努力提高高校学院办公室信息工作质量

摘 要：高校是培养高级专门人才的基地，是教学科研的重要场所。高校的各项工作都是围绕着教学和科研这一育人为中心工作开展的。信息工作以其独特的魅力，在高校的工作中扮演重要的角色，起到沟通内外的“渠道”、是联系上下的“神经”。高校学院办公室作为基层“参与政务，管理事务，搞好服务”的综合部门，是各种信息的集散地，处于信息来源与收集处理的前沿阵地。及时收集信息、正确分析运用信息，为院校领导决策提供服务与参考，为院校内各部门诸项工作有效开展提供依据和经验是办公室的重要职责之一。因此，搞好高校学院办公室的信息工作，对新时期学院的科学发展，综合实力的提升，具有十分重要的作用。

关键词：高校 学院办公室 信息

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）11（a）-0250-02

1 正确认识学院办公室信息工作的重要作用

当今，信息对于任何单位和个人都是非常重要的，毫不夸张地说，高校各项工作早已离不开对信息工作的依赖。结合学院的工作实际，无论是师生员工的个人信息、教学科研信息、学术交流与人才培养引进、学科建设信息，还是学院形象推广语宣传，校园日常生活与师生思想动态信息等，在服务领导决策，服务教学科研、沟通交流与对外宣传工作等方面都发挥着巨大的作用。

1.1 为领导决策提供必须的信息资料

决策就是为实现特定的目标，在占有一定信息和经验的基础上，借助一定的工具、技巧和方法，对影响目标实现的诸因素进行分析、计算和判断选优后，对未来行动作出决定。在某种程度上，领导决策的过程就是信息的输入、分析处理、输出的过程。决策需要掌握大量有用信息，否则就是盲目决策，易导致失误。因此，学院的信息工作者，必须收集掌握大量详实的基础信息，为各类决定提供基础依据；掌握教职员工及学生的想法、意见和建议，了解他们热切关注和反映的问题，为师生和院领导搭起一座沟通的桥梁；反馈上级各项政策及院校两方面各项规章制度的执行情况，以确保领导的决策切实可行，具有操作性。

1.2 为学院的教学科研提供服务与保障

高校的实力主要看其教学科研能力的强弱。随着网络和计算机的普及，使信息的获取更加便捷、丰富。可以说，谁获取信息的渠道多、手段丰富、信息及时，谁就在教学与科研的发展中具备了优势。学院作为培养人才的前沿阵地，责无旁贷地要为师生提供各种教学信息资料。这就要求学院的信息工作者要全面、及时、准确地搜集相关信息，积极探索，分析研究，为教育教学改革作出贡献。另外，科研工作也同样离不开信息的支持，为师生提供最新研究领域和某一领域内科研的最新动态，以上均需要以敏锐的洞察力全方位地搜集最新的信息。

1.3 为学院对外宣传方面发挥积极作用

宣传本身就是相互学习和信息交流的过程。各学院及学科都有自己的特色和优势，同时在各自的领域里也会取得相应的成果。通过对外宣传、报道，可以大幅提高学院的形象和知名度，扩大对外影响；可以招鸾引凤，吸引优秀人才，促进学院队伍建设；可以展示学院优势，让企业更多地了解学院的特点与特长，有利于加强横向合作；可以进一步激发全院师生的工作学习热情和积极性，增强学院内部的活力；可以通过信息报送，部分重要信息可以引起学校甚至教育部的关注，特色信息所反映的学院工作也能够在整个学校内得到宣传，有助于推动学院的各项工作。

除此之外，信息工作在学院的安全、稳定及日常生活方面也发挥着很好的作用。

2 提高办公室信息工作质量的几个关键问题

笔者从自身工作实践出发，结合对学习相关信息管理成果的借鉴，认为高校学院办公室信息工作有几个关键的问题值得注意。

2.1 在信息收集方面要着重信息的完整性与准确性

要能真实全面体现学院的面貌，注重数据的可用性。海量信息无异是大海捞针，往往有无处下手的感觉，注意从可信可靠的渠道收集信息，并由分管人动态维护，保障信息的有效性。这是办公室信息工作的基础，收集的信息是否可靠、可信、可用，能不能成为可信度较高、逻辑性较强、内容完整的决策依据和参考资料，这直接体现了学院办公室信息工作的水平。

2.2 在信息处理方面要注意信息的及时性与实用性

学院办公室作为信息收集的集散地，对收集的零星信息要及时分类、整合、加工、处理；对反映上来的初级信息要及时认真进行筛选、提炼、归纳，形成典型性或规律性的信息，为领导提供有分析、有建设性的高质量高层次信息。这是信息工作者的价值所在。

2.3 在信息传递方面处理好信息的保密性与共享性

尽量做到信息传递的快速流畅、并达成沟通和及时反馈。同时要注意避免在传递过程中的事实扭曲和失真现象，可以通过在全校建立信息反馈机制，形成系统，确保对信息的准确理解。

