增强办公室档案管理人员岗位意识的路径探究

摘 要：在强调岗位意识培养的针对性和实效性的背景下，首先须围绕档案管理工作对其岗位意识进行解读，即包括责任意识、协作意识和学习意识。在此基础上分别进行目标定位，包含岗位意识强化、提升、驱动目标。最后，在保留传统的岗中培训的基础上，将思想政治教育工作引入其中。从而，形成了引入思想政治工作模式切合工作重点；引入思想政治模式强化岗位意识形成的路径措施。

关键词：办公室档案 管理人员 岗位意识 增强

中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）11（a）-0205-01

在人力资源管理中对于如何增强职工的岗位意识，已成为当下管理层颇为关心的问题。对此可这样理解，在管理层无法做到跟踪监管的情况下，惟有建构起职工的岗位意识，才能使他们避免偏离工作岗位的价值取向。关于这一点而言，同样适用于办公室挡案管理人员。

从总括层面来考察档案管理的对象，可以界定为：单位各类计划文本、各类备案文本，以及以电子形式存在的文档。不难看出，办公室档案管理人员不只是扮演着单纯的资料管理角色，还承担着资料分析、归类、收集的任务。特别在目前ERP系统支撑下，还可能起到信息中枢的主体功能。正因如此，增强他们的岗位意识就显得格外重要了。

本文首先对岗位意识进行解读；在此基础上，给出岗位意识培养的目标定位。最后，构建起具体的培养模式来。

1 对岗位意识的解读

在强调岗位意识培养的针对性和实效性的背景下，首先须围绕档案管理工作对其岗位意识进行解读。根据笔者的体会，岗位意识可从以下三个方面进行解读。

1.1 责任意识

众所周知，档案管理人员的责任意识应是首要的。这种责任意识，具体包括：仔细、迅速、保密等三个元素。其中，仔细体现为在面对各类文本档案和电子档案时，应给予精细化分类并给出检索目录，从而方面不时之需。那么如何看待“迅速”呢。这一元素主要从工作时效性方面总结出的，并且符合各类组织的需要。当然，对于保密意识来说，则是档案管理人员所必备的责任意识之一。实践表明，责任意识在岗位意识强化中容易做到。

1.2 协作意识

无论是从当前的办公室工作特点，还是现代作业模式，都要求在团队协作下完成特定任务。这不仅是办公室档案精细化管理的必然要求，也是加强档案管理有效性的必然选择。因此，该岗位人员所具备的较好执行力和协作意识，将是推动办公室档案工作信息化水平的重要前提。目前所呈现出的情况反映出，档案管理人员分工较细，但相互协作意识却较为淡薄。

1.3 学习意识

有同行会问，为何学习意识也构成岗位意识组分之一。答案可归纳为这样几点：（1）信息化技术在档案管理工作中的应用，使得该岗位人员需要学习它并掌握它；（2）档案管理工作不只是单纯的资料管理，还涉及到资金信息挖掘、收集等一系列任务，这也促使该岗位人员需要形成学习意识。

通过对岗位意识的解读，便为增强岗位意识提供了路径指向。

2 解读基础上岗位意识培养的目标定位

在目标管理下，一定岗位意识的培养应与组织整体发展目标相契合；或者说，在组织目标分解基础上，须建立起本单位办公室档案管理岗位的分目标。结合该分目标，来确立岗位意识培养的价值取向。

根据笔者所在单位的情况，该岗位意识培养目标定位于以下三个方面。

2.1 岗位意识强化目标

从人力资源管理的步骤来看，涉及岗前培训和岗中培训。特别对于后者，构成了增加组织人力资本存量的主要途径。建立在长效机制上的岗中培训，首先就应满足岗位意识强化目标。这种目标定位具体针对着“责任意识”元素，即通过定期的、反复的强调，来强化档案管理人员的责任心，并在制度压力下随时积极投入该项管理工作中去。

2.2 岗位意识提升目标

岗位意识的提升主要在于拔高人员的工作格局，使他们能在整体视阈下来看待本职工作。不难看出，这一目标定位是针对协作意识而言的。这里存在一个误区，即办公室档案管理在强调职责明晰的同时，却激化了该岗位人员怕担责任的心态。因此，在事实中形成了各自为阵的工作局面。因此，在岗位意识提升上，应从工作完整性、利益外部性等角度，消除工作人员的顾虑。

2.3 岗位意识驱动目标

之所以称为岗位意识驱动目标，实则在于建立学习意识的内在要求。现代人力资源管理实践中，都很关注构建学习型组织的问题。学习型组织的形式不但能形成良好的工作氛围，也能推动工作人员对岗位适应能力的自觉提高。而这一点，对于信息化技术在档案管理中应用来说，则是非常重要的一环。

3 目标定位下的培养路径构建

结合以上所述并在目标定位下，以下将引入思想政治工作要素来进行讨论。具体而言，增强岗位意识的路径构建如下所述。

3.1 引入思想政治工作模式切合工作重点

从大的方面来看，工作重点包括：增强岗位意识、形成大局意识。将其进行细化后，增强岗位意识又包括：档案管理质量、安全（保密）、时效等要素；大局意识则包括：关注组织发展、为组织发展出谋划策等。因此，思想政治工作的内容就应以此为基点有效展开。如，针对质量意识而言：思想政治工作应增强档案管理人员对“准确性与完整性”之间的关联性认识；并内化为岗位争先创优评比的重要标准之一。如，针对安全意识而言：思想政治工作应引入传帮带内容，在老同志的带领、影响下，增强新人的安全意识。

3.2 引入思想政治模式强化岗位意识形成

思想政治工作应抛弃传统的一味说教；或强调批评教育的工作形式。但在部门思想文化塑造上强化他们的主人翁意识，仍是以往思想政治工作的宝贵经验。在结合该经验的同时，部门思想政治工作还应挖掘：仪式活动、树立标兵活动的形式表达。当前“80后”已成为了办公室档案管理人员中的新生力量，他们做事具有个性、不服输、有创新意识。因此，应在思想工作的形似表达上，适应他们的感官感受。如，设计“我为优化档案管理工作出注意”的活动；并建立活动开展、先进评比的长效机制。在此基础上，通过定期表彰先进个人来感染部门人员。并在部门思想政治工作的宣传攻势下，便将责任意识、协作意识、学习意识深入到人员的心中。

综上所述，以上便构成笔者对文章主题的讨论。

4 结语

首先须围绕档案管理工作对其岗位意识进行解读，即包括责任意识、协作意识和学习意识。在此基础上分别进行目标定位，包含岗位意识强化、提升、驱动目标。最后，在保留传统的岗中培训的基础上，将思想政治教育工作引入其中。从而，形成了引入思想政治工作模式切合工作重点；引入思想政治模式强化岗位意识形成的路径措施。最后，本文权当抛砖引玉之用。

参考文献

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