施工企业项目部电算化系统管理效能浅析

摘 要：建筑施工企业项目部与公司职能部门所在地分离是施工企业内部构架的特点，内部构架的特点决定了职能部门与项目部之间沟通与监管关系的特殊性，另外职能部门的管理偏重于规范性；而项目管理因为情况复杂，通常以工程推进的程度为主导，管理的及时性相对重要。职能部门与项目部之间管理导向的不同表明需要在职能部门和项目部之间建立可实行跨地域沟通与监管的沟通平台，以减少信息不对称现象，提升沟通效率，达到监管效果。基于会计电算化的信息系统是沟通平台建设的最佳选项，本文从施工企业财务管理的角度出发，阐述实施会计电算化对财务人员工作内容调整，工作质量提升、财务制度执行力度、财务监管方面的重要促进作用，以证明信息系统的管理效能。

关键词：建筑施工 项目部 电算化 财务工作

中图分类号：F407.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）11（a）-0144-02

建筑施工企业施工工地与公司所在地分离的情况非常普遍，因而大部分是以项目部形式具体负责项目管理工作，由于工程完工验收后，合同即履行完毕，合同关系随即消失，若无继续施工必要，项目管理人员及机械设备会随即撤离，因而一般不会为所负责的项目专门建立分公司，但为使项目规范运作，项目部一般应有基本的组织构架，财务人员必不可少，但项目部并不是独立的法人主体，项目部财务人员无法自主对外开展工作，但项目部财务人员在施工现场，可随时跟踪项目进程管理，对项目的熟悉程度明显强于处于外地的公司财务部门，公司财务部门具备对外开展工作的权利，但缺乏跟踪项目管理的条件；项目部财务人员与公司财务部门之间的地理距离也为财务工作的规范管理带来了难度，公司财务部不可能随时随地对项目部财务工作实行监控，项目部财务工作也时常处于财务部门要求与项目部负责人要求的“双重管理”格局下。项目部财务人员如何与施工企业财务部分协调运行，促成信息了解的对等，化解项目部与公司之间的矛盾成为一大难点，本文着眼于项目财务人员与公司财务部门沟通平台的建立，认为加强公司与项目部之间整体框架内信息化的建设、实施可进行财务数据资源共享的财务电算化系统是解决沟通协调问题的关键所在，通过信息化平台的建立，可促进财务人员之间、财务与其他业务之间工作关系的调整，强化财务制度的执行力度、提升工作效率，以及其它一系列财务管理目标的实现。

1 减轻公司财务部门工作强度，为成本分析创造条件。

在项目部实行电算化系统后，可改变目前施工企业财务部们有关项目部账务的处理方式，目前的账务处理模式是项目部财务人员不进行账务处理和费用明细账的分类汇总，即使每次报账时将报送的费用进行了简单的分类，但每月并不连续，而且对于发票与付款相分离的业务无法进行相应的分类统计，项目部财务人员专注于付款支出，所有的账务处理由公司会计进行，相当于公司财务部门项目部主管会计兼任了所有项目部的记账会计，工作量非常大；电算化系统开通后，大部分会计业务将由项目部财务自己解决；另外公司财务部门可随时查看项目部账套，可随时进行账务处理，可解决单据处理的积压问题；待系统运作成熟后，公司财务部门可把主要精力投入项目财务监督及项目审计；费用分类分析时，费用分类的统计分析将结合公司财务帐套和项目部帐套，以实际业务为准进行分析。

2 强化备用金付款申请审批制度。

项目部资金通常以项目部名义向公司借备用金的形式存在，对项目部业务台账的审核是付款业务的重点，但在目前无电算化的情况下，台账审核处于最弱的环节，开通系统后将有效改变这一状况，对台账监管成为可能；项目部报送的单据和台账并不能及时到达财务部们，即使及时到达财务部门，财务部门也要花费大量时间对相关财务资料进行整理以及台账复核，方可将项目部台账作为付款审核的依据；电算化系统开通后，公司财务部门将逐笔审核项目部付款业务，项目部帐套所生成资料将成为日后备用金付款申请审核的主要依据，具体审核时可通过项目部、公司帐套存储数据及报送的台账为主要依据进行审核，三者一致方可付款。

