基于财务软件的固定资产模块应用探析

　　摘要：文章结合金蝶KIS标准版财务软件的运用实践，就固定资产模块应用中需要注意的若干问题进行探析。
　　关键词：财务软件 固定资产模块 初始化 卡片 分析报表
　　中图分类号：F233 文献标识码：A
　　文章编号：1004-4914（2012）10-138-02
　　固定资产模块是财务软件的一项主要功能模块，它不仅可以对固定资产的增减变动进行核算，还可以在月末自动计提折旧和减值准备及进行与固定资产有关的报表输出。如何有效地对固定资产模块实现科学化应用，是一个现实的课题。本文结合金蝶KIS标准版财务软件的运用实践，就固定资产模块应用中需要注意的问题进行探析。
　　一、熟悉固定资产管理系统应用基本流程是固定资产模块应用的前提
　　固定资产模块功能包括系统初始化、日常业务处理和查询输出。系统初始化主要包括参数设置和初始数据设置，其中初始数据设置主要是建立固定资产卡片，用以记录启用系统时固定资产的各项数据。日常业务处理主要是资产的增、减、其他变动，以及折旧处理、计算减值准备和数据输出等过程。经固定资产管理系统日常处理后，可以进行查询输出。固定资产管理系统提供了强大的查询功能，系统可以查询输出固定资产变动资料、固定资产卡片、固定资产账簿、固定资产价值结构分析表等信息，并根据需要进行查询、分析。固定资产管理系统的基本应用流程如下图所示：
　　二、固定资产管理系统初始化是固定资产模块应用的基础
　　固定资产管理系统初始化是根据企业的具体情况，建立一个合适的固定资产管理系统的过程，这是该系统进行日常处理前要做的一项非常重要的基础工作。主要包含两部分内容：系统初始化的准备工作和系统初始化要完成的基础设置。在KIS标准版中，固定资产管理系统是需要与账务处理系统配合使用的。因此，固定资产管理系统初始化的资料准备和系统设置工作，应该在账务处理系统初始化的基础上进行。
　　第一，系统初始化准备工作。按照固定资产管理系统要求，对固定资产各项信息进行整理和设定。主要包括两部分内容：一是基本入账信息：固定资产代码、固定资产类别、使用情况的界定、入账日期的界定。二是折旧信息：折旧方法、折旧费用科目。
　　第二，系统初始化要完成的基础设置。在账务处理系统系统初始化准备工作的基础上，固定资产管理系统初始化需要做如下工作：参数设置和基础数据录入。参数设置主要是选择、确定本系统的核算和管理基本原则和方法。系统主要是针对“固定资产减值准备”是否参与核算进行设置；基础数据录入主要包括设置部门和原始固定资产卡片录入。在固定资产管理系统中，固定资产计提折旧要按部门进行，因此在系统初始化时需要设置部门，即在完成账务系统初始化建立新账套、用户授权和设置账套选项等工作后，在“初始设置”窗口中，单击“核算项目”功能，进入核算类别和核算项目设置窗口，在核算类别窗口选中“部门”选项卡，进行部门设置。当系统初始化完成后，也可以在“系统维护”窗口中单击“核算项目”功能，进行类似操作以维护部门信息。
　　三、原始固定资产卡片录入是固定资产模块应用的关键
　　固定资产卡片是固定资产管理与核算的起点，因此，固定资产卡片录入是固定资产模块应用的关键。固定资产卡片包括：基本入账信息、折旧与减值准备信息和本年变动信息三个选项卡，一张卡片即代表一项固定资产，也是资产卡片文件中的一条记录。卡片处理是系统的重要内容，主要包括：原始卡片录入和新卡片录入、卡片修改、卡片删除、资产减少和卡片输出等几个方面。在卡片输入中需要注意以下几方面：一是固定资产原始卡片输入是开始使用系统时现有的固定资产数据输入，它是固定资产管理系统输入工作量大、处理数据最多的工作；为了保障输入的正确性和连续性，提高输入速度，应该在开始输入前对固定资产进行全面清查盘点，做到账实相符，并整理好企业内所有截至建账月份初的资产数据及相关资料。二是注意对固定资产编码进行科学设计。一般地，固定资产编码结构主要有以下几种设计：（1）资产类别编号+序号；（2）部门编号+序号；（3）资产类别编号+部门编号+序号；（4）部门编号+资产类别编号+序号。企业应根据自身核算需要和资产规模确定本企业的编码方案，方案一旦确定，输入资产时系统可以自动按照编码规则给每项资产编号。三是原始卡片输入时，原值、累计折旧、累计工作量级项必须录入月月初的价值，已计提折旧月份布包括使用期间停用等不计提折旧月份，否则无法正确计算折旧。
　　四、正确应用成批录入处理是固定资产模块应用的技巧
　　固定资产卡片是固定资产管理系统输入工作量比较大的工作，系统提供了成批录入功能。即如果一次购入了多项固定资产，可以在固定资产增加窗口中一次录入，只生成一张相应的记账凭证。具体做法是：在录入完毕一项固定资产数据之后，调整“记账凭证”之前，单击“新增”按钮，上次录入的固定资产的代码就会出现在固定资产代码下面的小窗口中。就这样依次录入，直到本批全部固定资产都录入完毕后，单击“确定”按钮就可以完成本批固定资产数据的录入工作。在处理固定资产减少时，系统也提供了成批处理的操作。如果一次减少多项固定资产，可以在固定资产减少窗口中一次处理，只生成一张相应的固定资产减少记账凭证。其操作过程与成批增加固定资产是一致的当期减少的固定资产，当期仍按期未状态计提折旧。
　　五、固定资产报表分析是固定资产模块应用的内在要求
　　固定资产系统的日常处理结果都是以报表的形式提供给财务人员和资产管理人员的。同时在固定资产管理过程中，需要及时掌握的资产的统计、汇总和其他各方面的信息，一般也以报表的形式给出，供使用者查询和分析。企业还可以根据需要利用系统提供的自定义报表工具定义自身需要的其他报表。包括固定资产使用状况分析表、固定资产构成分析表、固定资产价值结构分析表等，KIS标准版系统提供了相关功能。如提供了固定资产卡片清单、固定资产增减表、固定资产变动资料查询、固定资产使用情况分析表、固定资产构成分析表、固定资产价值结构分析表。此外，为了使报表数据更直观、更形象、更易理解，可以把有关数字表用图形形式表示，即对报表图形分析。如固定资产使用情况分析表是一张固定资产分析的辅助报表，用于按照固定资产的使用情况进行分析，系统可生成相应的分析情况圆饼图，供查询、分析。这些报表输出和分析有助于财务人员和企业管理层及时了解掌握企业资产使用、分布状况和固定资产金占用情况，为加强固定资产管理提供依据。
　　总之，熟悉固定资产管理系统应用基本流程，重视固定资产管理系统初始化和原始固定资产卡片录入，正确应用成批录入处理的技巧，根据需要利用好系统提供的报表工具等是有效地对固定资产模块实现科学化应用必须注意的重要环节。
　　参考文献：
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　　2.吴沁红，史振生，常丹.会计信息系统—─面向财务部门应用[M].电子工业出版社.2006.1
　　3.赵秀云.财务信息化禁忌40例[M].电子工业出版社，2007.1
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