企业档案管理信息初探

徐 航

随着信息技术的迅速发展，企业的生产经营已经不能再受传统的制约因素限制，借助于先进的信息化技术平台，企业拥有了新的发展资源和腾飞机遇。如何有效合理地进行企业信息建设成为当务之急。如果处理不当，企业就会丧失信息化带来的优势，甚至产生新的发展障碍，企业将很难在激烈的市场竞争中求得进一步发展。目前，大多数企业已经达成共识，即现在关键的问题已经不是要不要进行信息化，而是如何尽快搞好信息化建设。

一、企业信息化管理的重要性

随着单位规模的不断扩大，业务范围的增加，所形成的有价史料不断形成增添新的内容，如白头文件、授权管理、产权、资信、合同协议等，这些有价史料涉及单位业务的重要凭证和商业秘密，一是保密性强，二是涉及的经济责任大，三是需要定期查阅管理，不能像普通文件那样去分类管理，必须建立一套与之相应的新的管理方式。学习掌握相关的知识，提高从业人员的素质，开展档案业务，是新时期档案管理工作的新课题。档案的利用由于借阅形式的老套，深层次的编研工作还没有做到位，检索途径单一模式的制约，使得查阅一宗事件或连续寻踪一个技改项目的发展改造过程，就显得很不便利。

信息化从字面上理解，是指企业广泛的采用现代信息技术进行信息管理，达到更高的效率和更低的支出，它出现的深层次背景是现代社会生产力快速发展的要求，传统的生产力三大要素发生巨大的变化，掌握相应信息技术工具操作的劳动者更加熟练快捷地进行生产，新信息技术装备的生产工具比现在更有效率的提高劳动生产率，而信息技术的不断发展，也使得人们可以支配使用的劳动对象得到扩充。所以加大企业信息化的投入不应该理解成一种单纯的支出，而是一种着眼于长期收益的投资，许多发达国家进行的信息化实施调查结果都表明，信息技术能够改变企业的原因并不是在于单独的硬件购买和网络架设，相反在于通过信息技术使企业提高了获取、利用和开发信息的能力。而这一点，恰恰就是许多国内企业盲目进行信息化建设失败的原因。鉴于信息本身已经成为一种必不可少的进行生产和经营的资源，它将比以往任何时候对企业的生存和发展起到更大的作用。企业管理者应该认识到，信息技术出现和使用的原因并不是在于为了使用信息技术，而是为了更有效地管理信息。

信息化管理由用户和计算机软、硬件组成的进行管理信息收集、存储、处理、传递、提供利用的软件系统。它建立在计算机科学系统工程，数值方法和现代管理科学等多种前沿的基础上，能够代替人们进行复杂的资料统计、资料分析以及事物处理，并能提供决策方案，帮助人们提高工作效率和节约开支。

企业信息化的含义应当从硬件和软件这两方面来理解。从硬件方面看，它是指企业广泛采用了现代信息处理技术，企业内部和外部的信息传输基本实现了计算机化和网络化;从软件方面看，这也是更重要的一点，企业已经整合了拥有的信息资源，并且利用信息技术对信息资源进行了有效管理，进而达到对企业内部所有资源的集中控制，从而产生出更高的生产效率，表现出更强的竞争力。所以综合可以看出，所谓信息化就是在建设信息基础设施的基础上，充分使用现代信息科学技术，实现各种信息的有效传递和充分利用，从而提高劳动生产率和管理水平，最终促进企业经济的发展和社会生产力的提高。

档案是人类智慧的结晶，它记载了人类社会的实践，是对一切活动的真实记录随着社会的发展，档案的作用越来越明显，越来越显示其在整个管理工作中的重要性。

档案真实在反映了企业的发展状况，是国家和企业的宝贵财富。利用档案住处为改革发展服务，是档案工作的根本目的。

档案资源建设和档案的开发利用成为开展档案管理有机整体，两者相辅相成，缺一不可，它最终需要通过档案工作人员对档案辛勤劳动才能获得。才能提供查找借阅服务，保证其它鲜活作用的及时发挥，因此要有高度的历史责任感和使命感，在创新的思想指导下将业务基础工作做好。

运用现代科技手段把档案资源建设的创新提高到了一个新的境界。

二、企业的档案管理在信息化建设中一些问题的剖析

我国档案事业有了很大的发展，现代意义的档案馆从有到无，从小到大，从多到少，从原来只有单一门类的国家档案馆，发展到今天的专门专业档案馆、部门档案馆、企业、事业档案馆等多门类的档案馆，形成了档案体系。然而，我国档案工作的现状与现代化管理要求相差很远。

1.信息产生方式、存在方式改变改变，影响到档案管理方式，传统档案管理方式主要以纸质的形式出现，信息化管理它采用的是以电子文档为主体存在的基本方式。由于，信息方式的变化，带来一系列档案管理问题，其中最主要的问题是如何确定和维护档案的原始记录性、凭证性。

2.目前大多数企业，档案信息主体仍以传统的纸质方式存在着，档案信息与档案物质形态处于未分离状态，客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求，导致社会对档案信息的进一步远离。目前，在公共信息网上只能看到少数档案部门的身影。最大的问题在于目前绝大多数档案部门所做的工作只是档案宣传，而不是档案信息传播。换言之，目前企业职工在网上难以直接看到自己所需要的档案信息，所能看到的一般只是有关档案部门档案信息利用相关情况的介绍。如此，底起点的信息化技术显然无法满足社会和企业的信息查询需要，也造成档案信息资源的浪费。

