浅谈国土资源档案管理信息化建设

福建省国土资源档案馆 齐 林



浅谈国土资源档案管理信息化建设

福建省国土资源档案馆 齐 林

当前，信息化已经基本覆盖经济社会发展的各个领域，国土资源档案信息化建设刻不容缓。各级国土资源档案管理部门只有不断加强领导、提高认识、合理规划、制定统一的档案信息化标准和规范，抓住机遇，才能逐步稳定推进档案信息化建设。

国土资源 档案管理 信息化

当今社会已经是知识经济的时代，全球已实现信息同步共享，随着计算机与网络技术、卫星通信技术、多媒体技术、光电技术、人工智能等技术的不断发展，信息化已基本覆盖经济社会发展的各个领域。随着我国经济建设和社会各项事业的快速发展，以及国土资源各项业务工作的不断增加，各级国土资源专业档案数量呈上升趋势。为此，建设集中、统一、有序管理的国土资源信息化工作刻不容缓。

1 当前国土资源档案管理信息化建设现状及存在问题

近年来，随着国土资源法律法规的不断完善，各级国土资源管理部门“保发展”、“保资源”、“惠民生”任务繁重，而在国土资源管理工作中形成的土地利用现状及地籍调查、土地规划与耕地保护、土地利用、国土资源执法监察、矿业权测绘管理等档案在一些市、县国土资源部门被束之高阁，档案管理、查询都还停留在老旧的一个个柜子手工检索以及卡片标签查询模式，大大影响了档案的综合利用率。据了解，当前市、县国土资源部门及其基层国土资源所在档案管理信息化方面存在的问题主要有：

1.1 认识不到位，领导重视程度不够

进入到21世纪，科技发展日新月异，经济和社会发展势头良好，国土资源档案管理中信息的作用日趋明显，但自国土资源部门成立以来，由于系统内人事调整频繁，一些市、县国土资源部门领导时常变动，加上档案部门又是一个只见投入不见产出的部门，个别领导对国土资源档案信息化管理工作抱着可有可无的心态，不闻不问，特别是对国土资源部门合并前的土地档案，如土地详查所形成的科技文件、表册、航片等档案资料，后几任领导因从未接触过此业务，根本无从了解这些档案的珍贵性和重要性。再加上国土资源档案信息化工作起步晚、发展慢，在实际工作中缺乏信息网络的运用，实际情况和时代需求不匹配。国土资源部门的档案管理信息化基础建设落后，使用成本高，有些领导认为只要做好实体管理以及提供纸质档案利用就可以了，没有投入足够的经费和足够的精力，没有对国土资源档案事业发展进行规划和总结，对档案工作的支持力度不够，久而久之就变成了恶性循环，无人问津。

1.2 基础设施和资金投入不足

国土资源档案管理历史较短，由于建设资金不足，以及档案信息化建设的局限性，一些市县国土资源部门往往忽视档案信息化建设工作，不能把档案信息化建设提上重要议程，更舍不得投入人力和物力发展档案信息化，或者投入的经费很难满足档案信息化建设的需要。由于缺少经费，信息化建设的基础设施配备不足，多数国土资源部门的档案信息化建设工作处于薄弱环节，一直没有获得实质性进展。

1.3 档案管理不规范，信息化建设缺乏统一的标准和规范

档案材料的归档工作是档案工作的基础，其重要性不言而喻。国家对于档案材料的归档、汇交早已有了明确的规定，但实施效果还不尽如人意。主要是由于工作岗位的轮换或者交流，一些基层国土资源所对业务档案如何收集、整理、归档程序不了解，对气候潮湿等可能给国土资源档案保管带来不利因素没有及时掌握，导致各类业务档案资料收集不完整，长时间积压、无序堆放，或已整理的档案存在分类、组卷、编目、排列不规范等问题，既给档案综合利用带来不便，更影响档案信息化建设工作。近年来，各级国土资源部门领导虽然高度重视国土资源档案管理工作，持续加大对档案库房、设备的投入，有效改善了档案保管的基础设施。但不可否认，个别县（市）国土资源局及其基层国土资源所的办公室和档案室混在一起，档案库房不足，基础设施建设滞后等现象仍然存在。

目前，不少国土资源部门在档案信息化建设过程中往往注重将馆藏档案进行数字化加工，而忽视档案信息资源的标准与规范化建设。档案管理软件都还是单机版，在通用性和实用性等方面存在不足，随着电子文件归档管理的推行，档案管理系统日趋规范和统一，但从现状看，上级国土资源部门并没有提供统一的档案信息化建设标准和规范作为指导。

