浅谈电子文件的管理、立卷、编辑和归档

屈建春

浅谈电子文件的管理、立卷、编辑和归档

屈建春

一、电子文件的含义和特点

电子文件是人们在计算机上，以特定的格式和处理方式生成的各种信息的总和。电子文件与纸质文件特点各不相同:一是接收、阅读形式不同。电子文件是存在于化学磁性材料上的间接信息，需要借助于计算机等现代办公设备才能接收并阅读利用；纸质文件是直观的，可直接接收、利用和阅读。二是传递方式和速度不同。电子文件可直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；纸质文件基本上是用手工方式间接传递，其速度相对较慢。三是共享状况不同。电子文件可不受时空的局限，更大范围的实现“资源”共享，可用度较高；纸质文件的共享范围和时效性有很大的局限性。四是保护技术不同。电子文件载体寿命和技术寿命相对短，环境条件和信息保护要求也比较高，保存场地的面积相对较小；而纸质文件则相反。

二、电子文件的管理

1.接受、阅读、存储电子文件的计算机必须专机专用

接受、阅读、存储电子文件，要严格遵守安全保密制度和相关的纪律，做到专机专用，既不可与国际互联网连接，也不可用网络设备（交换机或Hub）连接多台计算机。确因工作需要一机两用的，必须作物理隔离，隔离卡必须采用经国家保密局批准的产品，严禁计算机硬盘转借它机。专用机的使用中应严格操作程序，严防错误操作造成泄密；及时做好专网维护和日常管理工作，切实做好保密监测，做到消除隐患、堵塞漏洞，杜绝网络泄密事件发生。

2.及时接受、阅读、存储电子文件

电子文件管理人员严格履行岗位责任制，及时接受、阅读、存储电子文件，并作出相应的处理；同时，严格保密制度，接受监督，确保电子文件管理科学、规范和安全。

三、电子文件的立卷

1.在电子文件立卷前，必须进行真伪鉴别

档案的本质属性是原始记录性，这一方面体现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。也正是档案的这种原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的效力。电子文件的鉴别是电子文件在立卷前必须要做的一项工作。这项工作的关键是鉴别真伪、区别原件与复制件。电子文件制发单位应在机内的原始电子文件上输入隐形条码或其他鉴别标识，使之与伪造件或复制件区别开来。这样隐形条码或其他鉴别标识就成为原始电子文件的唯一法律凭证或依据。目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。

2.在电子文件立卷过程中，必须正确区别电子文件的价值

并不是所有的电子文件都有保存的价值和必要，只有那些本单位工作中形成的、直接反映本单位主要职能活动的重要文件，以及对本单位工作具有指导价值和查考利用价值的上下级发送的电子文件，才有立卷归档的必要。因此，在电子文件立卷过程中，必须正确区别电子文件的价值。

3.在电子文件立卷的同时，相关的软件也必须立卷

电子文件立卷也就是将存有电子文件的磁盘或光盘立卷。电子文件磁盘或光盘立卷的同时，相关的操作系统等软件也必须同时立卷。因为电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。一旦技术过时，支持原来磁盘或光盘的软件系统在新一代的计算机等设备上将不匹配，那么载体上的信息就无法读出，电子文件如同消失，所有的案卷和相关的工作将等同“无”。

四、电子文件的编辑

1.按逻辑顺序编制案卷类目

案卷类目由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。编制电子文件的案卷类目需要按一定的逻辑顺序进行。一般来说，往年的案卷类目是编制案卷类目的指南。新编案卷类目需要根据单位性质、职权范围、内部组织结构、当年工作计划、工作任务、工作目标等逻辑顺序来进行编辑。这就要求案卷编辑人员具有较高的业务能力，可以根据具体的工作实际，把繁杂的电子文件归类编辑。否则，案卷就成了“资料堆”，无章法可寻，既不利于日后的保管，也不利于查找与利用。

2.根据特征编制案卷类目

凡文件都有“问题特征”、“时间特征”、“名称特征”、“作者特征”、“通讯特征”、“地区特征”等特征，电子文件也不例外。因此，在编制电子文件案卷类目时，应紧紧围绕“按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系”这一立卷原则，根据本单位的实际情况和文件的不同情况，灵活选用、结合选用文件的以上特征。一般来说，在一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的可行的办法。如“国务院关于严格控制召开全国性会议的通知”，这个卷具有作者（国务院）、问题（严格控制召开全国性会议）、和名称（通知）三个特征。

3.根据电子文件的保存价值编制案卷类目

在众多的电子文件中，由于其内容的重要程度不同，因而其保存价值也各不相同，进而保存期限也有长有短。在编制案卷类目的过程中，应适当考虑电子文件的保存价值，尽量将具有相同保管期限的文件编辑在同一案卷中。

另外，要妥善对案卷类目编号，认真填写卷内文件目录、卷末备考表和案卷目录及卷皮，并按一定顺序排放案卷。

五、电子文件的归档

1.以科学为前提，选择恰当的电子文件归档方式和途径

由于电子文件的载体是化学磁性材料制作的光盘或磁盘，极易损坏和丢失，因此，选择电子文件恰当的归档方式和途径极为重要。目前来说，采用网络移交方式归档，并利用优质光盘、磁盘存储为最佳。通常情况下，网络移交的途径有两条：一是将外单位发送的电子文件借助计算机信息管理网，开通电子文件归档传递网线。二是为本单位日常工作中形成的具有保存价值的电子文件，选择恰当的信息汇集点，由处理文件的计算机使用者与信息管理部门负责归档。

2.以培训为基础，建立现代档案工作队伍

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷归档工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不易与档案部门在电子文件归档上达成共识，现有的档案队伍尚不适应现代电子文件归档工作发展的需要。电子文件归档工作刚刚起步，电子档案工作队伍相对薄弱。要在以人为本的基础上，通过组织业务学习和技术培训，使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，建设一支现代档案工作队伍，承担电子文件归档工作。

3.以考核为动力，建立严格的电子文件归档制度

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，必须在电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门的密切配合下，共同形成质量较好的电子文档，并及时布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

4.以安全为目的，采取“双轨制”归档

由于纸质文件与电子文件在载体寿命、环境条件影响、技术寿命、信息保护等方面存在着保护技术上的重大差别，为了保证文件档案的安全，目前电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，即将电子文件以原始状态转换成纸质文件，纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。另外，电子文档还应多备份存档

（专栏编辑：周 权）

山东省淮河流域水利管理局 250100）