浅谈高职院校系部教学档案的管理

王玮

摘要： 教学档案作为高职院校全部教学活动的真实记录，是衡量院校教学管理水平和教学质量的重要标志，是院校档案工作中的主体和重点。但是，作为教学实践基层单位的系部，教学档案管理工作却存在诸多问题。文章试从教学档案管理的重要性以及系部在此项工作中的现状入手，分析如何解决现实中存在的问题，扎实有效开展教学档案管理中的各项工作。

Abstract： Teaching file as true record of the activities of vocational colleges teaching， is an important symbol to measure institutions teaching management and teaching quality， which is the main focus of File Management of Higher Vocational Colleges. However， as the Department of the Ministry of the basic units of teaching practice， there are many problems on teaching file management. This paper tries to start this work on the importance of teaching file'management and the status of department of the ministry， and analyzes how to solve the problems in reality， then carries out the work of teaching file management firmly and effectively.

关键词： 教学档案；重要性；问题；措施

Key words： teaching files；importance；problem；measure

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）03-0256-02

0 引言

近年来，随着档案管理工作相关制度的日益完善，计算机、互联网等高科技手段的引进，我国高校档案管理工作日渐成熟，不断向自动化、智能化方向发展。但是，在高校一级部门档案管理信息化不断发展的良好局面下，我们应该看到作为基础教学实践部门的系部自身教学档案管理中存在的一些问题。本文试从系部教学档案管理的现状分析入手，指出当前系部在管理教学档案中存在的问题，提出解决的方法。

1 教学档案的特点

教学档案是指在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文件、数据、图表、声音影像、电子文档等记录材料，是学校全部教学活动的真实记录，是教师教学活动、教学管理、教学研究和学生学习等形成的具有保存价值的文件材料，它在整个教学管理过程中由教师、教学秘书、学生等多方面形成，在其活动过程中形成了自己的规律和特点：

1.1 数量不断增大 随着高校招生规模的不断扩大，在校生人数不断增加，直接导致相关教学活动与学生学习相关材料相应增加；另一方面，随着大学生素质教育的不断深入，相关课程的增设，以及为提高学生在现代社会的市场竞争力而进行的拓展训练、社会实践等科目的增加，也使教学档案的数量不断膨胀。第三，在不断要求提高学生素质以适应激烈的社会竞争的情形下，对教师自身的教学水平、科研能力也提出了更高的要求。为此，教师参加校内外培训、学术研讨会、继续教育的人数、次数也在不断上升，这些无疑加大了教学管理的难度，如果继续沿用目前的管理方法将无法满足日益增大的信息量的保管和使用。

1.2 内容多而繁杂 教学档案形成于整个教学过程中的各个环节，全面反映了教学管理和教学实践活动的各个方面，范围广泛，内容繁杂。有与学生相关的新生录取材料、学期成绩登记表、在校期间奖惩材料、毕业生实习报告、毕业论文以及毕业生质量跟踪调查、信息反馈等；与教师相关的典型教案、自编主编教材、教学指导书、学术论文等个人科研成果，以及参加培训班、学术研讨会情况；与教研室相关的各专业人才培养方案、教学大纲、教学改革方案及总结、教师教学效果评估、考核与总结等；与系部相关的教学规章制度、校企联合办学情况、学生校外实习情况、教学情况调查表、教师工作量的规定及执行情况等；与学校其它职能部门相关的学校管理性文件等。这么多材料的收集、整理，不仅需要学校相关部门的积极配合，而且也需要档案管理人员花费大量的时间和精力来分类、登记，实行集中统一管理，对档案管理人员的能力和素质提出了更高的挑战。

2 教学档案管理工作的重要性

随着教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校整个教学管理和教学实践活动的教学档案发挥着越来越重要的作用，教学档案管理工作受到越来越多的关注与重视，已成为整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。

2.1 教学档案是高校教育教学工作发展的历史凭证

教学档案真实而有效地记录着学生学习、教师授课、教学取得的成果等一系列教学管理和教学实践活动，是学校全部教学活动的真实反映，是一个专业、一个系部乃至整个学校在教育教学方面发展的整个历史过程，通过教学档案，我们能真实客观地发现各个历史时期在教学活动中取得的优秀成果，也可以发现其中的不足和问题，这对我们掌握和改进教学方式方法提供了宝贵的资料，也为我们认清和把握教学活动发展规律提供了重要依据。

