加强档案管理 创新工作理念

肖文银

近年来西山财政组把档案管理工作作为一项重要工作来抓，为进一步提高档案管理工作水平，实现档案工作管理的标准化、规范化，财政组去年年初确立了档案工作规范化管理达省二级的目标，在鄂州市档案局的指导、支持下，在财政组全体员工和档案管理人员的艰苦努力下，紧紧围绕《湖北省省机关档案工作规范化管理标准》，结合单位实际，采取切实有效的措施，做了大量基础工作。通过多次对档案管理工作认真的自查、整改，使档案管理工作向规范化、标准化的目标迈进。

一、财政组基本情况

鄂州市西山财政组位于滨海西路59号。现有人员18人，大专以上文化程度17人，高中文化程度1人。根据“鄂州组通【2003】45号”精神确定财政组为双重管理单位，市财政局为主管单位，街道办事处为协管单位。近几年财政组主任曾昭主带领一班人通过抓文明创建、规范化乡镇财政所建设和创先争优活动，各项工作取得了辉煌成就。财政组连续三届荣获省级文明单位荣誉称号，2011年度被评为全省财政系统先进集体，2012年度通过评审成为全省第一批规范化乡镇财政所验收合格单位，同时档案目标管理的工作实现了新的突破，拿到省二级档案管理合格证书。

二、档案规范化管理达标工作开展情况

（一）加强领导，措施到位，将档案工作规范化管理纳入单位重要工作。一是为确保开展好档案规范化管理工作，成立了档案规范化管理和达标工作领导小组。由财政组主任但任组长，财政组预算会计专门负责抓档案规范化管理达标工作，办公室具体负责工作实施，并配备了专职工作人员。二是财政组各办公室广泛参与档案规范化管理达标工作，做到统一协调、职责明确、相互协作，将该项工作纳入年终考核。三是列支了专项资金，保障了工作经费。

（二）严格执行标准要求，制定详细工作方案。按照《湖北省机关档案工作规范化管理标准》的要求，结合财政组的实际，制定了切实可行的《西山财政组档案规范化管理工作达标实施方案》。方案明确了工作任务和实施步骤。将每一项具体的工作任务分解，落实责任人员，并确定了完成期限，尤其对各类编研材料，根据工作分工和个人特长，落实到相关人员。同时，加强对达标方案落实情况的检查，督促有关办公室及时完成下达工作任务。

（三） 领导高度重视，各部门积极配合。单位领导十分重视加强和改进档案管理工作，经常关心、过问档案工作。在开展档案达标过程中，适时召开档案工作会议，听取达标工作进展情况汇报，及时解决工作中遇到的困难。

档案工作是一项涉及全单位的工作，离不开各办公室的支持和配合。他们通过学习宣传和开展档案知识竞赛等方式，进一步提高了全体干部职工对档案工作的认识，调动了大家参与档案工作的积极性。在档案管理达标工作中，大家主动配合办公室和档案管理人员收集整理档案资料，在编研资料过程中，提供了大量的原始资料、数据。确保了达标工作如期完成。

（四）认真开展自查、整改。在开展达标工作过程中，他们经常对照《标准》要求进行阶段性的工作自查，对存在的问题及时整改。 由于财政组档案管理工作基础薄弱，财政组档案达标升级工作得到了市档案局的指导和支持，得到了鄂州市财政局的帮助。不仅对财政组档案管理人员进行了业务培训，还对档案达标工作进行了全程指导。

三、档案管理工作现状

（一）成立了综合档案室。综合档案室按阅览室和档案库房进行了功能分区，库房面积40平方米，能满足当前工作需要。档案室安装了防盗栏、加固了门窗，保证了档案的安全。

（二）落实了档案管理工作机构，配备了专职档案管理人员。档案管理工作财政组主任负总责，分管副主任具体抓，办公室配备了一名专职档案管理人员。

（三）加大投入，完善了硬件设施。档案室库房配置了5组档案柜，电脑1台，使用了电子文档管理软件，配备了打印机、数码相机等设备，安装了温湿度计、灭火器等防潮、防火器材，购置了档案装订设备等。

（四）建立健全了管理制度，促进长效管理。他们按照档案管理法律法规的相关规定及档案管理工作中的一些具体问题，形成了一套比较完整的档案管理制度，涉及了档案归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等各个方面，并按要求做到了制度上墙。

（五）各类档案实现了集中统一管理。严格按要求开展档案的收集、整理、归档和编目等工作，保证了档案资料的全面性、完整性和系统性。截至2012年12月档案室共有其中文书档案33盒，专业档案61盒，会计档案凭证1120册，照片档案2册76张，电子文件档案3盘，实物档案112件。

四、档案信息开发和利用情况

档案室采取主动提供档案信息、分类发放目录、电子查询等办法为领导提供服务，做到查找档案迅速准确，利用档案方便快捷。较好的发挥了档案室作为资料库和信息库的作用，为执法检查、行政管理和领导决策提供了良好的服务。

在市档案局的指导下，通过开展档案规范化管理达标工作，进一步提高了管理局档案规范化管理工作水平，西山财政组档案管理工作取得明显的进步，基本实现了档案整理规范，管理科学有效，利用方便快捷的目标。西山财政组决心继续努力，开拓进取，不断改进和完善档案管理措施，不断提高档案工作规范化管理水平。

（作者单位：鄂州西山财政组）