重大建设项目档案管理工作探讨

周晓芬

摘要：重大建设项目档案管理工作是重大建设项目建设工程中不可或缺的一环，做好重大建设项目档案管理工作，能有效满足对于重大建设项目竣工后的生产、运行、维修、扩建提供服务的需求。笔者结合自己多年档案管理的工作经验，对如何做好重大建设项目档案管理工作尝试进行探讨。

关键词：重大建设项目；档案；管理

档案管理工作是一项管理性质的工作，是一项利在当代功在千秋的工作。它直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务，其服务性和政治性的特征，决定了档案管理工作的进行，必须严格按照规定的流程进行；重大建设项目的档案管理，是项目的提出、立项、审批、勘探设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，认真细致的做好重大建设项目档案管理工作，是重大建设项目建设的重要环节。

一、重大建设项目档案管理工作的形成与特点；

1、重大建设项目档案管理的形成；

重大建设项目是庞大的社会系统工程，具有投资数额大，资金来源渠道多；建设工期长；施工、设计、科研单位多，并且资质参差不齐；国内外新技术、新材料、新设备大量引进和采用等特点，对整体工程的要求也比较高，一般都是涉及到国计民生的骨干项目；在整个重大建设项目建设的过程中，会形成各种文字、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料，对这些材料进行建档，形成规范化的管理，这就是重大建设项目档案管理的形成过程。

2、重大建设项目档案管理的特点；

（1）重大建设项目档案一般都具有数量庞大繁芜的特征，且种类繁多，因为在其形成过程中，由于重大建设项目是个系统工程，各种子系统整合起来，才构成整个的重大建设项目工程，其档案形成同样如此，也是由各个子系统的档案所构成的。

（2）重大建设项目档案的价值一般比较高在，这是由于重大建设项目的工艺设备和工程组织相较一般性质的工程要先进和周密，对于今后类似工程的建设，可以提供很高的参考意义，所以做好重大建设项目档案管理，不仅仅是对项目本身的一个备查备考的作用，更是着眼于未来的一项非常有意义的工作。

（3）重大建设项目一般周期都很长，跨年度甚至数年的情况是非常普遍的，所以重大建设项目档案管理工作一般周期也相应很长，这就要求从事重大建设项目档案管理工作必须要有充分的耐心，档案管理人员相对稳定，坚持开始确定的原则，从而保持整个档案工作管理的完整性。

二、重大建设项目档案管理要科学分类；

由于重大建设项目档案管理是一项长期性质的工作，其由多个子系统的档案构成，这就决定了必须采取科学的分类方法对各项文档进行分类，才能保证整个重大建设项目档案管理工作的完整性。

一般重大建设项目档案管理可以采用以下几种分类方法来达成合理分类归档的目的：

1、分项工程组卷法，这里面也包含将一个项目或者单位作为一个子项目的分类标准进行组卷，这种组卷方法，可以有利于对一个子项目的档案快速检索，但是，不利之处在于，对于整个工程中同一问题的分析比较就不容易进行。也就是说，这种分类方法，有利于纵向检索但不利于横向检索。

2、对于施工文件，可以采用结构或者专业、阶段组卷法，按照工程或者设备的结构，以及工程进行的不同阶段进行组卷的优点在于，方便进行阶段性检索，在出现问题的时候，可以进行分阶段排除。

3、专题组卷法，对于涉及同一问题的文档进行组卷分类，这里面包括同一特定的问题，或者是同一类的问题，一般管理性质的文件可以采用这种方法，比如各种批示请示，这些都属于内容单一的行政文书，按照这个方法归类，可以保持整个行政文书的完整性，避免漏一挂万情况的出现。

4、对于一些具有明显时间段特征的档案，可以采用时间组卷法，将同一时间段形成的文档归结为一处进行建档管理。

5、按照名称上的共性分类归档，相同名称的文档归为一处，这样可以快速检索。

6、按照文档的来源进行建档；这个来源，既可以按照来自于同一地区这个标准，也可以按照针对同一地区这个标准，根据文档数量的多寡合理采用。

三、做好重大建设项目档案管理的工作必须认真细致，严格遵从科学管理原则；

重大建设项目档案管理的目的在于保证档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用。为竣工后的生产、运行、维修、扩建服务。更为了对将来同类工程建设可以提供重要参考，因此，必须认真细致做好重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全。

1、系统收集各种材料。必须对照归档的范围收集各个部门和人员工作中形成的各种材料，并认真检查这些材料，确保其完整性和准确性，且必须是原始材料。

2、对于收集到的各种材料，根据其性质、用途等特征进行科学分卷建档；

3、对卷内文件进行认真细致的整理，这是重大建设项目档案管理工作的重要环节。整理可分以下八步，第一、对收集整理的文件材料按建设项目档案的归档范围进行鉴定，剔除不属于对档范围及重份文件。第二、将应归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同的形成阶段、不同的单项工程，文件材料不能混淆在一起。第三、同一单项工程内，按不同专业分开排列。如果该工程是由若干单体工程构成，则想先将文件材料按单体工程分开，同一单体工程下分专业。第四、分类组卷。管理性文件材料按问题分类组卷，图纸按专业分类组卷；施工文件按形成规律组卷，如原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或分批分类组卷，质量检验、评定记录但单位、分部、分项工程组卷。第五、根据文字材料、图表、图纸的多少，组成若干个案卷。第六、卷内文件材料排列。一个项目内形成的文件材料数量不多时可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列按形成阶段的先后顺序排列。如果文字材料、图纸分别组卷的，则可将反映同一问题、同一结构的文件材料排列在一起，或按时间顺序、重要程度排列；图纸则按图纸目录的顺序排列；同一案卷中有文字、有图纸的则按文字材料在前，图纸在后排列。第七、案卷装订。第八、编目。

4、其它工作，包括案首的处理，目录的填写等等；分类管理过程中认真做好卷内目录的填写，有利于方便检索，卷内目录的填写，第一要注重项目的完整性，包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、形成时间、页码，以及说明有关情况的相关备注，都必须注意不得遗漏；第二要保持目录填写的规范性，比如时间格式、字体大小等。而在案首的处理上也需要仔细，案首工作也就是案卷封面内容的填写，主要包含了对案卷形成单位的标注，统称立卷单位，对卷内文件起始时间的填写，统称立卷时间，按照期限划分的标准，将文档准确区分为永久、长期、短期等不同保管时限，这个统称为保管期限，区分这点有利于减少过时文档的积压。最重要的一点，还必须对文档标注保密级别，这是很容易遗漏的细节，也从侧面反映出档案管理人员保密意识的强弱。

重大建设项目档案管理是重大建设项目工程中的重要环节，项目档案既是竣工验收的内容，也是竣工验收的重要依据，档案部门参加工程验收是保证工程档案资料符合验收标准的关键，是档案工作的重要职责。由此可见档案管理在重大建设项目建设工程中的重要性；从事重大建设项目档案管理的工作人员，必须从思想上高度重视这项工作，认真细致对待这项工作的各个环节，充分利用计算机等各种现代化的设备，提高档案管理的效率性，使档案管理工作更好的服务于重大建设项目这个大局，为经济建设提供优质服务。

参考文献：

[1]《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发[2006]2号）

[2]《对水利工程重点建设项目档案管理工作的思考》，江波，田军，中华园林网，20070426；

[3]《归档文件整理规则》DA/T22-2000（中华人民共和国档案局2000-12-06发布2001-01-01实施）