办公自动化在文书档案管理中的应用

孙奇

新世纪的到来，随着工作需求的日益增大，文书档案也跨入了高自动化时代。该文主要分析了文书档案在办公中的应用管理，并针对时下文书档案在当代发展中所遇到的瓶颈提出了解决措施。

时下，网络技术和计算机技术正在迅猛发展，文书档案管理在各种各样的数字化办公设备中显得越来越重要，其应用也得到了广泛普及，拉开了文书档案管理的新篇章。由于文书档案管理技术的进一步提高，办公自动化也相应地得到了提升，大大提高了工作效率和工作质量，解决了档案储存的空间难题。

办公自动化促进了文书档案的管理应用

工作效率和工作质量的突破。传统的档案管理，需要手工操作，完全依赖人工完成对档案资料的各方面的收集、储存以及搜索，这种传统模式需要消耗大量的人力物力，效率低下，其利用程度远远无法满足当前人们迅速膨胀的需求。然而，办公自动化就应运而生了，它的最大特点就是简化办公程序，将档案资料的信息由数字化处理之后储存到计算机中，兼以计算机强大的运算速度，处理档案信息在一瞬间就可以完成。除此以外，该过程还使得文件档案的采集、储存以及搜索变得特别方便简捷，从而极大地提高了工作质量和工作效率。

档案储存空间难题的解决。随着计算机的普及，办公自动化设备需求也日益增大，相应地，数字化电子文件和文书档案的拥有量也急剧上升。我们需要具体问题具体分析，根据具体情况将电子文件文书档案印刷成纸质文书档案进行保存。此外，随着新形势下档案管理和信息服务的需求量的加大，还需要逐步将原来的纸质文书档案进行数字化处理，以增加电子文书档案的拥有量，提高办公自动化档案信息搜索服务的技术水平。

档案信息共享和在线服务。传统的档案管理实质上是一种“死”档案管理模式，档案信息查找困难，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用计算机对档案进行数字化处理，文书档案转换成电子文本，并建立统一的电子文书数据库，这样一来，档案管理由案卷级扩展到文件级，由单一渠道扩展为体系化，档案目录的外部特征转换为内部特征，综合管理，极大的提升了档案运作水平，提高了工作效率。此外，有效利用网络技术和计算机技术将档案信息与载体分离管理利用，达到信息系统共联，从而得出信息的纵向和横向、历史与现实之间的多方位、多层次的记录，有效地实现了档案信息的在线服务和共享资源。

文书档案管理办公自动化中所面临的问题

电子文件固有的特性使得文件的保密性被削弱。电子文件的属性不同于纸质文件，没有固定的形式，它更易于修改，满足内容多变的需求，而且改动不留痕迹。不像纸质版文件有其特定的字体，电子版文件的字体、字号等文字格式的修改都有固定模板，修改十分便利，而且操作简单。纸质版文件需要盖印章或者亲自签名，电子版则不能。综上所述，电子版的固有属性使得人们无法单单依靠文件上印章、字迹或者签署笔迹等主观特性来判断一份电子文件是否为原件，这就决定了电子文件的原始性的不确定性，文件内容的原貌把握变得尤其困难。以上这些因素造成了电子文件作为保密管理工作的瓶颈，这是电子文件进一步发展所要面临的困境。

档案管理人员需要高端的综合素质。只有档案管理人员具备高端的综合素质，才能做好这项工作，因为电子文件以及电子文件归档和电子档案管理都是十分专业且技术含量高的工作。提高档案管理人员的知识水平，进一步发挖掘掌握相关技术的复合型人才，这样的人才，不仅要求熟悉档案信息处理相关操作，还要具有较高的综合业务素质。也就是说，能够管理好信息档案的人才，既要精通传统档案管理的理论、方法、原则和技术，还要了解相关的计算机技术和数据通信技术。

解决办法

实现人员专业化和现代化的有机结合。现代化的人力资源是文书档案实现办公自动化的有力保证。由于传统模式实行时间较长，短时间内难以迅速转换为现代办公自动化模式。结果就是长期接收传统档案管理思想的人员素质偏低，综合实力不强，现代化设备无法得到充分的利用，更不可能实现档案信息数字化。要转变这一局势，就必须让文书档案管理人员认清形势，加强自身的责任意识和忧患意识，与时俱进，既要牢牢掌握传统模式中有效的档案文书管理方法、理论、和原则等精华内容，又要紧跟时代的步伐，掌握好计算机或数据通信技术，真正实现文书档案管理人员的专业化和现代化的有机结合。

有效地提高文书档案管理的安全性。利用一些专业软件对电子文件文书档案进行加密处理；利用计算机技术中的路由器和防火墙等措施实现办公自动化，使得内外网得到妥善隔离，保证办公自动化网络的安全性和保密性；利用计算机技术中的备份和验证措施，以免电子文件丢失和失真，对于永久性保存的电子文件要制成纸质版文件或微缩品；利用微缩技术，将带有手迹、盖有印章或者自己模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，有效地防止电子文件文书档案被任意篡改，从而保证了电子文书文件的原始性和文件内容的原貌，此外，还能够极大地减少文书档案的存储空间，有效的提高了文书档案的保存期。

总之，本文通过对当代文书档案的管理分析，总结出了办公自动化进入当代社会的必要性以及所遇到的瓶颈，并针对各项具体问题作出了相应的分析，提出了相应的解决措施。实现办公自动化，不仅将大大地提高工作效率，更能有效解决档案储存在空间占用方面的难题，这也揭开了文书档案管理的新篇章，构建文档管理新局面。