精益管理在医疗设备档案管理中的应用

曾冬梅，张正军

十堰市太和医院 后勤服务中心，湖北 十堰 442000

1 医疗设备档案管理的重要性

医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，是医院档案管理的重要组成部分。医疗设备档案从申购报告起即形成，它是医疗设备的信息载体，是设备管理的基础，包含从设备计划采购、使用、维修直至淘汰报废等全过程中产生的所有文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料，应充分认识其重要性。做好医疗设备档案管理对加强医院设备维修维护，提高医疗设备使用率和经济效益具有十分重要的作用[1]。建立完整的设备档案，可以为使用科室提供准确、有效的技术支持，使各科室在使用过程中有章可依，有据可查；它是设备维修人员的有力助手，为设备的维修保养提供资料及准确的数据，针对较为贵重的设备采取预防性措施，充分做好维护、维修、保养前的准备工作[2]；也是医院在购置新的医疗设备时，为领导和专家提供准确全方位的第一手数据，使决策具有科学的依据；还能为处理医患纠纷提供有力的证据，以维护医院的利益。因此加强档案管理，充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益。

2 我院医疗设备档案管理的状况与问题

我院是全国地市级医院中规模最大的三级甲等医院之一，现有编制床位2300张，员工近3000人，总资产10多亿元。其中100万元以上医疗设备有40台，50万元以上医疗设备有84台，50万元以下设备有8627台。医院所有设备台账均由后勤服务中心管理，档案材料分散在医院很多相关科室，如申购审批类资料由设备科管理，使用说明类资料大多由使用科室保管，维修保养报废类资料由医学工程部保管，设备经济效益评价资料由医院财经处保管。由于材料多、参与人员杂、归档时间长、很多重要的设备档案医院中心档案室几乎没有，仅有的部分档案被相关科室及人员借走也不如期归还，使很多大型设备档案丢失缺损，失去了设备档案的利用价值，严重影响了设备的维修和使用。为解决这一问题，自2010年起，我院在医疗设备档案管理中引进和推行了精益化管理，规范了设备档案的管理，取得了较好的效果。

3 精益管理简介

精益管理的理念来源于著名的“丰田生产系统（TPS）”。1990年，由美国麻省理工学院的詹姆斯·P·沃麦克、丹尼尔·罗斯和丹尼尔·琼斯在对14个国家汽车业进行5年的研究后提出，“精益生产”综合了大量生产与单件生产方式的最佳特征，即能降低单件成本，明显地改进品质，提供更广的产品与更有挑战性的工作。后来精益生产理论又被延伸至经营活动全过程，变为 “精益管理”。就是通过消除那些被认为是有浪费的活动来为顾客创造更多价值的一种工具。任何活动或过程，其核心在于最大限度地降低浪费，最终目标就是持续改进、追求卓越、尽善尽美。它是一种理念、一种态度、一种精神，更是一种文化的体现。精益生产冲击了100年来工业化的生产和组织方式，这一思路现已在各行各业得到广泛应用，是21世纪的主流管理模式。

4 精益管理在医疗设备档案管理工作中的应用

4.1 精益管理在医疗设备档案归档范围中的应用

精益管理运用于档案的收集整理工作中，要求档案管理人员要随着设备运行状况主动跟踪收集相关资料，层层把关、责任落实，使档案资料更加完整标准、科学规范，为医疗活动保驾护航。医疗设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长、中间环节多、参与人员杂，因此，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值[3]。归档很容易走两个极端，一是大型医疗设备的档案，设备科、使用科室及医学工程部抢着收集，造成资料庞大繁多、重复归档；二是小型设备档案资料无人问津，杂乱不齐、丢失严重。我院将精益管理运用其中，对医疗设备档案归档范围进行了一系列精益改进，将精益管理中的SOP（标准作业程序）工具作为医疗设备档案归档范围的指导标准贯穿于档案收集的各个工作流程。明确确立归档范围为一台设备从计划采购到淘汰报废的整个过程的所有资料（包括申购过程的档案和运行时的技术性文件档案两大部分）。所有设备均建立台账由设备科统一管理，一万元以上设备台账均一式3份，作为维修、回访、查阅的备份，100万元以上大型设备档案和乙类医用设备档案分别定置台账，由医院专人保管，实行一机一档。所有建立台账的设备档案均由医院中心档案室统一集中管理，并随时补充运行中的情况和维修记录，其他任何科室无权收集保管医疗设备档案原件。通过SOP的运用，推出了最优归档范围的操作方法和流程，大大提高了归档效率，归档操作程序得到有效协调，归档范围也更加规范、完善。保证了档案的完整性、准确性和系统性。

4.2 精益管理在档案管理制度建设中的应用

医疗设备的档案管理系统是我院档案管理的薄弱环节[4]，为此我院将精益管理的SOP和PDCA循环工具应用于档案管理制度的制定中，SOP理念是降低成本、减少变动和知识的积累；PDCA循环指反复运行，保证质量管理工作的顺利开展，包括计划、实施、检查、行动4个阶段。我院以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《归档文件整理规则》等相关法律规则为依据制定了专门的医疗设备档案管理规章制度和措施，将设备档案归档范围、员工职责、服务方式、利用借阅及档案销毁等明确列入管理制度中，让设备档案管理人员清楚明了并坚守档案管理制度，使设备档案管理有章可循，有章必依。档案归档后要及时登记造册，档案移交手续规范清楚，外借档案严格履行借阅手续，限定借阅期限，并及时催还；根据实际针对工作中不断出现的新问题对制度进行适时补充改进、修订完善，使制度更加精准合理，档案管理工作更加制度化、规范化、科学化。通过运行，使我院档案工作真正步入科学合理的现代化管理轨道。

