浅谈在定式公证书格式中灵活使用加“注”防范公证风险

　　摘要：公证书格式历来是作为公证证明方式的具体承载而在我国公证制度的构建中占有重要位置，其具体体现便是书写格式的规范化，目前，我国公证活动中使用的公证书格式分为定式公证书格式与要素式公证书格式，文章在目前格式规定的框架下如何灵活使用加“注”来弥补定式公证书格式，实践中越来越体现出其在使用中的不足和实用上的缺陷方面展开研究。
　　关键词：定式公证书格式 加注 公证风险 防范
　　中图分类号:D923 文献标识码:A
　　文章编号:1004-4914（2012）10-066-02
　　公证书是公证机构按照法定程序和格式制作的，具有特殊法律效力的法律证明文书。在我国，公证文书的规范化一直受到充分的重视，《公证法》第32条规定：公证书应当按照国务院司法行政部门规定的格式制作；《公证程序规则》第42条规定：公证书应当按照司法部规定的格式制作。可见公证书格式历来是作为公证证明方式的具体承载而在我国公证制度的构建中占有重要位置，其具体体现便是书写格式的规范化。目前，我国公证活动中使用的公证书格式分为定式公证书格式与要素式公证书格式，定式公证书格式与要素式公证书格式二者的区别不同主要在公证证词部分，定式公证书格式固定化，使用时主要对涉及的当事人名称、时间、地点等进行填充，其他证词内容基本不做变化；要素式公证书格式则针对公证事项的不同法律特性规定了其公证证词应包含的各项必备要素与选择要素，具体内容则需公证员根据办证的实际情况充分撰写，能够比较充分地满足对复杂公证事项的证明需求。
　　司法部1981年制定的24式、1992年制定的56式、2011年制定的35式公证书格式都属于定式公证书格式。在要素式公证书格式中加“注”是普遍方式，本文所谈的公证文书加注，是特指35式公证书格式的加“注”。
　　一、定式公证书格式加“注”的发展过程
　　定式公证书格式加注，早见于上世纪90年代，司法部《涉台公证工作座谈会会议纪要》（司发（1990）015号）中载明：“由于亲属关系公证书既可用于探亲，又可用于继承在台遗产，为防止遗漏法定继承人，对凡用于赴台探亲的亲属关系公证书的证词中增加使用目的的内容”，即后来《涉台亲属关系公证书》中在定式公证词后附加上的“本证书用于赴台探亲、本证书用于赴台继承”等等内容的“注”。
　　2003年，司法部在关于公证处办理居民身份证复印件与原件相符公证的批复司复[2003]15号中载明：申办此类公证，必须由当事人亲自申请并提交证明其符合上述申办用途的材料。在公证书证词中，应当明确限定公证书只用于该项公证申办事由，用于其他事由无效。即在定式格式证词后另起一行加注“本公证书仅限用于XX，用于其他事由无效。”
　　2011年10月1日起实行的司法部（2011年版）《公证书格式》定式公证书格式中载明：根据需要，可以另起一行注明公证书用途，如“本公证书用于办理继承XXX在台湾的遗产手续”。以下各格式相同，不再另行加注。
　　可见，“注”从原来特别规定的定式单项证词中才能加特定的“注”，已发展到在新35式定式格式公证书中根据需要可在任何一种定式证词中使用，加注从特定格式使用到这次新定式中越来越广泛的使用，说明了灵活使用加“注”的重要性，原有定式格式的简单、零散在发展时代的实践中越来越凸现出公证书在使用中的不足和实用上的缺陷，而加“注”正可以弥补其不足和缺陷。
　　二、定式公证书格式灵活使用加“注”的重要意义
　　所谓公证文书格式中的“注”，是对格式中相关内容的说明或者解释，是对格式内容的必要补充，是需要贯彻执行的内容。正确领会“注”的内容，是对正确适用格式，解决实践中的常见问题具有指导意义（见司法部律师公主工作指导司编《定式公证书格式使用指南》）。
　　在公证工作个人实践中，感觉灵活使用加“注”，对拓宽定式公证书格式的使用、方便当事人以及保护公证员自己等具有重大的意义。例如有一哈尔滨人在福建XX工作，东北老家一处不动产要转让，本人无法回去，欲委托家里人代办，而到公证处申办委托公证。在此份委托书公证中，公证处对委托书中涉及的“婚姻事实、不动产产权是否真实存在，是否存在产权共有关系”等的审查有二种方式：一是形式审查，公证员通过审核当事人提供的结婚证、产权证影印件来证实“婚姻事实、不动产产权人等”，程序比较简单，可以在较短的时间内出证；二是实质审查，即按民法通则第55条规定做审查，对其婚姻关系和不动产的真实性、合法性进行审查，此类审查，要么是公证员外调，远赴千里到实地耗时耗力的核实，要么是由公证处发函后，漫长的等待同行复函，二种途径的核查都会大大增加当事人的办证费用和等待的时间。