2.2 教学档案是衡量院校教学管理水平和教学质量的重要标志 教学档案汇集了学校、系部教学活动中取得的最新成果，为我们展示了教师在具体教学活动中的教学水平、教学态度、教学成果；学生在学习过程中取得的收获、存在的问题等。通过对教学档案的整理及再利用，可以让教师从中得到自我教育，发现问题、弥补不足，在教学水平上得到进一步提高；教研室可以从每学期、学年的教学总结、教学改革中取得第一手资料，对修订人才培养方案、教学大纲提供借鉴。因此，建立建全教学档案管理工作，对提高教学管理水平和教学质量具有重要意义。

2.3 教学档案是学校教学评估工作的一项重要内容

对一个学校来说，评估工作的成败不仅仅影响着学校的发展方向，而且关系着每一个教职工的前途和命运，在诸多的评估指标体系中，教学档案所涉及的相关内容是评估工作中的重中之重，它是师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理等指标原始资料的来源，它的真实性和依据性在评估工作中极具说服力。

3 当前教学档案管理中存在的问题

3.1 传统档案管理方法对现代化的制约和束缚 随着社会的进步、科技的发展、高等教育自身的不断前进，以手工操作为主的传统管理方式已不能满足现代教育的发展要求，传统档案管理所存在的信息流转不畅、查询繁琐、工作量大、信息处理的时效性差等问题越来越制约教育教学的发展步伐。现代高等教育对信息处理量大幅增加，对教学档案的再利用率不断提升，教学档案管理正从“保存”向“利用”的方式转变。因此，我们必须充分的认清只有改变传统模式与现代化不相适应的部分，引进和采用计算机、网络等高新技术，真正做到高质量收集档案、高效率提供信息服务，才能让教学档案在教育教学中发挥应有的作用，才能为推动高等教育提供智力支持。

3.2 教学档案管理人员非专业人才的制约性 高职院校系部的教学档案管理一般由教学秘书兼任，而大部分教学秘书并非档案管理专业人才，也没有经过相关专业知识的培训，由于掌握的理论知识有限，在收集、整理、归档的过程中存在难免出现纰漏和问题，影响了教学档案的质量。另一方面，由于是兼职，教学秘书日常工作量又大，时间精力有限，档案管理工作热情不高，重视程度不够，致使在用到相关资料时手忙脚乱，严重影响了教学档案在系部教学发展工作中的借鉴作用和指导意义。

4 加强教学档案管理的措施

4.1 加强认识，注重领导 系部教学档案管理工作所存在的问题，究其根本原因是思想认识不到位，对这项工作的重视程度不高引起的，这就要求上至系领导，下至档案工作管理人员对教学档案管理工作有一个正确的认识，了解到教学档案在教学、科研、信息交流中发挥的不可替代的作用，充分认识到它的重要性。系部领导应积极参与到教学档案的管理工作中来，更新观念、落实责任，将教学档案管理工作纳入到系部整体发展的规划上来。

4.2 建立规范化标准和管理制度 完善的管理制度是档案管理工作的基本保障。各系部应该根据《档案法》的相关规定，结合自身实际，加强教学档案管理工作的制度建设，用制度去规范管理，明确档案管理工作的任务和范围，明确档案管理人员的岗位职责，使档案管理工作做到有章可循、有章可依，从而确保档案管理工作的有序进行，管理水平的不断提高。

4.3 不断提高教学档案管理人员素质 要提高系部教学档案管理工作的水平，必须不断提高管理人员的专业素质，建立一支科学、稳定、专业的档案管理队伍。见于系部教学档案管理工作的实际，要引进和配备专业的档案管理人员不太现实，这就要求在现有人员结构的基础上，经常组织开展关于档案专业的相关培训，让非专业的管理人员尽快掌握基本的专业知识，在业务能力、工作效率等方面得到快速的提升。另一方面，组织档案管理人员进行相关计算机应用能力的培训，例如办公自动化，信息处理、网络技术等相关知识，使档案管理人员队伍的知识结构得到不断更新，信息处理能力得到不断提高，以适应信息化时代教学档案管理的新要求，不断推动系部教学档案管理向信息化、数字化迈进。最后，适时开展业务评比，设立奖惩制度，不断提高教学档案管理人员工作积极性。

综上所述，教学档案管理工作的扎实开展，对提升系部乃至整个学校的教学、科研、管理水平具有不可估量的作用。只有扎扎实实地抓好教学档案管理工作，才能为系部和整个学校的教学方式方法地不断改进提出宝贵意见，为教育教学质量地不断改善提供“智力”支持，为教学管理水平地不断提高提供有力保障。

参考文献：

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