高校文件档案管理与业务活动的衔接

于应华

（湖南城市学院 档案馆，湖南 益阳 413000）

高校文件和档案产生于高校业务活动，记录高校业务活动，同时也反映高校业务活动的情况和水平，如果离开高校业务活动，高校文件和档案管理也就成了无源之水、无本之木，失去其存在意义。高校业务活动只有通过文件来布置、安排、部署、规范，且以文件总结、表彰来推动业务发展，业务活动才能有的放矢、有据可依、有章可循，提高效率。在业务活动中产生的文件只有经过整理存档，才能为业务活动实现可持续发展、科学发展、创新发展提供经验基础，为业务活动解决矛盾纠纷，维护单位合法权益提供证据保障。可见，高校文件档案管理与高校业务活动之间相互依存，相互促进。那么，怎样才能通过二者科学、合理衔接，实现高校文件档案管理精简、科学、高效，从而对高校业务活动发挥更大价值呢？笔者就此作些初步探讨，以求教于同仁。

一、高校文件档案管理与高校业务活动相衔接的活动基础

（一）高校文件管理与高校业务活动联系紧密，不可分割

高校文件管理，是指高校对文件的形成、接收、保管、利用和处置进行经济高效和系统控制的管理，包括捕获并保存业务活动及事务证据和信息的过程和提供所存信息支持机构事物活动的过程。这个定义包含四个方面的内容：第一，高校业务活动是高校文件管理所记录和反映的内容；第二，高校业务活动是高校文件产生和管理的依据；第三，高校文件管理是支持高校业务活动持续发展的保障；第四，高校文件管理是机构管理及业务活动的有机组成。高校文件管理与高校业务活动这种相互依存、相互促进的关系，促使高校文件管理离不开高校业务活动，高校业务活动的发展依赖文件管理这个基础，文件管理贯穿高校业务活动始终。因此，应当树立文件管理与业务管理集成管理的意识，实现文件管理流程与业务活动流程集成，文件管理服务于决策信息公开和机构业务创新，提高业务活动效率，提高高校管理水平。

（二）高校档案管理与高校文件管理一脉相承，相互促进

高校档案管理，是指高校档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。高校档案管理与高校文件管理密切相连，高校档案与高校文件是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现，高校文件管理是高校档案管理的源头，高校档案管理是高校文件管理的延伸和发展，文件管理的质量直接决定档案的质量，文件管理的好坏直接决定档案管理的成败，两者都是“管理人类文明发展的记录”这项业务活动的组成部份，是一个统一的系统工程。因此，档案管理机构应参与文件管理方针和文件管理程序的规划和实施。档案管理人员的参与可使机关的现行文件和半现行文件在进馆之前得到有效控制，确保文件管理质量，为档案管理奠定良好基础。文件管理人员与档案管理人员之间本是相互依存、相互促进而又各自独立的关系，这种关系要求文件管理人员必须与档案人员一道融入高校业务活动，相互密切配合，这样才能使文件管理和档案管理更加完善、更富成效。

（三）符合文件生命周期理论的前端控制和全过程管理思想

文件生命周期理论表明，现行文件管理的质量直接决定档案管理的成败，它要求档案管理部门必须积极进行文件的前端控制和全过程管理，从而确保档案自身及管理质量，避免重复劳动。为实现高校文件材料的前端控制和全过程管理，高校文件和档案工作人员必须从幕后走向前台，从后端步入前端，在文件材料生存之前，主动了解与业务工作相关的党和国家大政方针和决策部署，了解各项业务工作的发展态势，准确把握各项业务工作发展规律，进行科学预测和分析，做好文件材料的规范标准，确保文件档案质量。如电子文件设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机，对电子文件的管理必须提前到信息系统的设计阶段。与此同时，要实现文件材料的全过程管理，高校文件和档案工作人员必须转变文书档案部门旁观者角色，主动成为高校业务活动的参与者、担当者，在业务活动第一线抓好文件材料生成的指导和监管工作。特别是电子文件不断涌现的今天，针对电子文件“载体无形化”特征，档案管理部门只有对业务活动中产生的电子文件及时予以有效控制，文件才可能完整保存。因此，要实现文件的前端控制和全过程管理，实现与高校业务活动的衔接是形势发展的必然要求。

