浅析实行会计电算化环境下的财务档案管理

　　摘要：随着社会的进步和计算机技术的飞速发展，会计实现电算化管理给会计档案管理工作带来诸多的挑战，针对会计档案所呈现新的特点，在实际的会计档案管理工作中应注意的问题，提出如何做好电算化财务档案的管理。
　　关键词：财务档案；电算化；档案管理
　　一、掌握电算化会计档案工作的特点
　　1、电算化条件下，会计档案的载体发生的变化。《会计档案管理办法》规定，采用计算机核算的会计核算单位，除了要保存所有电子会计的数据，还必须打印出的相关的纸质形式的会计档案作为保存，这就意味着电算化会计档案载体的双重性质，也就是说会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、磁性介质或光盘存储的形式在内的会计数据电子会计档案。
　　2、由于不具备传统会计档案的直观可视性，载体本身性质带来的新的特点：电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机系统环境中硬件或者软件中保存，才可视；电子档案在没加密的情况下易被修改；由于受到载体本身的质量、存放的环境、存储信息的有效期等多种因素也直接影响到电子档案的保存。
　　3、计算机的作业程序和计算机信息系统，以保持会计档案要求范围的新功能，所有的会计业务是由计算机完成，计算机是一个特殊的作业程序文件，计算机的数据结构以及各种代码既是电算化会计信息系统的前提，也是电算化会计信息系统能够运行的条件，而且要确保会计电算化信息系统的正常运行以及故障维护查询数据。因此，这些计算机信息系统虽然不占活动，又没有具体的数据和表，但没有他们的支持，整个会计过程无法运行，它必须作为一个特殊的会计电算化档案保存。
　　4、从事工作人员的素质和系统的质量安全操作性是会计电算化必须具备的条件，会计电算化要求除了管理人员不仅有专门的经验，对会计核算工作的熟悉，还必须掌握计算机操作和保养知识，系统的安全性，改善由于网络和计算机本身的原因，对工作中的安全操作与使用作出新的要求。
　　二、适应新时期计算机发展变革的需要，如何做好科学的电算化档案管理
　　会计档案的作用是客观存在的，无论会计档案作用的发挥与否，取决于是否在一定条件下会计档案的科学管理。会计电算化条件下，管理会计档案信息，必须配备兼职管理人员，会计档案信息源质量的有效控制。此外，会计信息是要严格的程序办理利用。时间越长，会计电算化档案和财务软件的版本号更落后，因为版本会越来越多，需要科学的科学分类，不同版本的软件和文件存储，调用。档案应该有指定的档案室管理，会计电算化档案管理系统应制定严格的管理制度，如硬盘数据保留，软盘备份，保管，帐单表格打印，输出，装订，入册，保管，存储等方面的管理制度。故此，为了更有效地做一个好会计电算化档案工作，必须根据电算化会计档案的特点，分别做好文件的收集，管理和保护，存取，转移，销毁和其他方面的工作。从会计电算化收集过程中，会计档案收集在一定时间内，把所有的计算机财务软件系统的会计数据文件的集合备份到磁介质或CD-ROM，从而形成的脱离原计算机系统的会计档案。财务部门这些财务数据的备份文件应该储存好，以防计算机硬件系统崩溃或损坏后能在最短的时间内，恢复原有的会计电算化系统以减少带来的损失。除了备份手段外，还应收集支持的计算机操作系统，计算机硬件系统型号，硬盘的大小，外部设备的类型，网络操作系统，财务软件编程语言，数据库系统，财务系统名称，版本号，销售和维护财务软件公司的名称，地址，售后电话及联系人通讯录，会计软件配套的各种手册和说明书。
　　从会计电算化档案业务方面的管理和保护各个环节来看，应设置会计电算化档案管理岗位，专业的会计电算化的档案管理，其负责系统归档的各种文件资料，妥善保管和保密工作。会计电算化文件被存储在一个专门的特殊的档案室。所有的会计凭证，记录应定期打印，会计帐簿，财务报表等（包含月度报表，季度报表，年度报表和不定期的会计报表，附表等）。打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存。需要注意的是，现金日记账和银行存款日记账须每日打印。会计电算化的文件存储在磁介质或CD-ROM，按信息载体的物理特性，在这些档案文件的形成应实行AB数据备份，也就是说所有的会计数据双备份的备份方法。应该标明形成文件的时间和操作员的姓名，并贴上写保护密封，存放在两个不同的位置，以防止会计电算化系统无法恢复的破坏所造成的事故发生。档案文件应尽量远离磁场的位置，要注意防磁，防潮，防火，防尘等。磁介质上保存的文件，也应定期检查，定期复制，防止磁性介质的损坏，防范于未燃，免除造成不可挽回的损失。
　　此外，应该指出的是，电算化会计档案保存每个版本的备份财务数据，还应保存对应的会计电算化软件系统版本，必须保持两者之间的一致性。因为不同的会计档案其会计数据在不同版本软件结构中，它有可能产生会计档案不能访问被调阅或产生一些意想不到的错误。会计文件存储在磁介质调阅后返回时应进行检查，查毒杀毒，以确保会计电算化档案的完整和有效使用及安全性。
　　参考文献：
　　[1]必新惠.电算化会计档案应注意的若干问题.档案管理，2004（5）.
　　[2]王基因.会计档案管理的应用[M].洛阳：中国档案出版社，2005.
　　（作者单位： 肇庆市鼎湖区城区土地开发中