新时期医院建立综合档案室初探

李莉

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1673-5811（2013）03-0040-01

医院档案是医院各项活动的历史记录。档案工作的好坏，直接关系到医院的基础管理水平。在现代医院管理中，医院档案管理如何跟上医院发展的步伐，更好的服务于医疗、教学、科研，应成为医院管理者十分关注的问题。在卫生部制定的等级医院管理标准中，规定三级医院档案管理必须达到科技事业单位档案国家二级标准，因此档案管理在医院管理中具有十分重要的地位。医院建立综合档案室，就是将分散保存在不同职能部门的档案集中统一到综合档案室，实现档案资源的集中与整合，从而达到“多档合一”，实现档案信息资源共享，提高工作效率。笔者就此谈一些思考，与同行共同探讨。

一、当前医院档案管理格局

1.室藏结构不合理，服务层面单一

医院档案室保存的绝大部分都是文书档案，其主要来源于各级党委、政府及其各个部门，这样就导致了档案室的主要利用对象大都是党政职能科室工作人员，医护人员以及医院服务的主体——患者及其家属很少来查阅档案，正是由于档案室保存的档案类型过于单一，与医院主体以及服务主体息息相关的档案数量太少，造成医院档案室服务层面单一。

2.各门类档案分散保管，各自为政

一方面，档案的分散保管不利于档案实体的保护。由于历史以及体制的原因，医院档案大都由相关职能部门负责保管，而不是由档案室统一保管。文书档案由档案室保管、人事档案由人事科保管、病案档案由病案室保管，科技档案由科教科保管、财会档案由财务科保管等。由于各部门的保管条件不同，档案的保管情况不容乐观。例如，有的部门依旧使用铁皮柜保存档案；有的部门档案室位于地下室，阴暗潮湿，未采取有效的除湿措施，给档案的实体保护带来极大的挑战等，由于保管条件的参差不齐，必然会导致档案实体保护水平的不同。另一方面，档案的分散保管不利于档案的提供利用。作为基层档案部门，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各类档案给提供利用带来了极大地不便，可能查找关于同一问题的档案需要经过很多部门才能查找齐全，费时费力，同时由于档案人员的工作能力不同，给用户提供的服务也会有所区别，这可能会给查档工作带来一些阻滞，不利于档案的提供利用。

3.条线归口多元，职能区分重叠

一当面，医院各类档案归口管理部门五花八门，例如文书档案归口在院长办公室、病案档案归口在医务科；另一方面，医院档案职能区分相互交叉，功能重叠，容易造成相互推诿，例如执业医师档案，大多数医院职业医师的管理职能主要体现在医务科，但是职业医师档案包含的相关材料又与人事档案重叠，在提供利用的时候，容易相互推诿，给查找利用工作带来不便。

二、建立医院综合档案室探讨

医院综合档案管理就是集中统一管理全院所有档案，实现档案机构整合、档案资源共享、档案功能优化。

1.实体集中存放

整合医院各类档案机构，实现档案实体集中存放，就是将医院的文书档案、科技档案、财会档案、人事档案、病案档案等类型的档案统一纳入档案实体管理，成立“综合档案室”，在统一的保管标准和设备配置情况下，分门别类地对各类档案进行存放和保管，以维护档案实体安全、完整。尤其是对于一些新建医院，在规划和设计之初，就可以把档案中心纳入一并考虑，节约成本，便于提供利用。

2.信息资源共享

医院建设逐步向信息化、数字化方向发展，要求医院档案管理水平也与之相适应。档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效率和社会效率[1]。因此，需要加大对医院档案信息化建设投入，构建基于B2C平台的网络化档案信息管理平台，配备符合要求的网络版档案管理系统，实现通过Web网页直接访问并进行信息检索。对不同类别的档案，按照既有的档案分类方案，通过纸质文件数字化和电子文件档案化的信息化处理手段，实现实体档案的信息化管理，并根据权限在内部局域网直接访问档案服务器，查阅档案目录和全文，实现档案信息资源共享，提高档案工作效率，降低管理成本。

3.管理职能分工

从管理学上讲，对任何组织机构的设计，都要既明确规定其职责范围，又要赋予其完成职责所必须的权限。因此，在建立综合档案室的同时，也应该设立“虚体”档案职能机构——档案处，实行两块牌子、分头管理的管理体制，因为基层档案管理部门尤其是医院档案管理部门，提供利用服务是第一位的，是基础工作，信息服务职能是体现医院档案部门存在价值的重要手段，而不应该纠结于传统管理体制的局限。档案处可以虚拟存在，其内部管理职能的体现依旧依托相关职能部门，例如病案档案在条线归口上依旧属于医务科管理，这并不影响其档案部门作用的体现和职能的发挥；而档案职能机构的对外职能，可以通过“虚体”档案职能机构——档案处来实现[2]，这与档案行政管理部门对医院系统档案管理部门的要求不谋而合。

三、医院建立综合档案室的意义

1.有利于档案资源的合理配置，优化室藏结构，促进档案信息资源的开发。

目前，医院档案室保存的基本上都是文书档案，而将其他门类的档案也集中保存，不仅优化了室藏结构，扩大了档案室的用户来源，大大丰富了室藏资源，也更有助于档案信息资源的开发。

2.有利于更好地维护档案实体的安全、完整，便于提供利用

以统一的保存标准，购置统一的保管设备，对工作人员进行统一的工作培训等，必将有利于维护档案的实体安全、完整；将多种门类的档案集中保管，可以使档案的管理更加统一、规范、有效，有利于提供更优质、高效的服务。

3.有利于节约成本，提高工作效能

各种门类的档案集中保管，可以有效地避免重复投资和重复建设，避免重复购置办公设备和档案装具以及档案室保存利用必需的档案专用设备，可以将有限的经费用在最需要的地方，从而节约行政管理开支，实现效益最大化的同时也可以提高档案工作效能。

医院档案管理工作的本质与医院管理工作的本质是一样的，即便于“利用”。对于医院而言，各项管理工作都是为了更好地为患者服务，促进医学科学和卫生事业的发展，而医院档案管理工作则是为医院的医疗、教学、科研等工作服务，更好地满足广大人民群众的健康需求，就方向而言，可谓殊途同归。实现医院综合档案管理，创新档案管理模式，打破传统档案管理体制束缚，实现档案信息资源共享，为广大医护人员、患者及其家属提供便捷、高效、优质的档案服务，符合医院档案管理工作的宗旨，也是医院档案管理工作适应现代管理模式的内在要求。

参考文献：

[1]周建芝.浅议企业档案管理信息化[J].山西科技，2006（5）：56-57.

[2]2011年11月国家档案局第9号令