烟草商业企业费用定额管理探索

■周 李 四川省烟草公司绵阳市公司

为了加强费用管控，降低费用水平，近年来，烟草商业企业开始探索引入费用定额的管理理念，定额管理是企业通过定额合理、高效安排和使用人力、物力、财力以提高效率、降低成本的一种管理模式。定额是指企业生产经营活动中，对人力、物力、财力等资源的合理配置、利用和消耗以及获得的成果等方面所应遵守的标准或应达到的水平，成本费用的定额主要指资源的耗费应该遵守的标准。施行定额管理，在节约人员费用、材料耗费，合理资源配备，提高设备使用效率和劳动生产率，降低成本费用等方面均有着积极的作用。

一般情况下，定额在工业环节使用较多，也比较容易量化和标准化，用于商品流通企业，由于其各类经济业务发生的不确定性较大，受政策影响较大等因素，要想将费用发生额用定额的方式确定下来有一定的难度。企业确定定额（标准）的方法不外乎三种，一是利用统计方法来确定预期结果，包括回归分析法、时间序列分析、指数平滑法、学习曲线模型、期望值分析、敏感性分析等；二是根据经验和判断来评估预期结果，这个方法受主观因素影响较大，缺乏稳定性；三是在客观的定量的基础上建立工作标准。

通过对某市烟草公司五年涉及的费用进行分析，大部分项目绝对额均呈增长趋势，在确定定额的时候，希望能采取统计的方法来确定预期标准，从而体现定额的数据性、科学性、标准性，通常通过回归分析法来查找固定常数和变动系数，探索出y=a+bx的线性关系，实际工作中也有一些企业在探索定额的时候通过大量的数据统计分析，找到了确定的常数a和b，但是在后续运用中，常常发现根据线性函数测算出的额度跟实际总是有较大的出入，费用项目并没有按照预期设想的那样有确定的固定和变动趋势。

在研究某市烟草公司的过程中，试图通过回归分析来探索线性关系的存在，但是针对企业发生的费用，通过分析、对比发现，大部分费用都跟具体的销售数量、销售收入、税利实现没有特别的相关性，甚至没有一种固定加变动的趋势存在，反而大部分费用发生额存在一定程度的固定性，或是固定增长幅度，所以在这样的企业进行定额管理是一个较为复杂的问题，需要综合考虑各方面、各环节的影响因素，要充分考虑定额方式的可操作性和实践意义，针对不同的费用项目特点，需要采用多种方式来确定费用定额，并将其作为费用目标管理的参照依据。一是上级部门有专门规定和核定计划的列支项目，其计划数即为费用定额管理数，而与之相关联的项目则以此为依据计算确定，如职工工资、社会保险费、住房公积金等；二是业务量相对固定的费用项目，其增减变动与业务量的变动基本呈线性相关关系，则依据实际测算结果确定费用定额管理参照依据，如包装费等，该部分费用比重相当小；三是依据经验判断法并结合相关费用管理办法测算费用定额管理参照依据，这种方式重点放在变动费用项目的定额测算上。针对变动费用，首先按列支额度的大小和可控程度进行排序，确定控制的重点费用项目。并针对这些重点控制费用项目制定专门的管理办法，分别对其列支范围、列支标准、列支依据、管理要求作出具体规定，根据这些规定和历史数据，测算确定相应费用项目的总额，作为费用定额管理的参照依据。比如：办公费、差旅费、业务招待费、通讯费等。这些定额测算方式的采用，成为该企业编制年度费用预算的依据，而采用这些方式测算出的费用定额，则可确定为预算年度的费用管理目标。

在此情况下，企业的定额方法较多，测算出的数据多变，定额成果即便测算确定也显得杂乱无章，且无法保证定额的时效性和延续性，将定额管理的理念引入烟草商业企业，就是要将定额管理的方法确定下来，主要是详细分析每一项费用，从每一个最小工作环节入手确定每一项费用的定额测算办法，再用这种标准的方法测算制定出定额。采取固定测算的方式有其优越性，首先，从确定某一固定额度不能更改的思维模式中转变过来，选择固定测算方式，能有效解决费用变数大、不易确定相对固定额度的问题；第二，这种方式能有效解决因变化带来的标准调整问题，使其与管理年度确定的费用管理目标工作有效融合，并以预算指标体现出来；第三，也起到了将费用管理引入精细化管理轨道的导向性作用，“用数据说话”的管理文化逐步得以深化，为实施费用精细化管理奠定了基础。

用固定测算方式的方式费用定额管理体系，从每一个最小作业环节入手，明细测算，层层汇总，形成的数据则是企业的定额标准，该标准具有较强的操作性和指导性，且能保证定额管理的延续性，定额成果的运用有很强的现实意义，一是作为预算编制的依据，用固定的方法、确定的口径进行测算，可以规避各预算部门、预算单位的预算随意性，能够让每一项费用的测算都有理有据，能提高预算编制的准确性和务实性，避免预算松弛；二是可以作为日常管控的依据，在实际经济业务中，定额测算的来源就是日常管控的中心和重点，如果实际作业偏离了定额方法的要求，可以及时修订经济业务的发生，以真正实现日常管控。三是可以作为财务考核和绩效评价的依据。

结论和展望

1.定额管理，并不是简单的确定一个额度或是比率，而是需要积极探索费用的影响因素即成本动因，确定一个定额管控的方法比确定一个定额管控的额度更为重要，用既定的方法、统一的要求、明确的口径进行定额测算和管理，可以更好的实现定额管理的科学性、合理性和可操作性。

2.定额不是一成不变的，随着每年大环境、行业情况、企业自身需求的变化，额度会发生变化，这种变化是非线性变化，采取确定定额方法和标准的方式，可以极大的适应上述变化。

3.定额管理虽然是根据企业实际情况从最小环节入手测算，有很强的操作性，但是不能固步自封，需要引入行业先进水平做标杆“，他山之石，可以攻玉”，必须选择外部的标准作为参照物，才能真正起到激励和改进的推动作用。引入对标管理，受行业特殊性影响，一般来说易采用行业标准进行对比，须要保证行业标准的可比性，需要行业类似企业都用既定的方法、确定的依据、统一的要求、明确的口径来反应费用水平，引入行业均值标准和行业先进（标杆）标准两个指标，通过对比分析，积极查找自身的差距，从最小环节入手，来改善自身的定额方法和标准，来加强管控，提升效率，从而缩小差距，增强费用管控水平。

4.根据定额办法测算的金额，既是一种标准，也是一个管控限额，更是目标考核的依据和完善管理办法的数据支撑，定额管理是一项较为复杂的基础管理工作，最终需要实现的目标是，从费用数据查找费用动因，分析动因，不断改善工作流程和工作效率，从而真正实现企业的内涵式发展。

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