我国高校档案网站建设现状

□文/朱焕芝陆尚伟

（1.河北联合大学；2.唐山广播电视大学 河北·唐山）

高校档案管理现代化是高校自身发展与完善的需要，更是社会发展的需要。随着计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，我国的档案管理现代化工作也发生了很大的变化，档案工作逐步由手工管理发展到计算机管理，计算机应用技术也不断更新，由简单的文件目录检索，发展到全文扫描录入、计算机组卷、光盘存储等。档案信息的数字化和档案工作的网络化是档案管理现代化的重要发展方向，我国高校档案网站经过几年的发展，已经取得一定的成效。但是，我国高校档案网站总体而言仍处于初级发展阶段，在发展中仍面临不少问题。

一、全国高校档案网站发展不平衡

（一）不同层次的高校档案网站发展不平衡。重点大学由于在办学实力上具有一定的优势，基本都建有档案网站，开展网上服务，网站水平也相对较高。一般本科院校建设档案网站的百分比要低于重点大学，并且网站的质量和水平也与重点大学有一定差距。而专科学校由于办学实力等多方面原因，建设有档案网站的高校数量非常少。绝大部分高校都建有校园网，但很多却没有档案网站，档案网站的发展速度跟不上校园网的发展速度。

（二）地区发展不平衡。我国东部及沿海地区，高校的整体办学实力要比中西部地区强，从档案网站的数量与质量来看，发展情况普遍要比中西部地区好。不同层次和不同地区的高校档案网站发展不平衡，除了与办学实力有关系外，还与高校的文化氛围有关。历史文化氛围浓的高校，对档案工作比较重视，档案网站建设水平也比较高。

二、基础工作准备不足，信息资源匮乏

多数高校档案网站是在高校进行校园数字化建设的契机下发展起来的，由于不少档案馆没有做好前期准备工作，导致许多档案网站成为一种摆设，信息内容匮乏。网站的内容应该重于形式，一个网站只有提供丰富的信息资源，才能给访问者带来价值，才能引起大家的关注。多数档案网站目前的水平称不上“网站”，仅是一个“主页”而已。凡是访问率高的高校档案网站，都能提供比较丰富的信息内容和多种档案的查询利用功能。虽然不少高校档案网站设置有档案目录查询，但数据库内容很少，无法满足利用者全文检索利用的需求。对于那些能够提供全文检索的档案网站，原文大多数局限于档案法规或现行文件，有价值的历史档案原文则很少。网站上提供档案信息的媒体类型以文本信息和图像信息为主，能够提供音频、视频等多媒体类型档案信息的网站很少。而文书档案中又以政策法规居多，照片档案中以领导视察和题词居多。其实，高校档案网站不是缺少潜在的访问者和利用者，而是缺少馆藏资源的网络化利用途径，馆藏数字化的基础工作直接制约着我国高校档案网站的发展。要提升档案网站的水平，最重要的是做好档案信息资源的基础工作，提升档案网站的信息含金量。

三、网站服务功能不强

不同高校档案网站的设计有着不同的定位和特点，反映了学校对档案工作的认识。有些高校专门在学校主页一级栏目设置档案网站链接，如浙江大学将其归类于“信息服务”，湖南大学设置在“行政系统”下，武汉大学设置在“直属机构”栏目下等等。网站价值是通过为访问者提供信息服务来体现的，高校档案网站应该是档案馆服务的延伸，立足为高校的师生服务。但在实际操作中，不少高校档案网站偏重档案馆的自身介绍与宣传，为利用者提供服务的意识不强。如在栏目设置中，档案馆的自身宣传比重较大，提供服务和档案利用的栏目少；在内容上，概括介绍性信息多，实用详细信息少。而且网站的服务功能不强，如大部分档案网站没有设置站内导航，对于访问者很不方便；还有大多数网站缺少互动交流的平台，信息反馈渠道不畅。其实这些设计的细节，只要稍加注意是很容易实现的，只是由于档案网站定位偏差，许多高校档案网站的建设者忽略了。

四、链接少，信息分散

网络产生的出发点就在于多途径的沟通与互联，实现全方位的信息共享。网络技术的最大优势是使得信息的加工和利用摆脱了迟缓、分散的方式，档案信息可以通过网络，将全社会的档案信息整合为一个整体，以资源系统的方式提供给社会，提高档案信息的集中利用程度。在实际中，从单个网站看，网站自身比较封闭，许多网站连最基本的相关链接都没有。有些高校档案网站即使有链接，链接的数量也不多，范围不广，质量不高，不但同行业之间缺乏交流，与其他相关网站也没有一个沟通联系的渠道，这样既不利于档案网站自身的宣传与推广，也不利于访问者查找和利用信息。从整体上看，高校档案网站都各自为政，没有形成行业网络，全国没有一个统一平台来整合全国高校的档案网站，信息资源的建设也各自设立标准，缺乏统一性，信息资源分散。这种单兵作战的方式，对于全国高校档案网站的发展是不利的，制约着高校与档案行业、文化行业间的交流。

五、维护滞后，更新缓慢

调查发现，大部分网站只重建设，建好之后就感觉一劳永逸，对网站的维护投入力量不够。具体表现在：信息资源内容单一、信息更新缓慢。一个网站只有不断更新内容，才有活力，才能吸引浏览者。许多网站虽然设立了“动态信息”栏目，但是信息内容少，平均至少半个月才更新信息。互联网是“眼球经济”，整天一幅老面孔，怎么能吸引人呢？另外，不少文件的附件内容由于地址更改而没有及时更新链接，因此无法打开；还有为数不多的网站链接也经常出现死链接的现象。有不少高校档案网站打开速度缓慢，或者服务器出现问题而导致打不开。有些网站设置了档案目录查询的数据库，但是往往因数据库系统出错而无法查询。错误的频繁出现，也说明网站技术不高，维护不力，疏于管理。高校档案网站应该加大维护力度，重视信息的更新。

六、网站特色不突出

首先，在页面设计上，我国高校档案网站的总体策划和设计水平不一，整体水平不高。网站也是一种视觉艺术，好的网站应该从主页开始就抓住访问者的眼球，而有些高校档案网站内容的组织方式过于简单，给访问者以单薄、零碎的感觉，甚至只采取平铺直叙的文本文字。而另一些网站页面风格不统一，图片过多，影响了下载速度。有些页面设计过于简单和粗糙，有不少网站就是几个简单的页面拼凑而成，显得枯燥乏味，缺乏亲和力，在“争夺眼球”的战争打得如火如荼的网络环境中，高校档案网站已失去先机；其次，在栏目设置上，大多数网站栏目数量少，一般不超过10个栏目，而且缺乏统一规划，划分界限模糊，缺乏层次感。栏目名称也是千人一面，缺乏特色，容易给人审美疲劳；最后，在内容设置上，大部分高校档案网站内容雷同，专业信息不够，犹如一个个网上档案管理部门的职能介绍或档案工作成就展览，不能体现馆藏特色资源，缺乏自身特色。

[1] 钟其炎.我国高校档案网站建设的问题分析[J].云南档案，2008.6.

[2] 张晓华.试论高校档案管理现代化[J].四川档案，2007.5.