3 为正确账务处理创造条件

由于项目部工程合同及结算单并不严谨标准，或者根本不存在结算单或合同，与之相应的其他资料如工程量结算明细单等并不齐全，并且大量业务无法确认是否有合法发票，大部分项目部的管理水平无法对结算单进行标准的账务处理，直到收到发票或付款时才进行相应的账务处理。

正确的账务处理应为：

收到结算单时，借：工程施工；

贷：应付账款—暂估，或贷：预提费用。

系电算化开通后，可根据项目部帐套了解欠款业务，并据此进行相关的账务处理，公司有关负债统计将更加真实可靠，公司财务部门也可根据帐套进行付款审核，并监督资金支付；项目部电算化系统开通并与公司财务部对接后，会极大提高公司内部管理水平，财务报表更加真实可靠，为以后的内部审计创造条件。

4 促进项目部财务工作质量提升和职能转变

电算化系统开通后，将以规范化的账务处理约束财务人员的行为，逐步形成完善的业务模式；项目部财务不仅要对资金支出、财务票据按照会计原则进行记录，还要对项目部财务资料进行归纳整理和分类，财务资料的整理必须符合账务处理要求，能够为账务处理和资金支付提供充足合法合理的支持，账务处理还要适合检索需要，将账务处理与项目部管理实际相结合；通过电算化系统对项目部财务进行约束，必然加强对项目部相关业务的约束，扩大项目部财务业务范围，由单纯的资金支出管理向上扩展至资金的计划申请、付款资料凭据的整理、工程进程统计管理、付款审核，向下扩展至费用的统计分析，资料存档管理；项目部财务人员可将主要精力投放于合同、结算单及单据审核等业务监督上。

5 适应企业业务发展，为配合项目审计及设立分公司的需要

施工企业常会承接大量总包业务和BT业务，为满足这些业务付款方式要求，项目费用将经过甲方委托的独立审计通过后方可取得工程款，公司加强对项目部财务及其相关业务的管理成为十分迫切的要求，为项目审计提供切实可行的财务资料和依据成为非常重要的工作，公司财务部可通过电算化系统随时跟踪项目资金的动向及业务整理，及时发现问题及时处理，为项目审计做好准备，另外施工企业可能在项目部基础上成立分公司，项目部财务资料的账务处理质量奖将直接影响分公司财务工作，电算化系统将成为财务工作及整个工程项目业务工作整理的最重要的工具。

6 可促进项目部与公司各职能部门之前的业务联系

由于项目部远离公司各职能管理部门单独办公的原因，职能部门对项目部监管或服务可能缺失，致使职能部门与项目部之间由于工作关系、权限分配等因素产生沟通不畅或管理不协调等问题，很大原因在于职能部门与项目部之间有关工程信息掌握不一致，职能部门对项目部工程合同、采购合同（业务）的审批缺乏或者审批无实际意义，公司工程部无法对项目部有关工程施工进程全面掌握，项目部有关小型施工业务的管理无法与工程部对接，船机部对项目部采购业务的审批缺乏计划性，项目部采购业务的随意性很大；电算化系统开通后，项目部财务人员将借助用友系统对工程进程、付款依据、结算单等进行有效整理，为工程部项目管理提供充实的依据，逐步规范事前审批。

7 促进项目部财务工作的规范性、连续性和及时性。

项目部财务人员素质和能力直接关系到项目部资金的安全和管理水平，施工企业项目部没有开通电算化系统的，有关业务的记录仍然停留在通过办公软件Excel进行统计的阶段，统计信息并不全面，而且该统计仅局限于项目部重要业务的统计，无法覆盖财务管理的其他内容，管理风险较大。

项目部资金管理中容易出现漏洞的情况有：项目负责人兼任财务工作、财务人员中途离3c0b4a0801522532727b8f27f931a1d4职或调动、项目前期筹备时人员配备不齐全或项目完工时人员的逐步撤离、项目部财务人员长时间不与公司财务部联系、项目部财务人员对工程付款业务不做台账统计等因素均会产生项目部资金管理的混乱；针对资金管理产生混乱的原因，施工企业财务部门往往会做大量有针对性的工作，在人员上进行调整，在项目部财务的业务处理上进行规范，专门进行业务培训，专门制定管理制度等，但由于项目部管理的复杂性，财务工作的执行力度往往不尽人意，必须在财务工作的规范性、连续性、及时性上加大力度，但在缺乏电算化系统的情况下加强以上工作非常困难。