2.4 在信息保管方面实现自动化提高信息工作效率

以建立信息档案为目标，促进信息工作网络平台的建立，彻底改变传统的以纸质文本传输为主的工作方式，同时，也对信息的安全和保密性可以起到强化的作用。

3 目前学院办公室信息工作存在的主要问题

与当前高等教育的发展形势相比，目前学院信息工作存在着信息质量不高，信息反馈滞后，管理工作欠规范等诸多问题。

3.1 信息的深度、广度不够

高质量的信息应该是紧贴学院的中心工作，围绕改革和发展中的难点和热点问题，通过深入调查研究形成的，对领导的决策具有较高的参考价值。但目前搜集和上报的动态的、单一的信息偏多，高质量的、综合的、有特色有价值的信息偏少。很多信息内容只是反映学院日常的教学、科研、外事接待、学术交流等方面的信息或消息，未能充分发挥信息的服务功能。

3.2 事后信息多，超前信息少

参谋作用是信息工作的作用之一，它对领导的决策以及决策方案的执行情况意义重大。信息在领导决策前起着参考依据的作用，在决策方案择优时，起着拟定和完善决策方案的作用，在决策方案实施过程中，起着反馈、跟踪的作用，因此，超前的信息在决策过程中，起着举足轻重的作用。但是，这种超前信息在实际工作中极少，而上传下达、布置工作、日常统计及报道的时候信息却特别多。

3.3 信息搜集的方式单一

当前，因受主客观条件的限制，思想动态类信息的收集一般采用的方式都是座谈或访谈，而问卷调查和网络收集方法运用较少，在一定程度上影响了信息收集的广泛性、科学性，降低了信息质量。因而也就出现了结果性信息多，苗头性信息少的情况，特别是对大学生有关社会热点和重大事件的反映掌握滞后，有可能影响校园的和谐稳定。

3.4 信息反馈机制不完善

信息工作贯穿于决策的全过程。在决策前，必须汇集各方面信息，确保决策的科学性、针对性和可行性；在执行中，要通过信息反馈对决策进行调整和修正；在执行后，还要总结经验教训，对决策的反响如何，执行情况如何，后续要求如何，也要有及时的跟踪和反馈。但是目前由于主客观方面的原因，办公室的信息工作尚未有完善的反馈机制，信息反馈教为滞后，信息传递基本以单向为主，不能及时地双向互动，使领导不能及时掌握决策的贯彻实施情况。

4 做好高校学院办公室信息工作的主要措施

4.1 提高对信息化工作的认识，加强信息化队伍建设

首先是领导重视，真正把信息工作当做日常工作的必要内容来抓，为信息工作创造良好的外部环境。其次，要加强信息队伍的建设。各部门都要配备能力强、作风硬、素质高、业务精并有一定文字功力的人员到信息工作队伍中来，建立起精干称职的信息队伍。在学院内，要营造“人人关心信息，个个支持信息”的良好氛围，着力建立兼职教师信息员和学生信息员，两支基层队伍，形成以学院办公室信息工作人员为主导，以两支基层信息队伍为依托，上下贯通、全面覆盖、运转畅通的学院信息工作网络。

4.2 建立信息工作责任制，实现信息工作的规范化

信息工作是一项系统工程，有收集、分析、传递、处理四个环节紧密衔接，必须有严格的制度加以保障，一定要建立信息的收集、整理、审批、报送、反馈、催办等制度，特别要明确报送信息紧急信息的职责，实现责任追究制度。二是要建立一个科学合理的信息处理流程，大量零碎的信息只有通过去粗取精，去伪存真的处理后，才能达到为领导决策服务，为部门开展工作服务，为师生员工学习生活服务的目的。三是要制定信息工作的考核、奖惩规定，激发信息工作人员的积极性和自觉性。四是要实行信息工作领导责任制，推动信息工作深入开展，保证信息工作正常有序高效地进行。

4.3 紧扣教学与科研中心工作，提高信息含金量

高质量的信息，应该是紧贴学校中心工作，围绕学校改革，发展中的难点和热点问题，通过调查研究而形成，对领导的决策具有较高的参考价值。这就对高校及学院两级办公室的信息工作提出了更高的要求，特别作为一线的学院办公室，信息工作必须做到五个“实”。一是反映情况要“求实”，坚持实事求是的原则，客观公正地反映事情的本质，切记报喜不报忧。二是反映情况要“求准”，对收集的信息必须认真核实，力求准确，既不能道听途说，空穴来风，也不能断章取义，妄下结论。三是反映信息要“求快”，体现出信息时效性强的显著特性。四是材料分析要“求深”，要透过事物的表象，把握事物的本质。五是撰写材料要“求精”，做到主题鲜明，观点求新，论据确凿，目的明确。

4.4 建立信息网络，覆盖校院的方方面面不留死角

高校办公室应主动承担起全校信息工作的重担，把信息工作当做非常重要的大事来抓，组织并负责建立校、院、系三级信息网络，确保信息的全面性和系统性。要组织负责各级信息工作人员的学习和培训，既要学习政治理论，提高对信息的把握能力，也要学习业务知识，提高工作水平，还要建立健全有关信息管理的各项制度和组织纪律，确保信息报送渠道的畅通和信息报送的质量，并保证信息的安全保密。

实践证明，在信息技术高速发展的今天，信息工作对于高等学校的各项工作有着极为重要的意义。高校各管理层只有加强领导，提高认识，解放思想，创新理念，建立健全信息工作科学、规范、高效的运行机制，才能为高校教育事业铺就步向前的基石，使教育事业又快又好地进入信息时代，快速发展。

参考文献

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[3]陆梅芳.做好新时期高校办公室信息工作的思考[J].高教高职研究，2008（2）.