大学商务英语课堂关于信函写作原则的分析

　　摘要：商务英语信函写作是国际贸易交流的有效途径之一，它的作用也日渐突显，所以在大学英语课堂上要做好信函写作，就要依据其基本的原则来对学生进行教授和辅导。信函的写作应该坚持主旨明确，意思必须完整，语言简洁意赅，表达的委婉，一定要要符合写作原则，才能够达到有效的沟通目的。
　　关键词：国际贸易；商务英语信函；基本原则
　　伴着全球经济的迅速发展和我国对外贸易的不断日益扩大，我们一定会在在更多的领域尤其是在经济和贸易领域全面与国际接轨，商务英语信函主要是作为联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，于此同时也主要应用于国际贸易买卖双方。此外，有些信函的目的仅仅是提醒收信人知道写信人的存在。然而，在一定的原则指导下才能使得撰写商务英语信函达到预期的效果。
　　一、浅显易懂
　　在商务英语信函中，清楚易懂原则是指清楚直接地传递写信者所要表达的信息，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。甚至一封含糊不清，辞不达意的信函往往会引起误会，造成贸易损失。清楚易懂原则的运用技巧主要表现在一下几个方面：使用简短熟悉的常用词语。在进行贸易沟通时，无论是书面还是口头沟通都必须选用简单并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
　　信函写作者的思维逻辑尤其重要，因此，在组织文字的段落上，应逻辑缜密，清晰，围绕一个主题，逐步表达. 有效地组织句子和段落结构。在写作中，应使用严密的文字，简单的表达。句式的选择上，也应选择简单，直接的句式。句子和句子之间以及段落与段落之间，应使用必要的连词或短语使句子连贯，内容表达更为简洁，一目了然。还要注意提供充分的事实、确切的数字、具体的细节等辅助表达方式。
　　二、谦逊有礼
　　礼貌的概念不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please”或“Thanks”等字样这么简单，它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。谦恭礼貌原则的运用技巧主要表现为以下几方面：
　　始终坚持为“对方”着想。许多人在写作商务英语信函时强调的是信息沟通，与你习惯于从自己的角度出发思考问题写作不同，才能获得满意的沟通效果。
　　提出要求，用虚拟语气等方法迂回地表达观点。在商务英语信函写作中应比较重视措辞方式，为了促使公司间的贸易开展顺利，要使用婉转、礼貌更能使对方更容易接受的语句. 前句语气生硬，对方很难接受，不利于交易。后句中使用了虚拟语气和委婉语气，语气自然诚恳、礼貌得体，很容易使对方所接受。
　　不赞同对方意见的目的，要使用技巧性的表达方式让对方感觉到。先同意对方的意见，再陈述自己的理由，这是当贸易双方出现不同意见时或纠纷时，应使用的技巧性的语言表达。及时回复收到的每一封商务信函。作为一种沟通的重要手段，商务英语信函不仅要注重沟通的效果，也要注重及时迅速地作出回复。因此无论什么时候收到信，都要立即回复以体现礼貌。
　　三、简明扼要
　　简明扼要原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的基本特点。
　　简洁明了原则的运用技巧：
　　使用缩略语。缩略语是商务英语词汇的重要组成部分，是人们在长期的商务实践过程形成的。使用缩略语能节省字，简洁明了，在商务往来中大量使用。缩略语通常由大写字母表示，如L/C(letter of credit信用证)、B/L（bill of lading提单）、EAT（estimated arrival time预计到达时间）、ASAP(as soon as possible尽快)等等。
　　使用短语及非谓语动词等形式代替从句。试比较下面两句话：A.We require furniture which is of the new type. B. We require new-type furniture.显而易见，B句话要比A句话简洁。避免多余的词语，不必要的重复和多度的细节描述。
　　四、准确完整
　　在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。使用正确的语法结构和标点符号。用标准的语言和商务专业术语进行恰当表达，使用正确的语法、句法、标点和正确无误的拼写。商务信函中如果存在拼写错误，人称不一致，时态误用、标点符号不符等问题，会大大影响其沟通效果。使用准确的表达方式。避免使用有歧义的表达方式。例如The two first(first two)items are not available.（括号中为正确表达）。信息传递要完整。在商务英语信函写作中，完整地把所要表达的
　　意思传递给对方是至关重要的。
　　五、总结
　　商务英语信函是国际沟通的有效途径之一，良好的英语是写好业务信函的基本保证。所以，在大学教学课堂中，教师要做好教学工作，在遵循写作原则的基础上，提高学生的写作能力，培养学生的书写能力，为国家的商务贸易培养出更多的优秀人才。
　　参考文献：
　　[1]甘鸿.外经贸英语函电.上海对外贸易学院，2004（14）．
　　[2]苏根林，黄洁婷.实用商务英语函电．东南大学出版社，2006（1）．
　　[3]庄学艺，周耀宗.外贸业务与函电[M].上海外语教育出版社，1998.
　　[4]Sorrels，B.D.Business Communication Fundamentals[M].Columbus:C.E.Merrill，1984．
　　（作者简介：张 丹，女，本科，讲师，牡丹江师范学院，翻译，旅游英语和商务英语