对图书档案电子化问题的思考

冯艳艳

摘 要：图书档案的电子化是网络时代下建设数字图书馆的重要一环，是提高图书档案管理的重要手段。图书档案的电子化有着诸多优点，但同时，电子档案也为图书档案管理提出了新的要求，如何更好地推动图书档案电子化的发展还需进一步探索。

关键词：图书档案 电子化 电子档案

1.目前图书档案信息电子化工作存在的问题：

一是多数档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。目前，多数图书档案部门各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的软件系统。由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，制约了档案信息电子化的进程。

二是在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是、层次不一、规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

三是标准化、规范化工作有待提高。由于历史原因，档案管理工作业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，无法全面实施和推广统一标准。

四是档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。现行的档案整理分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应档案信息电子化的要求。

五是档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作，而目前许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案信息处理的复合型人才就更奇缺。

2.图书档案电子化的目标要求

首先，必须提高电子文件的标准化、规范化。

目前，电子文件信息管理中的难点是电子文件标准化、规范化滞后以及可应用软件的繁多杂乱，这些都严重影响了电子系统整体水平的应用和提高。但目前电子系统应用中的主要矛盾并不是硬件设备的缺乏，而是硬件设备的功能并没有得到充分的发挥利用。

其次，选择适当的电子文件归档方式和归档途径

（1）借助计算机信息管理网，开通电子文件的归档专递网线

随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过专门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是保存管理的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应对电子文件进行编目整理，这也利用网络技术向管理部门传输，可以借助信息管理网络在各保存管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

（2）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发，也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。

3.实现图书档案电子化的途径

首先，应做好归档图书电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将己归档的电子文件改为只读性文件——即不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

其次，解决好图书电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题足有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

第三，图书档案管理向立体化方向发展。以前的图书档案管理是呈直线状态的。随着人们对档案利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

第四，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好档案人员的知识更新，多途径、多层次培养人才， 引进消化信息技术的成果，推进档案信息电子化。

总之，图书档案信息电子化系统是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。随着社会的不断进步、计算机被广泛运用，办公自动化、无纸化、信息电子化已成为当今政治、经济、文化等各领域的普遍现象。档案的生成使用和管理方式也发生很大变化。图书档案由纸质文件向电子信息文件转换，从阅读、查阅纸质文件向计算机查寻、打印、下载、复制等模式转移，图书档案信息电子化已成为档案管理工作发展的必然趋势。加大图书馆电子文件普及是图书馆发展的必然趋势，这要求我们在提高对电子文件保存管理认识的同时，要加强业务学习，切实做好书籍文件的保存和管理工作，提高图书档案管理系统的工作效率，努力实现图书档案管理工作的全面现代化。