4.3 精益管理在医疗设备档案管理中的应用

我院医疗设备档案管理贯彻精益管理ECRS原则（E取消 -Eliminate、C 合并 -Combine、R 重排 -Rearrange、S简化-Simplify），通过系统分析寻求改善，由原来的随时形成、随时移交改为设备科专职档案员进行档案的收集、整理、初步立卷，并登记造册；医学工程部保管的设备保养维修档案也一并交到设备科，确保医疗设备档案的完整、准确、系统和安全。中心档案室则由专人专机进行管理，实行一机一档，坚持集中、统一及分类的管理原则。医院有专门的分管领导，建立院办、中心档案室、设备科、操作维修人员四级管理网络。所有文件包括使用维修和改进工作中产生的材料，次年第一季度内一并归档，一式三份，要求材料必须完整，做好档案移交清册，交接双方签字。档案的存放遵循精益管理中的“定置管理”，建档以后放入专门的库房和档案柜，保持整齐、整洁，存放的位置要合理分配、标识明确、井然有序，做到心中有数。将精益管理8S要求中的6S运用在档案管理中，档案收档后首先“整理”出常用与不常用的档案，及时处理不可用的档案；进行“整顿”时将可用的档案，依定容、定量、定位的方式处理清楚并放置整齐加以标识；将整理出的档案工作场所、环境做彻底的“清扫”，保持干净整洁；反复贯彻整理、整顿、清扫的步骤，使之制度化，保持“清洁”美观的工作场所；加强 “素养”养成随时维持物归原位的良好习惯并持之以恒；建立“安全”制度，严格控管收集、整理、借阅各个环节的安全意识[5]；根据“彻底消除浪费”，使用6西格玛质量标准，实现环节、流程的科学性，使档案布局合理、排检科学、使用方便、管理妥善。实施“三个零”的工作目标，即“零差错”“零浪费”“零事故”。通过以上精益管理工具的运用，我院档案管理效率得到很大提高，医疗设备档案的保存更加清晰完整，查阅和利用率也得到提高，为全院实施精益管理打下了坚实基础。

4.4 精益管理在医疗设备档案的服务功能和利用率中的应用

医疗设备档案的管理应以提高档案管理效率，加大档案资源共享，准确、快速地向社会提供有利的信息资源为宗旨。我院档案管理人员通过多途径、多渠道开发档案信息资源，持续动态补充档案的相关信息,并以主动、积极、周到的工作态度保证档案资料的有效性和完整性[6]；要求有“速度”意识实时响应，为临床提供最优质的档案服务，为决策层提供决策依据。医院通过局域网建立全院共享并实施医疗设备档案的远程传输、查阅、保管，建立医疗设备电子档案数据库，档案利用信息得到重视，档案利用率得到提高，最大限度发挥了档案的价值和作用；通过档案的有效利用提供反馈，也使档案人员在工作中检查和发现收集的档案是否齐全、整理是否科学、鉴定是否准确、保管是否安全等，大大改善了档案收集的质量，提高了档案管理人员的工作能力，从而更好地为医院各使用单位服务，发挥了档案的有效作用，完善了档案的工作职能。

5 小结

通过引用精益管理工具，我们体会到精益管理要从大处着眼、从小处入手，体现精心、精细、精品、细化、细致、细节，从工作中的点滴作起。通过实施精益管理，我院医疗设备档案的各项业务流程更加清楚明晰；建立和完善医疗设备档案，并辅之科学有效的管理，提高了设备的利用率，保证了医院临床、教学、科研等工作的有效开展；持续完善、不断改进的精益管理理念使两个人的工作可以由一人承担起来，效率大大提高，档案管理成本也下降了15%，这就是精益管理的优势所在[7]。加强医疗设备档案的精益管理，不仅能使医院购置的各种医疗设备得到最大的效益回报，对提高医疗技术水平，促进医院业务建设的发展，提高设备投资的技术经济效益等方面都具有重要的作用。

[1]胡明华,余汉霞.浅谈医疗设备档案的管理与利用[J].科技档案,2010,(4):3-4.

[2]张莉.探讨医疗设备档案的优化管理与实践[J].中外医疗,2012,(11):147-148.

[3]周学武.我院医疗设备档案管理的做法和体会[J].中国医疗设备,2011,26(6):88-89.

[4]鹿泉忠.医院设备档案管理规范化的思考[J].右江民族医学院学报,2010,(6):442-443.

[5]马智宏,王治华.精益管理的探索与实践[J].中国远洋航务,2006,(6):37-40.

[6]潘思巍.医疗设备档案管理的体会[J].现代医院,2008,(1):146-147.

[7]李青.标准资料精益管理的做法和体会[J].航空标准化与质量,2008,(3):45-46.