在规范性方面，由于项目部财务无需进行账务处理，在判别所做财务工作尤其是资料整理是否符合财务管理要求方面显得随意，各项目部情况千差万别，管理水平和风格均不一样，项目经理的要求也不一样，项目部业务复杂，为不影响项目工程的推进，屈于交易方或项目经理的压力，项目部财务人员很可能不同业务不同标准处理，公司财务制度在项目部的执行力度相当有限并且持续性不强，项目部相关人员对财务工作的抵触以及项目部与财务部之间因为业务管理会产生不少矛盾，在有些财务要求执行方面甚至出现反复、倒退的现象。

在连续性方面，如果项目部在项目施工的整个过程中始终有专门的不更换的财务人员全程跟踪管理，在业务管理方面始终坚持相同的财务处理标准，可在一定程度上确保财务工作的连续性，但处于资金监管相互牵制的需要，项目部财务人员不可能与项目经理长时间相处，因而财务人员调动将成为常态，在项目接近完工准备清理账务时，遗留问题解释不清的原因大部分由于对相关业务的记录不连续所致。

在及时性方面，受交流方式所限，公司财务部门不可能参与到项目部财务的日常财务管理中去，公司财务的大部分工作停留在将其票据进项账务处理的层面，公司财务部需要多方面了解跟踪项目部财务和其他业务的管理，缺乏电算化系统的情况下，了解沟通的渠道欠缺；大部分的交流通过电话或每月的资金余额核对时，通过对票据的清理来发现问题，公司财务部不可能实时了解项目部财务的日常财务处理状况，不能事先或事情发生时当即予以解决，在项目部财务向公司财务部反映相关问题时，实际款项已支出或事情已经复杂化，或者补救措施非常有限，经办人员不予配合的情况很多。

电算化系统建立起来后，将对项目部财务工作的规范性、连续性和及时性起到极大的促进作用，项目部财务信息将通过财务系统与公司财务部实现共享，公司财务部会计将真正意义的参与项目部财务的日常管理业务，公司财务部会计将与项目部会计协同处理会计业务，可促进公司财务与项目部财务权限的合理分配。

通过实施并运用财务管理系统对项目部业务进行梳理规范，并将从中总结出的较好的业务模式进行固化，可在很大程度上加强财务规范的执行力度，公司财务部的有关规范性要求将通过财务软件的设置连同财务制度一起下达，公司财务部可随时监督财务要求的执行情况，及时判断是否符合财务规范，对不规范的业务操作及时予以制止，对特殊事项及时了解情况，财务规范的要求将从以前的公司财务部制定、项目部财务执行的模式变更为项目部财务建议、公司财务部制定、项目部财务与公司财务协同操作、公司财务对项目部财务实时监督的模式，新的模式可在很大程度上确保财务规范的执行力度。具体操作中，没有达到资料要求标准的、手续不健全的不得录入系统进行账务处理、付款审批不能通过等方式约束项目部财务人员规范业务，通过财务制度的强力实施对项目部业务的梳理形成倒逼机制，理顺项目部财务人员与其他管理人员的工作关系，准确定位财务人员的工作角色，充分发挥项目部财务人员的能动性。另外公司层面大量的管理要求将延伸至项目部，如资金日报、资金预算等。

利用财务软件系统的存储功能，大量财务和工程方面的信息将保存于财务系统并得到梳理，随着财务记录的延续，财务和工程进程的活动轨迹将完整的保存于财务系统并延续至最新状态，另外还可以财务系统为索引对系统外的资料进行归集整理，公司财务部与项目部财务共同跟踪项目施工的整个存续期间，财务系统信息资料因为人员变更而丢失的情况将大为减少，不会出现付款申请缺乏依据的现象；系统开通使得公司财务部与项目部之间沟通渠道大大拓宽。

保证财务信息的及时性是财务工作非常重要的内容之一，公司财务部将通过财务系统随时了解项目部业务进展并督促项目部财务及时记录并更新财务信息，将加大项目部账务处理频率，可做到资金的日清月结，今日事今日毕；通过财务系统公司财务部已能随时参与项目部财务工作，项目部财务工作中出现的问题将能随时反映至公司财务部并得到及时解决，遗留问题将杜绝，尤其是对于项目部资金管理，公司领导及财务部将能随时掌握并监控项目部资金状况，对保证项目部资金安全将有很大好处。