考虑到办理此类公证要求的“快捷、方便”、使用的“及时性”等因素，为此，公证处就建议按照第34式定式公证书格式加“注”方式，对当事人提供的委托书内容做形式审查，按签名类予以公证。征得当事人同意，公证处当天就可办结该项公证发给当事人使用。这个例子说明，灵活使用定式公证书格式中的加注，能解决许多实际问题：一是解决了因公证调查难度大，导致出证时间长；二是相当减轻了公证员承担的风险责任；三是避免了因调查取证导致的公证成本提高，从而达到公证机构、当事人、证书使用单位三方共赢的局面。
　　三、如何灵活使用定式公证书格式加“注”
　　如何灵活使用定式公证书格式加“注”，需要公证员结合实际，认真分析，加以运用。作者根据自己的工作实践，总结出加“注”的几个原则，以供参考。
　　1.有规可依地加“注”。如在中公协出台的《办理房屋委托书公证的指导意见》第十条中规定，公证机构适用《公证程序规则》第三十八条的规定办理涉及处分房屋的委托书公证，可以在公证书中加注：“本公证书未对委托人是否具有处分权做出证明”；中公协业务规则委员会在《主要公证事项告知内容和询问笔录参考格式之一》的“房屋委托公证告知书参考格式”中也是认可委托处分房屋的委托书公证采用第34式定式公证书格式出具并可加注。
　　2.有规可依地不加不适当的“注”。“注”也不是什么内容都可以加的，更不得通过加注的方式规避公证机构负有的法定义务，如前述申请办理出售房屋委托公证的当事人是否为房屋所有权人，参照中国公证协会《办理房屋委托书公证的指导意见》第十条的规定，可以在公证书中加注：“第十六条，……仅对转委托人的签名（印鉴、指印）和签署日期进行证明”，不应加注“本公证书对XX为房屋所有权人未予证明（或未予审查）”之类等内容。在此类转让房屋的委托公证书证词中加注，主要是告知不特定的第三人，公证处只证明了签名、日期和签署地点，配合这份公证书使用的前提是对公证书中涉及的财产需要进行另行的实质的审查。
　　3.灵活合理地在公证文书上进行加注，重在把握加“注”的尺度和实质精神。加“注”使用的好就可以达到防范风险的作用。从本人目前实践来看，定式公证格式加注的使用，主要是达到两方面的目的：一是限定该公证书的用途。以继承类定式亲属关系公证书为例，如有一当事人的父亲意外死亡，当事人只知道父亲生前在某银行留有存款，但其父亲并没有留下存折，当事人也不知道存款的具体金额，在此案中，当事人直接申请继承公证是不符合受理条件的，只有先确认遗产的详细情况，才能进入继承程序，为此当事人就要先向公证机构申办一个“亲属关系”公证，用于查询死者生前开立的银行账户和存款额的实际情况，实践中，为防止银行等部门误解该类与死者有关的“亲属关系”公证书具有继承权证明的功能，公证机构均会在定式公证格式证词后另起一行“注”来限定用途：本证书仅用于查询银行帐号和存款金额；二是明确该公证书的证明内容和使用效力，比如前述的委托房屋交易的案例，在定式公证格式证词后另起一行“注”：本公证书仅对委托人的签名（指印）和签署日期予以证实，本公证书未对委托人是否具有处分权做出证明；本委托书所涉房、地产的产权状况请到当地房、地产管理部门查询；配合这份公证书使用的前提是对委托书中涉及的产权等内容，公证书受文部门需要进行另行的实质的审查。
　　在定式公证格式中加注公证书用途，能够明确公证文书的使用范围和效力，为接受使用单位采证公证文书提供了明确的指导；而明确公证书的证明内容和使用效力，防止误读或扩大公证效力，也是防范公证执业风险、减少公证投诉的有效手段。
　　4.灵活使用加“注”要防止随意性。灵活使用加“注”的本意不是随意使用，正如裁判文书是司法公正的最终载体一样，公证的作用最终体现在公证文书上。推行新定式公证书在全国普遍使用，对公证员的个人素质和法律水平提出了更高的要求，这一高要求的产生和存在是公证书使用部门和当事人的需要，是公证业务向经济领域深层次拓展的需要。公证服务民生、经济、服务社会是主旨，准确表述相关内容，充分体现“注”所要求的核心内容和要素，让公证书加“注”发挥最大的功用，从而达到公证机构、当事人、证书使用单位三方共赢，这才是使用加注本意的体现，所以要防止定式公证书加“注”的随意性。
　　四、结束语
　　总之，公证员可以在按照修订后的定式公证格式的要求撰写填充公证书证词的同时，通过不断的实务实践，探索灵活使用加“注”的好方法、方式，以弥补目前定式公证书格式的不足