关于示范性中等职业学校后勤档案管理的思考与实践

　　摘 要： 后勤档案是示范性中等职业学校档案的重要组成部分，做好后勤档案管理工作对推动示范性中等职业学校可持续发展具有十分重要的意义。示范性中等职业学校后勤档案管理的现状仍不容乐观，加强示范性中等职业学校后勤档案管理仍需不断思考与实践。
　　关键词： 示范性中等职业学校 后勤档案管理 加强措施
　　随着教育事业的发展，越来越多的中职学校被评为示范性中等职业学校，我校被评为广西示范性中等职业学校之一。随着规模的不断扩大，学校的示范引领作用越来越明显，学校档案也越来越显现出它的重要性。示范性中等职业学校后勤档案建设水平的提高对教学、科研及师生生活乃至学校教育事业的发展都有着重要的促进作用。因此思考和探讨示范性中等职业学校的后勤档案管理，不论从理论层面还是实践层面，都具有深远意义。
　　1.示范性中等职业学校后勤档案的内容及范围
　　根据示范性中等职业学校评估和建设的要求及我校后勤档案管理的实际，在我校的后勤档案管理实践中，我们把学校后勤档案的内容及范围基本定为以下几类。
　　1.1文件类档案。它包括上级主管部门下发的政策条例文件；上级领导对机构设置、人员配备及任免、土地规划使用、基本建设、经费划拨、固定资产投资配备使用、水电建设要求及收费标准等方面的指示、批示、规定等文件；后勤部门向上级呈报的请示、报告、报表，等等。
　　1.2行政文书类档案。它是指后勤部门在日常管理中形成的文书材料，如各类工作计划、年度总结、职工年度考核、后勤管理规章制度、岗位职责、会议记录等。这些都是学校历史的真实记录。通过档案可以了解学校在示范性项目建设中的决策和管理、实施情况、财务状况等。
　　1.3基建类档案。后勤工作包括校舍、食堂和运动场所的维修改造和建设等基建工程，以及给排水、电缆安装、食堂锅炉安装等工程，这些基建工程在实拖过程中会产生一些文件资料，如招标文件、图纸、投标文件、招标会议记录、合同、工程图纸、设备设施技术装配图、说明书、规划图、校园版图、规划建设图、地下管网图、供电系统电网图、地图、测绘图、技术检测数据、各类机械和设施大修改造记录等。
　　1.4设备类档案。设备档案是后勤设备在购买和运行过程中形成的档案，包括合同、协议、验收报告、操作规程、全套技术资料及设备运行过程中形成的使用情况记录、维修保养记录等。后勤处拥有很多重要设备，如配电设备、食堂的锅炉等，这部分档案资料一旦流失，就有可能出现违规操作、保养不当等问题。当设备出现故障时，如对购买的时间、保质期、厂家的联系方式、维修记录等不了解，就不能很快和商家或厂家取得联系并及时维修，延误维修时间，就可能对教学、科研、学生生活造成影响，因此一定要将这部分档案收集齐全，归档，以备查找，使其更好地发挥作用。
　　1.5房地产业务类档案。学校房产档案包括学校各类房地产的综合情况。如相关的国家政策法规和学校房地产管理规定、房产面积资料、房源使用情况、教师住房分配情况、房屋产权登记资料、出租房管理等档案，这些档案为学校房地产管理提供了相关依据。
　　1.6账表类档案。包括后勤年度开支计划、报表、付款计划表、账表等。
　　2.后勤档案在示范性中等职业学校管理中的作用
　　2.1.对推动示范性中等职业学校可持续发展具有十分重要的意义。后勤档案真实记录着示范性中等职业学校后勤工作、活动的全过程，因此后勤档案信息不仅能提供记录，见证学校的发展，而且能为管理者提供正确决策、科学管理的依据，有利于指导各项工作的顺利开展，提高工作质量，增强工作效率，对深入开展后勤工作具有重要的参考价值，为决策者起到参谋和助手的作用，使后勤管理服务水平不断提高，逐步向科学化管理迈进。如基建档案，它是记载学校建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录，基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。由于示范性中等职业学校基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是示范性中等职业学校工程建设的真实记录，又是整个示范性中等职业学校档案的重要组成部分；它既为示范性中等职业学校的建设、维修、管理、改扩建服务，又为示范性中等职业学校的经济建设和教育事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动示范性中等职业学校可持续发展具有十分重要的意义。
　　2.2为示范性中等职业学校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据。后勤档案是学校设备、设施管理和维修的重要依据，它能使后勤部门在日常工作中扬长避短、提高工作效率。比如一些埋藏在地下的管道、电缆，从表面看不见它的内部结构和位置，如果没有技术档案及施工图纸，要进行维护、维修是十分困难的，出现故障时不知道具体位置，就只能凭知情人的印象来估测位置并挖地三尺查找问题管道、电缆，这样既费力、费财、费时，又有一定的危险性，同时影响教学工作及师生的正常生活，影响校园环境的美观，对开展工作极为不利。缺少后勤档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了学校建设的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，而且对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；它不仅服务于今天，而且有利于未来，所以越来越受到示范性中等职业学校管理者的重视。
