中，比较常见的是收付款业务，以付款业务为例。比如，采购部的李四将审批手续齐全的付款通知单转到财务部，对保定市新市区顺利物资有限公司付款20万元，摘要为“李四付保定顺利公司钢材款”，从银行存款日记账中可以清楚地看出，何人经办（李四），付给何单位（保定顺利公司），购买何物（钢材）。除钢材款外，还可能有设备款、加工费等等，都应从摘要中区分开来。同样，收到的款项，可写成“某某人收某某单位产品款（材料款、设备款等）”。如果单位每月要进行货款回收的统计，则只需要查看银行日记账，就可以迅速地统计出来。

2.销售材料业务。为了便于统计单位边角余料的销售情况，在处理钢板余料时，可将销售的重量填写在摘要上。比如，物资部的李四销售余料10吨，根据开具的销售发票，摘要可写为“李四售保定顺利公司余料10吨”。这样，在月底或年底统计全年的边角余料销售时，根据其他业务收入的明细账，对摘要中的重量进行汇总，就很快地计算出全年的销量，以利于进一步开展材料的统计分析工作。

（三）、转账凭证摘要的填写

1.购进材料的业务。在不直接支付款项的情况下，一般业务分录为借记“材料采购”、“应交税费（应交增值税）”，贷记“应付账款”。比如，采购部从保定市希望物资公司采购钢板，则“材料采购”和“应付账款”对应的摘要均可写为“购保定希望公司钢板”，而“应交税费”对应的摘要应写为“付保定希望公司进项税”。由于目前的增值税基本税率为17%，低税率13%，还有征收率6%和4%，所以，在摘要的措词上有也应有所区别，比如对方为小规模纳税人，由税务局代开发票，税率为6%，则摘要为“付保定希望公司6%进项税”，这样便于办理税务的会计人员在进行纳税申报时统计。

此外，根据增值税暂行条例的规定，“一般纳税人外购货物所支付的运输费用，以及销售货物所支付的运输费用，根据运费结算单据所列运费金额依7%的扣除率计算进项税额准予扣除”，所以，如果取得了运输费发票，在计算进项税额后，填写摘要时，可写成“付某某运输公司7%进项税”，与正常业务的17%税率相区别。

2.购进固定资产业务。公司设备部负责设备的采购，某日，王五从发达公司购进电焊机两台，该业务的摘要应为“王五购发达公司电焊机2台”，说明了何人购买（王五），从何单位购买（发达公司），购置何物（电焊机），数量多少（2台），从摘要中全部反映了出来。如果只写“王五购设备”，则太简单，不便于查询，必要时还要查阅原始凭证。

3.分配工资及各项费用业务。根据职工薪酬准则，职工薪酬的范围包括职工工资、职工福利费、各项社会保险费、工会经费、职工教育经费以及其他相关支出。公司在每月中旬发放工资，比如，在8月中旬根据工资表，对工资进行分配，其摘要为“分配8月份应发工资”，借方记入“生产成本”“管理费用”，贷方记入“应付职工薪酬”。在根据工资总额的一定比例计算各项费用后，摘要为“计提8月份养老保险费”“计提8月份失业保险费”等，会计科目同上，只是明细科目不同。“计提”取“计算并提取”之义，比单纯用计算或提取都要合适。四、填制记账凭证摘要的特殊类型

（一）内部转账结算的处理

单位和学校下属单位需要返还的交通费和水电费和下属各单位向学校结算的住宿费等之类的费用转账都属于内部转账结算，通常这类凭证的摘要必须写明单位结算什么费用，例如：“××单位返还2008年3月工资”。

（二）工资核算处理

工资结算凭证业务性质稍微单一，每月发生的次数非常少，按照工资核算的项目填制比较好。例如，“发放某月在职人员基本工资”“发放4月离退休人员工资”等，这种摘要表达清晰，更容易理解。

（三）年终结转业务摘要的处理

分配项目费用、年终结账等这类核算都不属于上述类别的核算业务，这几类业务重点是要说明分配什么项目、什么性质的业务等。例如“分配2007年学生上机费”“结转201 1年经费结余”等。

（四）错账更正摘要的填制

如果更正金额填写错误的会计凭证，那么在编写调整金额数字的凭证上写“调整××月××日××号凭证”。如果更正几年前的错误凭证，那么，在“××月××日”前必须加上“××年”字样。还要值得注意的地方是，在更正、注销和调整错误凭证的时候，务必要在修改记账凭证的摘要下面手写注明“该凭证在××月××日××号凭证已更正”的记号，说明这凭证已经更正完毕。

（五）摘要中要注明数字的填制

1.注明的时间

在某些经济业务中，有一些收支在时间上是有规律的，例如，缴纳的网络流量费、卫生费、某月的水电费、个人所得税等，这些是必须要在摘要中注明业务发生时间的。

2.注明的人数

对于发放某些比较容易发生查询事件的业务，如发放退休人员医疗补助、发放教学名师奖励等，为了方便相关部门编制报表，在摘要中是需要注明人数的，例如，“××报管理系学生15人共计1 500元的困难补助”，改为“××报管理系学生15人困难补助”。

3.注明的数量

在某些单位，“管账”和“管物”由计划财务处和国有资产管理处分别承担，所以为了便于以后管理部门的对账和查修，在摘要中最好注明设备名称的数量。例如，“××通过政务采购为机电系实验室购买单价为20000元的机器4台”，改成“为机电系购机器4台入资产”。

五、充分利用软件填制记账凭证摘要

财务软件一般设有“常用摘要”和“常用凭证”的功能，利用这些功能可以将企业经常要做的业务凭证摘要或是凭证存储在软件中，只要第一次认真设置凭证的摘要，需要用时，便可在填制记账凭证时调出。这样简单、方便，还能减少错误并提高效率。另外，笔者在实际工作中还发现，当摘要栏不够用时，还可利用凭证右上角的“两小行”进行文字说明，以补充摘要反映的信息。六、提高财务人员素质填制记账凭证摘要

作为财务人员，要不断提高自身素质，对财务人员的教育、培训应得到足够重视，同时应努力提高自己对会计业务事项的表达和概括能力，力求使摘要的书写准确化、系统信息化。这就要求财会人员必须有很强的工作责任心，爱岗敬业，树立严谨的工作作风，努力提高自身的综合素质。另外，各级财政、财务管理部门应加大培训力度，组织多种形式的业务学习，尤其是开展实务学习，并把书写记账凭证摘要等实务内容作为重要内容，甚至可以将记账凭证摘要内容的书写作为会计工作考核达标的一个检查项目。让财务人员从最基本的业务开始重视，真正提高财务人员的综合业务素质。

总之，记账凭证摘要的填写，一定要与单位的经营管理工作紧密结合起来，便于查询、统计、汇总、分析，同时摘要应语义通顺、简明扼要。值得注意的是，作为财务人员，很多时候必须从管理的角度去分析业务，使凭证摘要栏的内容能发挥最大的作用。另外，财会教科书中可考虑在相关章节强调此项实务内容，以强化各项基础工作的重要性。

（责任编辑：刘娇娇）