（四）符合文件档案管理核心标准及相关规范中的明确规定

中国标准出版社出版的《基于 ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范》中“文件档案管理原则最佳实践规范”规范了文件档案管理的过程、服务，不仅局限于文件档案本身的管理，更主要着眼于组织机构的业务活动。强调目标导向的管理方法，寻求文件管理与业务需求的联合，而非独立的管理文件和档案。文件管理流程必须与组织机构业务管理流程相结合。强调文件档案全生命期的管理，不论文件的保管位置在哪里，都要将保证文件真实性、可靠性、完整性、可用性要求纳入业务文件系统的设计之中。[1]70

二、高校文件档案管理与高校业务活动相衔接的具体做法

（一）深入基层调研，进行科学分析与预测，适时出台文件材料规范标准

高校业务活动的开展是有规律可循的，它既离不开国家大政方针政策的指导和决策部署，也离不开高校发展相关的历史与现状。从事高校文件档案管理工作者应经常了解与业务活动相关的大政方针政策和决策部署，深入基层开展业务活动的调查研究，否则，文件档案管理就会无的放失，出现漏洞，有时甚至导致大量重要档案材料丢失或出现极不规范局面。记得去年，我们深入各二级学院进行工作调研，在调研中老师们普遍反映：一些业务活动发展经历了相当长的时期，而文件档案管理工作却没有相应的规范标准可供遵循；或者原有的文件档案管理规范已严重滞后于高校实践，但修订完善工作迟迟没有提上议事日程。这实际说明高校文件档案管理与高校业务活动衔接早已提上议事日程。因此，高校文件档案管理工作者在开展任何业务活动前都必须事先分析与高校业务活动相关的国家大政方针政策和本校的现状及历史发展情况，深入基层走访调查实际情况，及时出台业务活动文件档案资源建设规范标准，做到未雨绸缪，才能跟上时代发展节拍，保证高校业务活动乘势发展。

（二）积极创造条件，参与高校重大业务活动，加强生成文件材料的指导与监管

高校文件是高校机构或个人在履行其法定义务或业务活动过程中形成、接收并保管的作为证据及信息的记录。为了支持高校业务活动的持续运作，满足现行法律要求，高校文件档案管理工作者应尽可能创造条件直接参与高校重大业务活动，加强生成文件材料的指导、监管，确定以何种形式、何种结构形成和捕获文件，要将文件及元数据的形成和捕获规则纳入相应的业务流程中，建立并执行综合的文件管理规划，确定每项业务流程中应该形成哪些文件，文件中应该包含哪些信息，以及应采用何种技术，满足相关业务需求，并确保其在保存时段内的准确性、完整性。例如，开展高校业务活动的策划、安排与生成文件档案材料的设计、要求、份数及确定文件材料流向、接收时间要同步；高校业务活动所需人、财、物与高校文件档案管理所需人、财、物要同步到位。

（三）文件档案管理检查与高校业务活动各阶段检查同步

高校文件档案是伴随高校业务活动同步生成的，是高校业务活动情况的真实反映。高校业务活动过程中如果重视文件档案管理工作，规范有序的档案管理既能为业务活动的开展打下坚实的基础，推动业务工作的顺利进行，又能促进业务活动可持续发展、科学发展、创新发展。反之，如果业务活动的文件档案管理不严格，则会出现文件管理混乱，文件材料不规范，甚至重要文件档案丢失的现象，给业务活动带来被动。因此，高校业务活动过程中开展各阶段检查、指导与监督，一定要与文件档案管理各阶段检查、指导与监督同步。比方说，上级或本级领导的业务活动检查、指导与监督的内容，除了走访、看实物、听汇报外，还应该仔细检查、核实本项业务活动过程中所产生的翔实文件材料。具体包括：业务活动是否以制度的形式明确规定了文件材料的具体形成、流向及保证制度；业务活动所产生的文件材料是否规范，是否齐全、完整，是否准确、真实，是否与实物或实际情况相符。只有做到文件档案管理检查与高校业务活动各阶段检查同步进行，才能保证高校业务活动又好又快发展。

