浅谈如何做好档案管理工作

安 林（河北省抚宁县就业服务局 河北抚宁 066300）

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。这就决定了档案管理的工作的专业性、连续性、高技术性、保密性，因此，档案管理人员要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对档案的管理，提高自身的素质和管理水平，从而积极推动基层档案管理工作的顺利开展。

一、档案管理工作的重要性

档案是汇集广大人民群众各方面信息的一个数据库，它为国家单位人力资源的管理工作奠定了重要的信息基础，做好人事档案的管理工作，可以极大的促进人力资源管理工作。当下，我国正不断深入事业单位改革，在事业单位转制、重构、重组以及转型等新的变革中，经常存在大量的人员调整，而人事档案资料就是保证此项工作高效、有序以及协调运行的重要的基础。因此，进一步规范事业单位档案管理工作，加强档案管理人员素质和业务培养，吸纳现代化管理技术，对于推动我国事业单位建设和发展具有十分重要的作用。

二、多方努力，做好档案管理工作

（一）领导重视，细化考核监管

领导的重视是做好档案管理工作的关键，要想进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，首先要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。其次要把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。最后要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理人员的工作水平。

（二）重视细节，做好文件收集和归档工作

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，从而，决定了档案管理工作责任重大。为此，档案管理工作必须要严格按照档案接收、鉴定、整理、保管的程序实施管理。

1.注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已工作处理完备的图纸、图片、文档、电子文档等档案一个月内必须进入局档案室，局档案室再按程序处理档案，并及时向市档案馆报送档案。

2.档案归档前，要对档案的真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，以确保档案目录、档案名称、档案存放位置、计算机管理总目录协调一致，便于日后清查、使用档案。

3.档案归档后，要切实加强对档案的保管、保卫和保密工作，坚持每月清洁库房一次、打虫一次，做好防火、防盗、防虫咬、防霉变等预防工作；坚持每半年对电子文档载体和环境进行检测，及时检查信息保存情况，做到防磁化、防辐射、防碰撞。

（三）加强“硬件”建设，完善档案设施

当前，随着业务发展速度的加快，各类档案的数量也在加速增加。相比较而言，档案的硬件建设速度与业务发展的速度在某种程度上还不是非常匹配，因此，搞好档案工作必须有一定的硬件设施做保障，以进一步提高档案管理的规范化水平，更好地服务于广大人民群众。

一是成立专门的档案阅览室。按照有关规定，做到了办公、储存、查阅的三分开；二是档案管理设备提档升级。为档案室配置档案管理专用的电脑、消防、档案柜、目录柜等设施，使库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等“八防”要求，优化档案室的储藏环境；三是管理制度进一步规范。按照《档案业务建设规范》的要求，进一步修订和完善了《档案管理人员职责》、《保密制度》等制度，并将制度上墙，严格执行，使档案管理工作更加规范化、制度化。

（四）加强管理队伍建设，提高人员素质

目前，我国有着庞大的档案工作人员队伍，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。因此，提高档案工作者的综合素质已成为我们要解决的重要课题。

1.要有高度的职业责任感

档案管理人员要正确认识档案工作的重要地位和作用，坚决克服那种档案工作可有可无的错误思想，本着对档案负责、对工作负责的精神，进一步加大档案管理工作的力度，破除档案管理工作只是“收收材料、订订档案”、不能有所作为的认识，树立正确的档案管理工作理念，把“基础”性工作放到“前提”位置上去做，变“坐等提供”为“主动服务”，切实增强做好干部档案工作的责任感。

2.要不断提高自己的专业素质和综合素质。

各门学科知识都在不断地更新，档案知识同样在不断更新，作为档案工作者只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。因此，系统的培训、讲座、自学等形式是档案管理人员提高自己的专业素质和综合素质的必经之路，是做好档案管理工作的前提保障。

三、结语

随着档案事业规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾日益突出，科学规范的做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以使档案事业保持可持续发展，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，只要我们共同努力，使档案管理工作规范化、科学化、法制化，就一定能使档案管理工作立于不败之地。

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