浅谈水利工程档案管理

张月辉

水利工程档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果积累，是国家和人民的宝贵财富，也是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶。因此，如何管理好、利用好水利工程档案，使其更好地为水利事业的发展服务，是目前亟待解决的问题。

一、搞好资料收集是做好水利工程档案工作的前提。

水利工程建设一般都具有工期长、标准高、要求严的特点，在施工过程中随时会产生大量的各类档案资料，如不及时记录、收集、归档并进行科学管理和有效利用，对工程建设和后续运行管理将会造成不可弥补的损失。因此，从工程立项到规划设计、施工和竣工验收等，档案工作人员应全程跟踪搞好档案资料的收集工作。工程正式立项后，要对施工各阶段档案的收集范围、整理要求、立卷归档、档案移交、档案保管等提出明确要求，在合同协议签订时就要开始持续做好收集有关文件资料工作，确保资料收集的齐全完整，做到不遗漏、不散失。否则，就会对以后的水利工程管理带来许多不便与问题。

根据《档案法》和《河北省档案工作条例》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规规定，应结合所建水利工程实际，有针对性地制定出档案管理的相关规章制度，对档案资料的收集、立卷、管理、利用和安全保密等方面做出严格规定。主管工程部门、建筑单位和工程技术人员都要共同配合，协同抓好工程项目档案工作。要建立起工程项目档案质量制约机制，对未按要求提交工程档案的项目，不得通过验收或质量等级评定，确保重点水利工程建设项目档案的完整、准确、系统、安全。

二、实现规范管理是提升水利工程档案利用效能的基础

管理是基础，利用是目的。因此要以利用为目标，在档案管理规范化上下功夫：

科学做好档案保管期限的划定工作。根据提供利用的需要和为国家积累历史文化财富的需求，依据国家、省、市档案行政管理部门有关规定，制定档案保管期限表，分别界定永久和长期保管期限。

搞好档案的科学整理、科学分类，合理排列，进行有序上架保管，为实现档案的科学化、规范化管理打好基础

在计算机的辅助下，将水利工程形成的纸质档案转换成电子档案，进行数字化处理，建立起水利工程档案数据库，依托局域网提供快捷的网上查阅利用。

充分利用现有馆（室）藏档案，根据现实需要，有针对性地搞好档案资源的开发深加工和编研工作。

三、加强制度建设是做好水利工程档案工作的保障

水利工程档案管理工作制度建设涉及方方面面，从实际工作看，主要应建立健全如下几项规章制度：

1.领导负责制度

水利工程管理层应依照档案法律法规要求，高度重视水利工程档案管理工作，纳入议程，列入年度工作计划，加大人力、物力和资金投入，从领导层面上确保水利工程档案工作的开展。

2.队伍建设制度

精心选配具有较高政治和业务素质的人员担当档案管理工作，并不断组织他们参加档案业务知识的培训和学习，优化知识结构，增强责任意识，提高工作能力。从事水利工程档案工作的人员，不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别的档案的分类整理。因此，水利工程档案管理人员除了进行档案业务基础知识培训外，还要加强水利工程建设知识的培训，了解工程建设中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值需归档的材料，很好把握归档范围。同时，还须派出档案管理人员参与工程现场验收工作，使档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定基础，使档案的标准化、规范化有切实的保障。

3.安全保管制度

要设立符合档案安全保管要求、能够满足工程档案保管需要的独立的档案库房。同时配足配齐监控、灭火、温湿度、防尘等等设施设备，确保接收档案的安全保管，防止损坏、丢失和泄密现象发生并做到库房、办公室和阅览室三分设，指定专人负责管理，明确其职责、目标任务和考核奖惩方法等。

4.档案借阅制度

一般要有借阅、复制和审批的严格要求，建立长效机制，防止水利工程档案在借阅过程中造成丢失损坏。以上各项档案规章制度的制定应严密而简明，一目了然，可操作性强，便于在实际工作中执行，并根据实际需要，对原有规章制度不断总结和完善。

（作者单位：唐山市陡河水库管理处）