论图书、情报、档案一体化

□文/朱焕芝

（河北联合大学 河北·唐山）

图情档工作一体化管理的问题提出已久，并在国内外的相关领域引起过讨论和研究。我国一体化管理的实践在一些地区和单位也有所展开。

一、图书、情报、档案的渊源

1、根源相同。图书、档案在古代原为一体。当时人们为了生活和社会交往，创造了结绳和刻挈的记忆方法，以此交流思想，反映社会实践。这是情报信息记录的最初阶段，是古代的原始档案。古代文字的出现标志着图书、档案在时空上出现了质的飞跃。当时的文献信息内容多为朝廷政事、国家军事及天文、气候、农事、宗教与迷信活动之类，就其内容、性质和作用而言，都是难以区分的，因此统称为典籍。

2、本质相同。从三者的基本属性来看，都是记录人类知识的载体，都是信息的一种形式；从信息发展的来源看，三者同属于知识信息源，都具有信息的存储、检索、提取、传输、显示等职能；三者都讲究科学技术和社会服务性，可为人类的现实生活提供种种直接的借鉴和有益的启示；三者在组织方法、检索技术、加工处理、管理保护、新技术应用等方面有共同之处。

3、载体相同。图书情报档案都属于人类体外的知识信息库。知识信息需依赖物质载体才能存在。人类的知识信息一方面存储于人脑的记忆中；另一方面存储于纸、胶片、磁带等物质载体上，而这些载体正是图书情报档案的共同物质载体。

4、工作标准和规范相同。它们都是对文献进行收集、加工、处理、存储，为用户提供文化知识和知识成果、交流信息。这些相同的工作内容使它们具有相同的工作标准和规范。

5、管理方法和手段基本相同。三者以承载和传递知识信息为基本的职能，必须进行输入、存储、输出的循环。现代化技术的广泛应用，为图书、情报、档案一体化管理提供了物质和生存的环境，现代化过程中所采用的技术、手段基本相同:一是采用现代电子计算机技术；二是采用声像技术；三是采用光学技术；四是采用现代通讯技术。

二、实现图书、情报、档案信息一体化管理是现代高校信息服务的必然趋势

一是网络技术发展的需要。现代技术的广泛应用，为图书、情报一体化管理提供了物质条件。随着以电子信息网络技术为代表的现代信息处理和传输技术的飞速发展，高校应构建图书、情报、档案一体化网络，并完成同国内信息基础设施与国际互联网的对接，只有这样才能共享全球信息资源，推动学校的信息现代化。

二是用户利用信息资源整体化的需要。现代生产与经济的发展、高科技研究与成果的创新对图书、情报、档案的需求都是整体化的，需要原始的档案资料、系统的理论依据和参考资料，还需要最新的科学情报信息。这种需要除要求快、精、准、全外，还要求手续简便、利用方便、图文并茂、手段先进。用户在得到整体化满足的前提下，通过综合分析、研究历史、现状及未来的相关信息，在理论和实践中获得新的启迪、新的创见和成果。因此，图书档案情报的一体化信息网络是受广大用户欢迎的，只有实现一体化才能满足用户的需要。

三是信息管理一元化的需要。通过信息化来加快我国实现现代化是国家的既定方针。随着全球网络化的迅速发展，特别是国际互联网的出现，信息管理一元化的需求与趋势变得越来越明显。国际互联网构成了人类有史以来最大的信息资源网络系统，为全球范围内的信息服务提供了有效的手段和途径。图书、情报、档案都是整个信息资源网络系统的组成部分，应当改变孤立、封闭的体系，加强横向联系，开展协调合作，组织全国和地区性的统一网络，并与互联网连接，以便于实现文献交流和信息共享、优势互补，同时也利于节约网络资源，统一信息管理。

四是教育改革的需要。随着社会的不断进步，图书、情报、档案各自为政，封闭守旧的局限性越来越大，给知识信息的传递、交流、综合利用带来了困难。因此，目前大部分高校的信息管理学科教学都朝着一体化的方向发展，图书馆学、情报学、档案学虽各有自己特定的学术研究领域、研究内容、方法和对象，但已有综合教育的趋势。例如，在大学里它们常常纳入一个系，在一个专业下开设有另外两个专业的课程等。

五是科研的需要。随着学科向综合和整体化方向发展，学科间互相渗透交叉越来越多，科学研究方法也在向整体化发展，各自为政、纵向伸展的图书、情报、档案体系已经不适应发展的需要。科研对图书、情报、档案的的需要是整体性的，既要原始的档案资料，又要比较系统的理论依据、数据、参考资料，还要求提供最新的科学信息；既要全面系统，又要精、准、快、手续方便。

三、图书、情报、档案一体化主要措施

1、建立全校信息领导机构。要加强领导，对图书、情报、档案三部门进行科学的管理，打破各自为政的状态，加强三者的横向联系。要从整体出发，兼顾各自的特殊性，使三者在相对独立的基础上，呈现出适应信息社会需要的统一性和协调性。

2、培养一支知识结构合理的新型专业队伍。一体化管理要求工作人员有较高的外语水平，精通图书、情报、档案业务知识，熟练掌握检索技术和计算机技能。作为信息管理的专门人才，他们还需要具备专门为广大用户提供网络信息服务的技能。现实中适应一体化需求的复合性人才极其匮乏，因此应重点引进在观念、知识结构、技能水平上与之相适应的人才，把培养和造就复合型人才放在首位。

3、加强图书、情报、档案标准化工作。图书、情报、档案的标准化工作是信息一体化管理的基础，没有统一的标准，综合加工、信息检索、信息一体化管理、网络的建立就无从谈起，用计算机现代化设备和手段进行一体化信息服务更无法实现。例如，在信息的著录、标引、分类、检索及计算机、通讯设备的通用性等方面都应实行标准化。图书、情报、档案机构已普遍使用了《中国图书馆图书分类法》、《汉语主题表》、文献著录条例等标准；档案界颁布了《档案著录规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》等一系列标准；国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》也已应用于图书、情报、档案各部门。这为进一步实现标准化奠定了基础。

4、共同建立计算机网络服务系统。网络化是信息化和信息资源共享的物质基础，是图书、情报、档案事业发展的必由之路。图书、情报、档案机构应建立现代化网络，加强信息辐射，实现信息资源共享，扩大图书、情报、档案整体的影响。

21世纪是信息爆炸的时代，面对数量庞大、良莠不齐的信息资源，图书、情报、档案界如何加强合作与沟通，建立统一的管理和运作机制，实现一体化管理成为摆在我们面前的一个不可回避的问题，我们要积极应对，努力适应时代发展的要求，将一体化工作不断推向新的高度。

[1]翁雪梅.高校图书情报档案一体化之我见.图书情报工作，2008（增）.

[2]史瑞来.高校图书、情报、档案应实行一体化管理.内蒙古图书馆工作，2007.1.

[3]段伟.图书情报档案一体化建设探析.情报探索，2007.8.