高校应用网络报销新途径的研究

清华大学会计核算中心 张晓晔

高校应用网络报销新途径的研究

清华大学会计核算中心 张晓晔

财务报销是高校财务管理中重要的组成部分，财务报销效率的高低直接关系到整个校园办公效率。高校凭借先进的网络技术，打破传统的财务报销模式，应用网络报销新途径是具有重大意义的创新实践。本文以此为切入点，对高校应用网络报销新途径进行了研究。

高校 财务报销 网络报销

随着我国对高校教育的重视不断提升，高校教学管理、学术科研的内容也越来越丰富，校园事务也越来越多样化和复杂化。传统的纸质化财务报销模式已经逐渐不适应高校的发展需求。为了提升财务报销的效率，消除财务报销中的各种矛盾。部分高校已经开始实行网络报销系统，更加规范的对财务报销环节进行操作和管理。

一、网络报销的基本概念

高校网络报销是以internet为基础，让财务报销的各参与者不必在同一时间和同一地点就能完成报销程序。在高校网络报销流程中，报销者可以根据自身的具体时间安排随时提交报销申请；财务人员通过网络平台接收到申请之后，可以即刻对该申请进行复核审查；相关领导也可以根据实际预算和具体的情况，直接在网络平台上进行审批。高校网络报销真正实现了无纸化、信息化的财务报销流程。

二、网络报销比传统财务报销的优势

高校网络报销流程是基于互联网的发展新兴的财务报销新途径，它与传统的财务报销相比较有其优势。

(一)财务报销的各参与者可以不限时间和地点

随着高校的不断发展壮大，传统的财务报销模式下，高校必须在不同的校区设置财务管理部门或者财务申请人必须到指定的报销地点进行报销申请，同时审批领导也应在办公地点进行签字审批，实践中很多财务报销申请因领导出差而导致“等待”。高校网络报销程序可以消除时间和地点的限制，实现跨区域的审批复核，跨区域的支付。

(二)解放财务人员，提升财务管理效率

随着高校资金运作的不断增多，而财务人员有限的情况下，复杂的报销凭证的审查、分类整理使得财务人员焦头烂额。高校采用网络报销系统，可以更加规范财务报销的程序，财务报销的各参与者按照网络报销的流程做好各自的单据，财务人员只需借用网络平台轻松的完成复核审查工作，这样很大程度上解放了财务工作人员，使其有更多的精力和时间用于财务管理和控制上，而不必被琐碎的单据所困扰。

(三)消除报销“等待”，提升校园工作效率

高校扩招，使得高校的管理人员也相应的增加，因此请款报销的业务量也不断加大。传统的财务报销模式下财务部门经常出现“排队”请款报销的现象，特别是请款类的财务报销，业务人员需预先请款去办理事务，而财务报销的“等待”可能让该事务一拖再拖，极大的降低了整体校园的办事效率。高校网络报销可以极大的消除等待，甚至达到零等待，提升了整个校园的工作效率。

(四)及时的信息汇总和传递

高校事务的不断增多，财务报销的金额也不断增大。及时对财务报销金额进行汇总整理和传递，对相关部门做出高校的财务预算具有重大的意义。在传统的财务报销模式下，报销流程以纸介质的报销单据为主要传递介质，而财务报销单据又均分散在各基层财务人员手中，大量的财务报销信息数据需将财务报销单据收集完成之后，再进行复杂的分类、汇总处理才能得出，这不利于财务预算的控制。由于财务报销信息的汇总和传递出现时滞，财务预算就没有具有时效性的依据，从而导致财务预算的形式化。高校应用网络报销系统，可以及时方便的进行信息汇总和传递。

(五)规范高校的内控流程

高校财务报销程序比较繁杂，因此要统一规范化的实现高校的财务报销内控管理比较困难。在传统的财务报销模式下，经常会出现：报销单据填写不规范、报销类别不清晰、各级领导审批权责不明晰等。从而导致高校财务报销的不规范，内控能力差。高校应用网络报销系统，有规范统一的填写格式，极大的降低了填写错误的情况；同时避免因领导审批权责不明而导致越级审批或漏掉某级领导的审批的现象发生。从而实现高校财务报销的内控管理。对于“现金支付”的方式，应尽量减少，未来的趋势就是零现金支付。

