加强高校档案管理信息化建设的实践与探索

摘 要：迈入21世纪，我国的信息化产业蓬勃发展，已经渗透到社会各个领域之中。高校档案对高校可持续发展的重要性不言而喻，也应与时俱进，进行管理信息化建设。然而从目前来看，我国高校档案管理信息化还存在诸多问题，亟需采取有针对性的措施予以解决。笔者根据工作经验，提出几点加强我国高校档案管理信息化建设的建议，希望能起到抛砖引玉的作用。

关键词：高校；档案管理；信息化建设；建议

随着现代科学技术日新月异的发展，全社会的信息意识都在持续增长。我国正处于信息化建设的高速发展时期。高校是为社会输送高级人才的重要阵地，加强信息化建设，这是社会的需要，更是时代的呼声。

所谓高校档案，是高校在从事教学、科研、管理以及其他相关活动中逐渐形成的，对学校和社会具有保存价值和研究价值的各种文字、图像等不同载体的原始记录。毋庸置疑，高校档案能够全方位地反映高校的办学水平和办学质量。在当今时代背景下，加强高校档案管理信息化建设已是大势所趋，不可阻挡。然而从目前来看，我国高校档案管理信息化还存在诸多问题，亟需采取有针对性的措施予以解决。这样才能使利用者不受时空限制而获取和沟通所需要的档案信息，实现档案信息资源的有效共享。

一、高校档案管理信息化建设存在的不足之处

1.思想观念有待改进

时代在不断变化，高校档案管理工作应与时俱进。然而，部分高校领导并没有意识到档案管理工作的重要性与必要性，对其没有制定统一、长远的发展战略，没有充分认识到档案在促进学校可持续发展中的作用。与此同时，一些档案管理工作者的思想观念也比较落后，墨守成规、因循守旧，片面认为档案工作只是高校的附带工作，对高校发展无关紧要。这种认识偏差使他们产生等、靠、要的惰性，不利于高校档案事业的长远发展。

2.管理手段亟待加强

由于高校领导的不重视，所以档案室（馆）的资金比较短缺，档案管理信息化建设力度明显滞后于现实需要。从目前来看，我国不少档案管理工作依旧使用手工操作，缺乏相应的信息化设备，严重制约了档案管理工作的发展。同时，有些高校档案室（馆）虽然已经建成规模不等的档案数据库，但是大多各自为政，利用率不高。还有些档案管理软件过于深奥，导致档案管理人员无从下手。

3.档案工作人员的整体素质需要提升

21世纪是一个信息时代，信息对社会发展不可或缺。人们都希望能够快速、准确地获取所需要的各类信息，包括档案信息。但是一些高校档案工作人员的创新意识明显不足。他们虽然已经意识到现代化的重要性。但由于受到人才、经济或者其他因素的制约，档案工作现代化进程明显较为缓慢，档案检索大多沿用卡片式、簿册式等，信息数字化进程尚未完全启动。

以上种种问题直接导致高校档案管理事业的进一步深入发展，导致信息化建设进程受到阻碍。采取相应的改革措施迫在眉，势在必行。

二、加强高校档案管理信息化建设的建议

高校档案管理信息化建设是一项系统工程，包含诸多层面，比如信息库和信息网络建设，档案信息资源的有序整理，以及高校档案信息化人才队伍的建设等。具体而言，要从以下几点入手：

1.提高广大师生对档案管理信息化重要性的认识

意识引领行动。诚然，没有高度重视，怎么可能带领行动发展？在目前形势下，必须提高高校领导和广大师生对档案工作的重视程度。高校领导要针对档案管理信息化建设工程制定相关发展计划，从档案事业的具体环节出发，就一些重点、难点问题开展相应的科研工作，为促进档案信息化建设事业发展提供智力支持和政策保障。同时，高校还要强化宣传力度，创设档案管理信息化工作重要性的良好氛围，使高校所有成员都正视档案事业的价值。可以通过举办各类展览、编辑档案信息化工作简报、宣传档案法律法规等方式予以实现。另外，高校档案工作人员要主动改变工作角色，不要将自己定位成档案“保管员”而是应该努力成为“社会知识的提供者”、“社会记忆的塑造者”，改变落后、僵化的工作方式，树立长远眼光。

2.加强档案室（馆）的硬件和数据库建设

硬件和数据库建设是开展档案管理信息化建设工程的基础。首先高校要对档案室（馆）加大资金投入，引进相关硬件设备，比如图文影像扫描、备数据库服务器、数字音像制作系统、微缩系统等，方便档案信息化工作的开展。其次，要加强对档案室（馆）的数据库建设。随着我国电子政务工作的不断推广，电子文档和无纸化办公开始在社会范围内普遍应用。与传统纸质档案相比，电子文档具有诸多优势，可以提高档案利用效率。所以，高校档案工作人员要推进档案数据库建设，借助计算机对档案进行处理。档案工作人员要注意鉴选传统载体档案，考虑哪些传统载体档案需要数字化，一般而言，对于利用价值较高的档案应该进行数字化转换，以便使社会大众得到更加便利的服务。还有对破损严重、形成时间较早的档案进行数字化转换，以免珍贵档案缺失。

3.加强高校档案管理人员的培训工作

高校档案管理信息化建设工程要顺利开展，离不开档案管理人员的作用。档案电子化、网络化和数字化等工作都需要工作人员具备足够高的信息素质和现代化管理档案的意识。试想一下，档案管理人员不熟悉信息技术，不懂文字处理软件，怎么做好信息化建设工作？所以，对他们进行继续教育也是时代的要求。一方面，高校可以定期组织档案管理人员外出参加计算机知识培训，接受脱产培训或进行在职学习等方式，对他们进行计算机操作技术的再教育，为档案信息化建设奠定扎实的基础。另一方面，加强档案管理人员的专业英语学习，改善他们的知识结构，使他们跟上时代发展的步伐，尽快适应信息化工作的种种要求，促使他们变被动服务为主动服务。

总之，高校是培养高级人才的摇篮。高校档案记录着高校的发展进程，凝结着广大师生的智慧与汗水，是高校管理者进行决策的重要依据。进行高校档案管理信息化建设是高校推动信息资源现代化进程的有机组成部分。高校要从多个方面入手，提高认识，采取手段，最大限度地促进高校档案管理信息化建设的顺利开展！

参考文献：

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[2]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究，2011，（1）.

[3]崔洪铭.浅析建设档案强国的客观必要性[J].档案学研究，2011，（5）.

作者简介：邵海丽（1968.6.24-），单位：青海大学医学院，本科。