1.4 档案信息化综合开发利用率较低

当前，国土资源部门在日常管理工作中形成的土地利用现状调查、城镇地籍调查、土地登记发证、土地用途变更、使用权转让等档案资料的综合利用效率明显增加。但目前仍有一些基层国土资源档案管理部门不能适应形势发展的需要，存在“重保管、轻利用”的倾向，造成档案材料长期存放在档案柜里不能充分发挥作用，档案利用率极低。究其原因，一是缺乏主动服务意识，被动坐等利用者上门查询，利用者提出什么就查什么，很少主动了解社会的需求，主动宣传档案馆（室）藏信息。二是提供利用方式单一，一般都是提供档案原件查询，没有根据社会需求组织力量对馆藏档案资料进行分析研究和深度开发。三是不能正确处理好利用和保密的关系，存在着“利用有风险，保密才保险”的思想，过分强调国土资源档案的保密定级规定，不敢放手提供利用，从而制约了档案的使用范围。

2 对策与建议

2.1 加强领导，狠抓档案管理信息化制度的落实

领导关心档案事业发展，重视与支持档案工作，是稳步推进国土资源档案事业发展和实现档案信息化建设的关键。各级国土资源管理部门主要领导必须把树立档案信息化意识转为抓好国土资源档案工作的实际行动，把档案管理列入领导的主要议事日程，确保组织、人员、经费三落实。将档案信息化同步纳入整个国土资源管理工作总体规划中，为档案信息化建设营造良好的发展环境。同时要加大档案信息化建设的经费投入，逐步配备必要的档案信息化设备，科学制定档案管理信息化发展长远规划。要积极整合资源，抓好档案信息化管理制度的完善和落实，促进档案信息化水平不断提高。

2.2 加强档案信息化建设，推动国土资源档案规范化

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作人员发展的方向。在搞好硬件建设的同时抓好基础数据的录入工作，是实现档案工作信息化的重要基础工作。从1997年国土资源大调查数字国土工程项目开展以来，我馆先后使用国土资源档案目录信息服务系统、数字化国土档案光盘综合管理系统VIEN3.4、数字化国土档案综合管理系统VIEN3.6、成果地质资料电子文档制作浏览系统（ED_MAKER3.2）、中油V2.0成果地质资料制作浏览系统，对原有和新增的重要国土资源档案进行了数字化处理，使我馆馆藏资料信息化水平得到了很大的提升。2007年，我馆与福州震旦计算机技术有限公司联合开发了福建省国土资源档案电子阅览室系统，推进了我馆国土资源档案查阅利用方式现代化的变革。该软件通过计算机处理和网络技术，实现对数字化馆藏资料的智能检索、权限判别、无损调阅、选择打印、实时统计等目标。为保证系统能长期、安全、稳定、可靠、高效地运行，本系统做到了系统处理的准确性和及时性，系统的开放性和可扩充性，系统的易用性和易维护性，系统的先进性。利用者可以准确、快捷地查阅和调阅各类国土资源档案资料，使我馆档案管理规范化达到了一个新的高度。

2.3 加强人员素质建设，提高档案综合管理水平

档案作为信息资源的一部分，如何适应市场经济的要求，在很大程度上取决于档案管理工作者的基本素质。专职档案管理人员首先要充分认识到档案管理工作是一种责任重大、使命光荣的职业，只有热爱本职工作，具有强烈的事业心和政治责任感，才能全身心地做好工作，并从自身出发，选好服务的角度，找准服务的切入点，使档案专业与经济建设的要求合拍，档案管理工作才能有生机、有实效。

国土资源档案管理是一门专业性很强的工作，它不仅要求管理人员既要有良好的职业道德，又要有扎实的档案管理知识，还要掌握一定的计算机应用知识。因此档案管理人员既要加强管理意识，又要掌握现代化管理技能，还必须了解一定的国土资源专业知识，如地籍管理、土地规划、地质勘探、矿产储量等，加大知识更新度，做一个既懂国土资源又熟悉信息化技术的复合型档案管理人才，才能适应档案管理现代化的要求。

2.4 改变工作方式，提高利用效率

国土资源档案作为一种国土资源档案信息，具有与社会各界尤其是在协调土地权属纠纷，确定建设用地面积等与土地使用权人紧密相连的经济和社会价值。在现阶段，为社会公众及厅局级机关和相关事业单位提供方便、快捷的档案查询调阅信息，已成为各级国土资源档案管理部门急需研究和解决的一个问题。因此各级国土资源档案管理人员要树立为经济建设和各项国土资源管理工作服务的思想，把“守株待兔”变为“主动服务”，不断开拓国土资源档案潜能，积极为本部门提供国土资源档案信息资料，同时可采取“走出去、请进来”的办法，深入实际调查研究，了解新情况，接受新事物，创造出灵活多变、高效的档案信息化利用办法，为国土资源各项工作提供最佳的服务。

3 结束语

总之，加快档案信息化建设，各级国土资源档案管理部门要加强领导、提高认识，认真研究，合理规划，加大投入，配备人才，制定统一的档案信息化建设标准和规范，抓住机遇，采取有效的工作方式逐步推进档案信息化建设。

[1] 潘丽娜.浅议信息化手段在档案管理中的重要性[J].兰台世界，2007, (12): 34-35.

[2] 福建省国土资源文件管理汇编.