浅析高等院校的档案管理工作

王学娟，姚大明，弓春菊

(承德医学院，河北承德 067000)

浅析高等院校的档案管理工作

王学娟，姚大明，弓春菊

(承德医学院，河北承德 067000)

高等院校;档案管理;工作水平

高校的档案管理工作是记载高校历史发展进程，收集传递信息的基础工作，是高校各机构有序运营不可或缺的一项重要工作，与高校各项工作的进展密切相关。高等院校在管理发展的过程中，为了使本校拥有的人力、物力和财力资源发挥到最大效益，就需要通过组织、计划、实施等职能活动，来实现高校的奋斗目标，完成其所担负的任务。而作为教育教学、学科建设和日常管理等工作的基础和依据之一的档案工作，是为高校培养人才、发展科学研究工作服务的。各级管理部门应充分认识到档案管理工作的重要性，意识到这项工作对高校整体发展协调、有序运转的重要性[1]。那么，在社会主义市场经济繁荣发展、文教事业日新月异的大背景下，如何管理好、利用好档案，则是当今高校建设值得深思的问题。

1 当前档案管理工作存在的问题

1.1 从事档案管理工作的人员专业水平不高 当前，档案管理工作人员队伍在思想观念、理论水平、专业素质、文化程度等方面良莠不齐，有的人知识面窄、文化程度不高，思想观念和管理水平与工作的需要和发展有一定的差距，专业知识也跟不上时代发展的脚步，这对档案事业的发展具有一定的阻碍作用。拥有既懂档案工作业务专业知识、又熟练掌握现代信息化技能的人才是档案管理工作水平稳步提高的重要保证。目前，能够熟悉档案工作内容，具备相关专业素养及知识，对档案的管理与利用能进行深层次研究与开发的人才极度匮乏。

1.2 档案管理工作不够规范 具体体现是:部门收集来的档案材料纸张大小不一，发文格式不统一，上交的档案内容不全面，排列顺序有欠妥当;有的案卷标题不规范，不能直接反映案卷的主题内容;有的案卷内虽然有卷内目录，但目录内容不详尽，导致有的文件内容无法检索，从而延长了查卷的时间;有的档案组卷混乱，由于人员的流动性，不同部门的兼职档案员处理档案材料时，有的按时间顺序组卷、有的按职能部门管理权限组卷，这就给档案管理与利用造成了不便。

1.3 档案检索方式比较落后 在档案利用方面，查阅档案就需要对档案进行检索翻阅，检索方式有手动人工检索和计算机检索两种方式。目前，作为传统检索方法的人工检索占有很大比例。尽管为了方便查阅利用，档案部门编制了诸如案卷目录、全宗卷等方便检索的工具，但随着电子信息化发展的日趋成熟，计算机检索由于具有检索精度高、速度快的优点，正在逐渐被作为主要检索方式进行利用。

2 发展和创新档案事业的建议

2.1 从思想上重视档案工作 由于高校的主要职能是教学和科研工作，档案管理工作或多或少的被忽视着，需要用档案的时候才觉得档案管理工作的重要性，平时没有得到应有的重视，这对档案管理工作的发展与创新是不利的。因此，要想真正发展档案事业就需要各级领导从思想上首先引起重视，意识到档案管理工作的重要性和必要性。只有档案管理工作有序高效的运行，各单位才能稳步发展他们教学科研和教书育人的职能[2]。

2.2 提高档案管理工作人员的专业水平，充分调动他们工作的积极性 当前社会和经济处于快速发展的阶段，高校的规模不断扩大，这些都对档案管理工作提出了新的要求和挑战。档案管理工作人员素质水平的高低，是档案事业能否快速发展的重要制约因素。提高档案管理工作人员的素质水平需要注意以下几个方面:首先，在新人员的引进方面，应注意引进掌握专业知识技术、专业技能的高层次、高素质人才;其次，应注意加强对现有工作人员的继续教育和培训，鼓励支持档案管理工作人员学习新理论和新技能，加强与其它单位的交流沟通，跟上时代发展的步伐。

2.3 建立健全档案收集管理制度 档案相关的法律法规赋予了档案管理部门监督的权利，我们要合理、适度地利用这种职权。为了使档案管理工作更加规范，高校档案管理部门应建立科学合理的规章制度，对档案卷宗建立可执行的、与时俱进的建档、归档、查档标准。2008年国家教育部颁布了27号令，制定了《高等学校档案管理办法》，各高校应借鉴此办法制定出适合本单位档案收集管理工作的相关制度准则，如归档范围及保管期限、档案管理办法等，以确保高校档案管理工作的正常运行，使档案管理工作规范化上升到新的水平。

2.4 引进现代计算机技术，改进和完善档案的功能 随着高校规模的逐渐扩大，档案数量及类型也逐渐增多，这就对档案有序管理的规范化提出了更新、更高的要求。随着电子技术信息化发展的日趋成熟，档案事业也需要引进现代信息化技术。目前，市面上流行的各种档案管理应用软件，大都使用方便、操作简单，功能较为齐备，这些要求档案管理从业人员应具备相应的计算机应用能力，能熟练操作相应的管理软件。只有这样，档案管理工作才能与世界接轨，并逐渐完善档案的功能，更好地为高校管理、教学、招生、就业等各项工作做好服务。

总之，高校档案管理工作是为高校教学、科研等各项工作服务的基础工作。在计算机、通信和网络技术蓬勃发展的信息化时代，作为重要信息资源的档案信息需要尽快向准确、系统的数字网络化档案转变，从而使档案更好地为高校的建设发展服务。

[1]杨平.创新档案管理工作思路的分析[J].中国科教创新导刊，2012，(11):223.

[2]许庆亮.新时期高校档案规范化管理工作实用手册[M].第1版.北京:中国档案出版社，2007.13-25.

G271

C

1004-6879(2013)05-0448-02

2013-02-15)