三、高校网络报销的流程

高校网络报销系统有规范的程序，财务报销的各参与者按照相关流程填写或审核才能保证网络报销流程的完成。如下图1高校网络报销业务流程图。按照流程图所示，高校网络报销的流程主要分为以下几步：

第一步：登陆高校网络报销系统，按照网络报销系统的要求规范填写相关信息。主要信息包括：填写单据：填写报销的种类、金额、发票张数及申请人签名和申请时间；选择财务报销款项支付方式：一般有二种支付方式划款到报销人指定的银行卡，划款到第三方公司的账户。如报销金额是小额的且报销人预先垫付的，报销申请人可根据自己的情况选择领取现金或直接划账到银行卡；若按照相关采购合同、服务合同高校需向第三方公司支付产品或服务费用，一般选择直接划款至第三方公司的对公账户。现在信息化的时代，不建议使用现金支付，会增加财务的人力，出错的机率，提倡使用银行卡，由于做到了实名制，更加符合财务支出规定，付款更加安全、有效。北航现已采用零现金支付方式，全部实现了网络化报销。

第二步：报销申请人将相关发票和报销凭证整理好交予所在校区的票据员，票据员再接收单据之后，按照业务的性质进行分类整理，待网络报销系统出现 “待财务审核”时就将整理好的单据交审核人员审核。

第三步：审核完成之后，审核人员对单据进行复核，审核完毕后将发票导入网络报销系统进行账务处理并自动打印记账凭证粘帖至原始票据上并交档。

最后，财务人员按审批结果对每个报销申请进行支付，并在每天下班前对当天的的报销信息进行汇总。（图1）

四、高校网络报销可能面临的隐患及对策

高校网络报销是基于网络技术而实现的，而目前我国的网络环境非常杂乱。这可能导致高校网络报销系统出现隐患。

(一)信息安全隐患

网络报销程序下，报销申请人是通过外网填报报销申请，然后经过网络传输到高校财务部内网，经过财务审查复核之后，又从内网传输到互联网。这一过程中就可能出现极大的风险，由于目前我国的网络环境不理想，网络病毒攻击现象十分常见，甚至可能会出现恶意的入侵，从而进入高校的财务内部网络，窃取重要的高校的信息。因此，高校的网络报销系统一定是在网络技术先进可靠的前提下实行的。如果技术不过硬，一旦病毒入侵，可能会导致高校网络报销系统的混乱，最终出现报销支付不到账，财务报销数据信息外泄等。从这点来看，传统的财务报销程序相对保密可靠。

因此，高校应对网络安全隐患，首先，一定要以先进的技术和可靠的财务软件作为支撑。在引进高校网络报销系统时，对软件开发商的技术进行严格的把关，高校网络管理人员要对该技术有足够的了解；其次，对财务人员进行相关的培训，因为高校财务人员一直采用传统的财务报销模式来进行操作，部分人员可能不熟悉网络报销的技术和维护安全的重要性。加强财务人员的培训，让其了解网络安全的预防措施，做到防范于未然。

(二)高校网络报销系统款项支付环节可能产生银行跨行或跨地域的交易成本

高校网络报销系统完成各项手续之后，需对报销申请人进行支付，一般的支付方式有二种：划款至指定银行卡、划款至第三方公司的银行对公账户（高校工作人员办理事务后需缴的服务费等），具体的支付方式是由报销申请人选择的。在后两种支付方式就可能产生跨行跨区域的结算，不仅要向银行缴付交易手续费，增加高校财务报销的成本；而且由于我国现在银联系统的建设还不够完备，跨行和地域不能实时的结算，影响高校网络财务报销的效果。而这一问题并不是高校单方面能解决的，需要高校、软件开发商及银行三方联合进行合作解决。

因此，高校应对这一隐患时，要积极与软件开发商和银行联合共同研究解决方案。首先，银行系统应该进行革新，做到跨行跨区域的实时结算；其次系统开发商要结合高校的实情和银行的系统，及时的对系统进行改进。

[1]王显达.浅谈高校财务信息化建设的问题及解决方法[J].辽宁师专学报(社会科学版),2012

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[3]姚震.高校应用网络报销系统优化报销流程[J].科技创新导报,2012

[4]周芦慧.浅谈高校财务信息化管理下的无现金结算[J].绿色财会,2010,