浅谈干部人事档案在人力资源管理中的作用

张晓平

【摘 要】干部人事档案承载的是为企业的发展壮大选拔、任用优秀人才提供研究的第一手资料，是进行科学分析，合理规划人力资源发展方向的基石。干部人事档案在人力资源管理工作中的作用是兼容政策性、机密性、专业性较强的工作，因为其所具有的真实性、多元性和潜在的创造性，同时也是记录干部在企业的业绩与水平的信息载体。及时研究解决干部人事档案管理工作中遇到的问题，使这项工作更加完善，在人力资源管理规划中发挥他至关重要的作用。

【关键词】干部人事档案；人力资源；管理

通过对干部人事档案管理工作的了解，充分认识到干部人事档案管理工作做好了，有助于缓解和改善在历史发展中的矛盾，能够解决遗留的突出问题、疑难问题和扯皮问题，甚至是上访事件。在我国社会主义市场经济全面发展的历史背景下，做好干部人事档案管理工作，不断更新管理观念，勇于探索和尝试新的管理手段，全面、真实、客观的反应人力资源管理在企业发展的整体面貌。随着经济体制的改革，企业对干部人事档案管理的要求也越来越严格，因为许多遗留问题和人事纠纷需要处理，这些都涉及查询历史翻阅干部人事档案，所以干部人事档案管理的重要性也日益显现出来，随之而产生了对干部人事档案管理的刚性需求。因此干部人事档案管理工作在我国现代企业制度的健康发展中有着承上启下的作用，做好干部人事档案管理工作对于促进人力资源管理的全面发展，提升企业在市场经济中的竞争力具有十分重要的意义。

1.干部人事档案管理工作的现状

（1）笔者经过调查，发现许多企业对干部人事档案的重视程度不够，没有认识到干部人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。长期以来，企业干部人事档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规划，对干部人事档案在企业中的重要作用认识不足，认为干部人事档案工作就是一般的事务性工作，不能和生产任务放在一个起跑线上，不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。

（2）干部人事档案室建立不完善，个别单位没有专用干部人事档案室，干部人事档案资料的存放往往是在柜子里面存起来就行了，硬件环境和设施严重不足。所谓的干部人事档案室或许也是狭窄、潮湿，极易引起干部人事档案材料霉变、虫蛀，影响干部人事档案的美观整洁及完整性。干部人事档案室实际上成了废纸仓库，造成干部人事档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。

（3）管理理念薄弱，造成管理水平落后。从核心的精神层次分析，许多企业缺乏对干部人事档案管理认同的价值观，削弱了干部人事档案工作发展的基础。总体上看，目前有些企业在狭隘的以经济效益为重点的观念支配和引导下，管理者和广大员工的精神、思想和作风都以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了人力资源管理的思维方式和决策方向，因此，很多企业都缺乏干部人事档案管理意识，概而言之，企业干部人事档案管理工作先天基础薄弱，缺乏原动力和主体积极性，极大地制约和束缚了干部人事档案管理工作的顺利发展。

2.加强队伍建设，提高干部人事档案管理人员素质

（1）企业在历史发展过程中，由于工作需要，企业内部的管理机构调整，导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。干部人事档案管理工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态，效益的产生又具有潜在性，难以具体量化，容易被忽视，本能地被剔除于企业的管理框架之外。

（2）有些企业虽然意识到企业干部人事档案有一定的利用价值，依样画葫芦地建立了干部人事档案室，购置了设备，安排了相应的工作人员，但结果却往往走形变样，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰品。可见，在许多企业里，上至决策层，下层普通员工，一开始就没能深入理解干部人事档案工作的必要性和重要性，纯粹是一种功用和应付的心态，致使企业干部人事档案工作处于一种尴尬的位置。

（3）干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于干部人事档案工作人员。作为干部人事档案工作人员，要注意产生职业心理问题可称为职业倦怠症（职业枯竭症），造成干部人事档案管理工作的失误或滞后。干部人事档案管理工作是单位的一项极其重要的基础工作。涉及部室多，门类广、时间跨度大， 相比其他职业， 往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此， 负责干部人事档案的工作人员更易产生职业倦怠。为了克服这种问题的发生，干部人事档案管理人员要注重自身专业水平的提高，通过激励他们自学、并定期组织他们参加专业培训，积极倡导他们探索新的管理模式，熟悉干部人事档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，使干部人事档案工作更科学、实用，为人才的选拔和培养提供有效的人力资源保障。

3.做好干部人事档案管理工作，应从基础做起

（1）要及时更新观念，充分认识到干部人事档案在选拔、任用干部中的重要性，因此就要加强档案工作队伍建设，加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。从基础管理抓起，配备现代化的设施设备，建立独立的档案室，根据档案室的面积和档案数量定制直列式档案密集架（要充分考虑楼层的承重性能）。安装防盗门和防盗窗，加装防紫外线的双层窗帘。配备七氟丙烷气体灭火和干粉灭火器，因为档案室不能使用水剂灭火器。安装空调，增添加湿器，保持正常的空气湿度。要使用多种防虫药物交替轮流使用，防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。增设专用的电脑设备，达到专业管理。还有装订干部人事档案专用的办公用品等。

（2）通过有侧重地加强干部人事档案管理专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟悉运用相应软件的优秀人才，彻底改变传统的管理方式，实现干部人事档案管理现代化的信息电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，依托电子手段构建个人信息体系，建立更加准确和完善的干部人事信息数据库，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，不仅有利于档案内容增添和补充，还具有贮量大，减少翻阅次数延长档案寿命、快捷、省时、工作效能提升等优点。因此，运用现代化手段使管理更加规范，真正使干部人事档案的管理效能得以提升。

笔者通过本文对干部人事档案管理在人力资源管理中所起的作用，分析、理解和认识到干部人事档案在人力资源管理工作中的重要性。充分激发广大干部人事档案管理工作人员的工作热情，及时研究如何吸收和借鉴优秀的干部人事档案管理工作新成果，指导干部人事档案在人力资源管理工作的进程中，科学规范的做好干部人事档案的管理，不断适应新形势，提升人力资源管理的总体水平，不但可以实现干部人事档案管理工作的自身价值，而且可以为企业的经济发展和人力资源管理做出应有的贡献。

【参考文献】

[1]苏东水.管理心理学[M].上海：复旦大学出版社，1992.

[2]马爱凤.关于加强干部人事档案管理心理学研究的必要性[J].山东干部人事档案，2004，（2）：37.

[3]王英玮.信息时代的人事档案管理——理论·实践·方法·技术[M].中共党史出版社，2004，（5）.

[4]李宜霞.浅谈干部人事档案管理人员的职业倦怠症[J].图书与干部人事档案管理，2007，（25）：258.

[5]牛秀英.企业干部人事档案在企业发展中的地位和作用[J].城建干部人事档案，2009，（02）：40-41.