Excel服务器在油田井下物资管理业务中的应用

赵五洲　唐伟　叶斌

摘 要：Excel服务器是2003年出现的一种技术，它将Excel表格和数据库技术结合，使企业能够利用普通的Excel表格界面完成业务数据填报、自动传递、统计等业务流程工作，通过工作流机制和web-数据库的结合，十分适合构建企业级信息管理系统。

关 键 词：信息管理系统；Excel服务器；物资管理

一、引言

在青海油田物资管理业务中，长期以来一直采用传统的手工单据处理方式，业务办理人员工作劳动强度大，错误率较高且效率低下，对后期的台帐建立和审核过程十分不利。开发一种简单易用，并具有统一管理界面的信息管理系统十分必要。

二、Excel服务器技术在信息管理系统建设方面的优势

Excel服务器是2003年出现的一种技术，它将Excel表格和数据库技术结合，使企业能够利用普通的Excel表格界面完成业务数据填报、自动传递、统计等业务流程工作，通过工作流机制和web-数据库的结合，十分适合构建企业级信息管理系统[1]。

1.熟悉的操作界面

Excel服务器灵活利用出现了近20年的Excel表格界面完成数据的输入，表单界面可高度自定义以完成不同部门和企业的需要。

2.灵活的业务设计

搭建完整的企业级业务数据流是企业级数据库应用的基础工作之一。通过设计Excel服务器的工作流机制，可使Excel表单按规定流转传递，并能实现自动汇总数据。

3.便捷的工作平台

Excel服务器本身就是一个网络应用程序，它不仅能够实现局域网级别的数据传递，也可以通过互联网实现应用。业务人员即使不在传统办公地点也可以通过网络完成表单填报，从而实现远程填报和表单处理。

4.消灭信息孤岛

进入信息化社会以来，层出不穷的信息技术和软件使企业在信息管理方面迈入快速、方便的时代，但众多软件由于设计的差异，使得数据接口难以统一，造成了各自为政的局面。Excel服务器通过“外部数据源”的功能，实现了外部数据集成，达到消灭信息孤岛的目的。

5.信息管理去专业化

Excel服务器[2]是一个二次开发平台，人们不需要达到很高的IT技术水平就可以利用这一平台开发出自己的信息化管理系统，并且该信息系统能够随着企业的发展随时调整、增加和删除系统组件，避免了传统信息管理系统重复开发造成的资金和人力资源浪费。

三、实际应用

1.业务

青海油田公司是中国石油天然气集团公司所属的从事石油天然气工程技术服务、生产技术服务和基地服务业务，兼营其他配套业务的综合性服务公司。隶属于青海油田的井下作业公司（以下简称公司）利用Excel服务器技术成功完成了物资管理系统的开发。

利用统一的公司门户网站作为系统入口，在物资管理方面涵盖了公司内部的所有业务部门和业务人员，实现了物资从申请、审核、审批、发放、平库、台帐建立、结算的业务流程无纸化办公。

在开发的过程中，业务流程的梳理是关键的步骤。从企业的实际情况出发，采取跟踪已有业务表单走向的方式梳理业务流程是一个切实可行的方法：以企业内部物资申请业务为例，该业务的流程可以简单归纳为：申请、审批、单据、出库、平库、台帐增减和结算。在业务办理的过程中，涉及多个申请部门和审批部门，申请和审批业务最后汇总到物资管理部门进行统一的出、入库和库存台帐管理，申请人领取物资后由财务部门完成台帐和结算业务，至此流程结束。

在该业务流程中，涉及的部门众多，但均围绕一条以物资管理部门为主线的流程进行，而单据的走向即业务数据的流动方向，如图1所示。

2.表单设计

青海油田物资管理信息系统的设计初衷是替代以往纸质单据，减少业务人员工作量，为方便业务人员快速学习使用，系统中的业务表单采用和纸质单据一致的外观设计；严格限制了不同节点人员的填写范围和权限；增加了一些中间字段来方便后期数据统计的需要；审批环节由账号密码控制的方式完成。

经过试运行阶段的结果分析，该方法起到了积极的推进作用。

3.填报

填报的具体内容分为选项和手动输入两大部分，根据不同的情况，由业务人员灵活选择。填报人相关信息则通过Excel服务器中的权限控制自动带入至表单信息中，审批过程涉及的审批人、审批意见、审批时间也采取了相同的方式自动录入到表单中，实现单据的全程可查询，便于企业业务管理。

4.数据

表单中的所有数据都存放于数据库中，由于Excel服务器自身的限制，一些数据对比和存放需要通过中间数据来实现，实现过程可通过Excel服务器自带的表间公式等工具实现。例如：在“申请数量”字段的填报过程中，由于审批过程中可能对该字段进行修改，修改内容只能小于原始填报数据，而该数量只能在同一处进行修改。该过程涉及数据对比、数据重写等，若没有“中间字段”的参与则无法实现在Excel表格的功能框架中实现数据对比，这也是Excel服务器在数据方面的实现难点。

四、结语

目前，石油行业内部的软件开发能力薄弱，不具备开发代码级的信息系统的技术水平，Excel服务器为我们提供了一种开发企业级信息系统的工具，该工具较之以往的软件系统开发，具有易于掌握，内置工具丰富，应用范围广泛等优点，使用过程中涉及的表单需要仔细的斟酌，去繁从简，应避免完全的照搬，软件系统中涉及的数据项往往是实际表单数据的数倍之多，如何采取最简便的方式实现业务的需要，是利用Excel服务器开发信息系统的关键过程。

虽然Excel服务器是一个便捷的系统开发工具，但是仍需要开发人员对传统软件开发的过程有一个良好的认识和基础。

参考文献

[1]北京勤哲软件技术有限公司.勤哲Excel服务器精解[Z].

[2]王家荣.企业信息化进阶[M].北京：电子工业出版社，2012（03）：6-7.

[3]甘利人.企业信息化建设与管理[M].北京：北京大学出版社，2001（12）：12-14.