3.档案工作的使命在于通过为企业提供档案信息服务推动企业的发展与进步，在企业发展不同阶段，企业对档案部门提供信息服务方式的要求是不同的。在信息技术不发达的今天，档案部门为企业提供档案原件，复制品等信息是可行的。随着社会信息化程度的提高，旧的服务方式作为主体方式还在发挥主要作用，其效率与适应性便出现问题。严重影响工作效率的提高，我们很多档案工作者依然按照这种服务方式工作，觉得只有如此服务才能体会档案服务的特点。这种特定的思维严重阻碍了档案工作顺应信息化社会的趋势。只有改变思维，紧跟社会形势，才能使企业档案信息化工作有效开展。

三、在档案工作中强化信息化管理的对策

伴随市场经济体制的日趋完善，企业信息化程度明显提高，文件图纸内容的细化、规范化以及数字化生成效率的大幅度提高，使文件、图纸种类、数量急速增加，档案的收集、分类、保存、提供利用等各个环节都加大了难度，传统的档案管理办法已不再适用。因此，对档案部门的管理信息化提出了更高的要求。我们必须与时俱进，在市场经济社会，信息不仅是一种重要资源，而且是企业开展各项工作必不可少的基础条件，档案工作的使命决定了企业在市场下的档案信息资源必须提供更适时的信息以便服务于企业。

理性化管理的重要标志之一，是组织实践过程留有相应的信息记录。凭借已有的记录，既可对实践的合理性进行分析，以不断提升合理性程度，又可根据记录来解决管理中出现的各种问题或纷争。鉴于此，在档案信息化过程中，应在完善管理理性化的的同时，根据组织实践各个环节的 职能特征，建立完善的档案生成制度，并把它纳入到工作人员岗位职责进行认真考核，以确保档案的形成完整性。

建立信息利用机制。由于组织管理的理性色彩比较淡，实践中许多工作的开展往往凭经验行事，以往工作留下的信息不为人知，自然也就谈不上有效利用了，结果是工作效率提不起来，给工作带来不应有的损失。

加强档案信息管理的基础设施。目前，档案信息技术现状还很落后。可用于进行档案信息处理与传输的技术条件差，缺乏支撑档案信息网上全文查询的平台技术，这一切制约了档案信息化的发展。企业档案部门因积极主动与有关部门合作。开发出可借助公共信息网络进行档案信息传播的技术。解决档案工作发展中所面临的技术问题、资金问题。

设置权限，加强保障档案信息的安全与可靠性。系统对用户的权限管理，必须有信息加密技术的设计，从而提高整个系统的安全性，保护档案信息网上传输数据。利用权限设置，严格控制档案管理人员和用户不同权限;对档案进行分类，不同的档案类型密级不同，严格控制档案管理人员或者档案用户访问所用档案类型;对案卷及图纸、文件进行加密。每个案卷都有一个密级，每个用户都有一个权限级别与密级对应，只有权限级别高于或等于档案密级的用户才能查阅和借阅该案卷。

提高档案人员管理水平。在信息密集的21世纪，档案工作者的作用日益重要，他们不仅是档案管理者，更应是信息资源管理者。所以，档案工作者调整心理状态，更新观念，以适应新的信息环境;不断学习更多的科学文化知识，并掌握现代化信息技术，成为一转多用的人才。

四、构建信息化活动中的档案管理模式

1.健全现代管理信息系统。伴随着企业电子信息化时代的到来，企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到信息网络的新天地，在这一新的网络环境下，档案人员除了继续做好企业档案信息的收集和保管工作，更多的要了解企业需求，扩大服务内容，配合现代企业的运作模式，档案人员应同企业领导及专业人员一道，建立企业档案信息资料库，选取最能体现企业优势，树立企业良好形象的信息资源上网，宣传和展示档案工作本身的价值，服务于企业，为企业领导经营管理献计献策，为企业生产建设发展提供服务，主动的、全过程地提供设计、科技、质量、资金、政策等多层次的信息，建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的、紧跟市场发展趋势的企业档案管理信息管理体系，给企业档案管理工作者提出新的挑战。

2.企业档案的分类变化，企业关于文书档案科技档案、设计产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之的是一企业信息集成系统中各个管理模块、流程设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标设立和调整类目。各企业档案信息的分类不同，但可以肯定计算机管理过程中企业的分类更能体现生产、经营、管理等方面状况，分类也将更详细、更科学。

3.为企业活动提供利用档案信息发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。更重要的是在企业信息集成系统中掌握企业的产品信息及开发过程，一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点，做到把正确的信息，在设定的时间，以正确的方式，传递给正确的对象，要达到这样高层次的档案信息处理要求，档案工作者不能思想守旧;档案工作也不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。

4.档案作为真实的历史记录，是大量历史文化的汇总是比较庞大而复杂的一种原始信息系统。因而管理水平的高低直接影响档案价值实现的程度。因此必须进一步提高档案的科学，管理水平，加速档案的现代化管理，以适应信息时代对档案工作提出的新要求。

总之，档案信息化有着及其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，涉及面之广，难度之大。而企业在竞争中创新，就离不开信息，而且对信息的利用需求越来越高。企业档案信息是企业重要的信息资源，充分发挥企业档案信息，是实现企业档案信息化管理更好地为企业创新做贡献。