　　2.3后勤档案是示范性中等职业学校一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是学校的宝贵财富。我校始建于1931年，是一所拥有80多年历史的老牌中职学校。近年来，随着学校总体规划的逐步进行，我校的基本建设接连不断，需要办理和查阅许多相关资料。随着示范性中等职业学校档案管理越来越规范，后勤部门的档案管理意识也应该逐渐增强。
　　3.示范性中等职业学校后勤档案管理的现状思考
　　3.1档案意识淡薄，资料收集不全。由于中职学校后勤队伍流动性大，人员不稳定，档案资料管理工作容易脱节，档案资料流向不清，档案管理职责没有落实到具体人员。
　　我校历史悠久，部分房屋的建设时间可以追溯到上世纪50年代，历史原因导致房屋的基建档案不完善，资料缺乏，因此基建档案管理具有先天不足的特点。此外，以前后勤管理部门缺乏后勤档案管理人员。部分项目实施后档案未能及时进行归类整理、存档，导致建设资料不齐全或不完整。因此，在项目的改扩建和建筑维护维修过程中，要查找工程建设的原状图和相关资料，显得非常困难。
　　3.2缺乏系统的后勤档案归档流程。后勤部门档案制度不明确，缺乏系统的档案规整流程，没有明确的目标，缺乏统一的归口管理。在工作中，经常出现后勤管理干事凭经验进行资料保存的情
　　况。没有系统性，缺乏统一编制要求和归档程序，导致资料查找相当费力。
　　3.3后勤档案资料记录不详细。由于处室部门调整，人员变动，后勤在维修改造及装修过程中，使房屋使用功能，乃至在不影响使用安全的情况下部分结构发生变化，经过多次维修改造后，房屋的原貌发生了很大变化，维修档案却没有及时归档，时间久远后，校内房屋的构造、管线走向等没有详尽的现状记录，已存有的档案资料缺乏可靠性价值。
　　3.4后勤档案管理人员缺乏专业技术，因此对档案管理业务不熟悉，专业水平不高。
　　4.加强示范性中等职业学校后勤档案管理工作的措施
　　4.1用规范化、标准化来要求后勤档案管理工作。一套完整、准确、系统的后勤档案，必须调动相关参与建设人员的积极性，让其一起进行后勤档案资料收集。为确保学校在示范性中等职业学校建设过程中各类改、扩建工程档案齐全、完整、系统，我们收集从建设项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，把档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行。同时根据后勤文件材料的形成规律，对文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能，并将完整的档案按规定移交学校综合档案室。
　　4.2配置专业的后勤档案管理人员。后勤档案的管理人员，既要懂后勤各类工作的专业知识，熟悉并参与各类建设项目从筹划到施工竣工等各个环节的工作，以全面准确地完成档案的搜集、整理工作，又要懂档案管理知识，完成后勤档案进行分类归档流程。随着国家相关建设项目档案管理法规的出台，示范性中等职业学校后勤档案管理也逐步走向规范，因此，档案管理员必须与时俱进，及时熟悉后勤档案管理的各种法律法规，才能满足现行档案管理的工作要求。
　　4.3抓住重要环节进行管理。对后勤档案的管理并非眉毛胡子一把抓，而是要抓住重要环节进行管理，同时不能忽视其他次要方面的档案管理。比如基建档案管理工作涉及建设工程项目决策阶段、实施阶段和使用阶段三个阶段，其中决策阶段和实施阶段属于新建项目的档案资料管理范畴，也是基建档案管理工作的重点。在房屋使用过程中，经常使用和查阅的档案资料主要是房屋施工的技术资料，因此，对建设项目的施工过程档案资料收集、整理应作为档案管理工作的重点中的重点。在整理施工档案的过程中，从分部分项工程开始收集整理工程技术文件资料并归档，特别要注意基础、结构工程和隐蔽工程的资料收集整理，尽可能地通过资料、图像、声像资料等形式将整个施工过程按时间顺序进行记载，再现施工过程的技术历史。在使用阶段主要是工程维修、改造项目的档案资料管理工作。建设项目交付使用后，应建立起相应的管理日志，保存大修、改扩建等过程的施工记录。管理员往往只重视土建改造的档案管理工作，忽视其他方面的档案管理。
　　4.4完善档案管理及交接制度。根据我校的实际情况，我们建立了学校档案管理制度，明确了后勤档案管理的范围，归档的基本要求和基本内容，后勤档案的移交与整理、保存的要求，明确后勤档案管理员的职责等内容，使后勤档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
　　4.5加强后勤档案的电子化水平。计算机应用技术的发展，推动了学校后勤档案管理的进步，图纸实现了电子绘图，使档案工作从手工操作走向现代化管理，大大提高了工作效率。利用现代化设备建立档案工作网络，通过计算机对文件、档案、音像资料等信息进行文档一体化管理，为后勤档案管理的电子化、现代化提供了便利。对于学校示范性新建项目的档案管理，我们充分利用计算机技术，加强电子档案的收集和整理；对于一些年代久远的后期资料，我们通过电子扫描的方式将其形成的电子文件保存下来，从而将无电子版本的存档文件制作成电子档案资料保存，提高后期档案管理工作归档的电子化率。
　　示范性中等职业学校后勤工作任务重、琐事多，因而完善的后勤档案管理就显得更加重要。近几年来，我们在学校的后勤档案管理工作中不断思考与实践，不断完善后勤档案管理的方法和手段，给后勤管理工作带来极大的方便，成为学校示范性工作的信息支持和保障。
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