（四）文件档案材料的验收与高校业务活动的总结验收同步

高校每项业务活动的开展，均会经历宣传发动、组织实施、中期检查、总结验收几个阶段，其中总结验收阶段是高校业务活动质量保证的关键环节。高校业务活动过程中各阶段会产生大量的文件材料，它们是业务活动的真实记录，是业务活动水平的真实反映，是业务单位履行职能和落实上级文件精神接受上级检查的重要依据。但在实际工作中，有的业务活动由于实施过程周期长、人员变动较频繁，再加上文件材料来源的分散性、形式的多样性、内容的专业性，文件材料的收集、整理比较复杂，难度大，因此，我们在各项业务活动实体验收的同时，一定要强调文件档案材料的验收，要仔细核对文件材料的完整性、真实性、准确性，特别是文件材料是否与实际情况或实物相一致。只有做到了文件档案材料的收集、整理与业务活动的验收同步进行，实现高校文件档案管理与高校业务活动真正相衔接，才能保证通过业务活动收集到一批齐全、完整的档案，为后续业务活动的开展、创新打下坚实基础。

（五）做好业务活动文件材料的收集、整理工作，形成规范的档案

要做好高校业务活动文件材料的收集、整理工作，形成规范的档案，我们认为应注意如下几个方面：第一，制定文件和档案管理的分类体系必须基于对机构业务活动的分析，反映本机构的业务。第二，确定文件保管时间的长短，应考虑能满足业务活动当前和未来发展的需要。第三，文件在进入处置阶段时，应依据业务活动相关的法律、规范对档案价值进行鉴定，以决定归档、验收和移交状态。在实际工作中，只有真正注意了上述三点，才能实现高校文件档案管理与高校业务活动真正相衔接。

（六）用高校文件和档案服务高校业务活动

高校业务活动的开展不是孤立进行的。它必须尊重历史、了解现状，并充分利用、依据前人活动成果、经验来进行。高校文件档案是高校发展历史最原始、最真实的记录，大量的、详实的第一手文件、技术资料，是开展各项业务活动的基础和依据。因此，利用高校文件和档案服务高校业务活动是高校业务活动成功的基础。

三、高校文件档案管理与高校业务活动相衔接的现实价值

高校文件档案管理与高校业务活动科学、合理衔接，其现实价值主要体现在如下几方面。

（一）服务价值

高校文件档案是有价值的信息资源。采用系统方法对高校文件档案进行科学、规范管理，保护并保存高校业务活动的证据，可为高校业务活动决策及后续业务活动提供支持。其具体价值：第一，为高校业务活动持续、有序、高效开展提供事实依据和制度保障；第二，为高校当前与未来的研发活动提供前期成果和第一手资料；第三，为高校基本建设和基建、设备维护提供必备的详细的技术资料；第四，为高校法律诉讼提供保护和支持，维护高校利益，保护师生员工权益；第五，提供事务活动、个人活动和文化活动的证据，保证高校政策、制度落实的连贯性、延续性与公平性；第六，记录高校历史，传承高校文化。

（二）资产价值

“ISO 15489指出文件是重要的机构资产，既指文件能够从经济上给机构带来价值，从法律上保证机构拥有利用权限和权力，从业务上支持机构基于证据的治理，为现实服务。”[1]20高校文件档案详细记录了高校业务活动的各种信息，是一种具有重要价值的资源和资产。它见证个人和高校机构业务活动的发展沿革，有利于构建机构和个人信用体系，是可稽查数据，是可共享、可增值的知识资产和社会记忆，是人类共享的知识。利用高校文件档案可为高校业务活动的组织开展、科学决策、规范管理提供依据；为高校产业发展提供源泉和动力，节约经济成本，提高经济效益；为高校维护合法权益，平复各类纠纷案件提供法律援助。

（三）管理价值

高校文件档案，是为了处理特定事物的需要直接产生的，忠实记录了高校管理活动过程的原貌，因而具有很强的记录性，成为高校管理活动中不可替代的原始凭证。另一方面，高校文件反映了制发机关的意图，具有重要的现行效用，是受文单位工作的依据，能起着传递管理信息，规范公众行为，调节社会秩序的作用，为行政管理和社会沟通服务。特别是当前各国的信息化建设导致文件和档案管理与行政管理的关系更为紧密，文件管理对行政管理的可靠性、透明度和效率至关重要。[2]

[1] 安小米．基于 ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范[M]. 北京: 中国标准出版社, 2008.

[2] 黄霄羽．全球档案专业的新思维、新目标——第 16届国际档案大会特点评析[J]．档案学通讯, 2008(6): 5-6．