公路工程档案编制浅析

陈芳

（广东博大高速公路有限公司梅大分公司，广东 梅州 514733）

引言

目前多数公路工程档案管理存在与工程实体进度不相符的局面，要做到两者同步的状态，那么在工程项目立项阶段就应高度重视档案管理。从管理上着手，从制度上、源头上抓好工程资料的形成，在后期竣工档案编制时可以减少人力、物力、时间等方面的投入，并为日后公路项目营运时的使用、养护、改建、扩建等工作提供准确、真实、可靠的依据以供查询。因此作为工程建设单位，不但要做好实体工程质量控制，在建设过程的各项管理、提升自身管理水平的同时，也应当在施工内业资料方面，去掉以往"重进度、轻内业"的管理误区，建立一套经验成熟、归档规范的档案管理制度。本人多年从事工程档案编制，现利用实践经验得到的一些方法和见解，供同行们作参考：

1 目前公路工程档案管理现状与问题

从事过这个行业的人都知道，通常公路工程档案编制都普遍滞后于工程实体建设，工程资料形成后质量也不高，并且大部分情况下是无法实现工程验收与档案验收同步进行。个人认为存在的问题主要有：

1.1 重视工程实体建设忽视档案编制

近些年，各有关部门对公路建设中实体工程投入了更多的精力，对建设项目往往是抓进度，抓质量，抓关键目标的实现，因为质量和安全、进度吸引了大家的目光，对于后期较为重要工程档案却忽视，通常是一份编制办法往施工单位一发，就不再关注进行与否，到了实体工程要交工验收，甚至有的是通车后才开始对竣工档案的管理和编制。此时，由于大部分技术人员均已离岗，导致部分施工记录只能是补充记录，真实度不高的状态了。

1.2 日常的档案管理不规范

在公路工程建设过程中，从业主方到施工、设计、监理单位，虽然在资料管理方面花费了一定的人力、物力，做了一定的工作。但主要侧重于满足日常工作的需要，并未将它与最后的档案编制工作相结合，造成在日常资料管理上深度不够，规范程度较低，到编制竣工资料时，往往是要重新编排一次，近似于返工，造成工作量倍增。

1.3 建设单位档案管理制度不健全

目前建设方和施工方均对竣工档案管理重视度不高，没有一方有健全的项目档案管理方面的制度，因此难以保证资料整编工作的有效开展。对工程竣工资料的编制要求也不明晰，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施；对资料的保管与移交没有专门制度，由于建设周期长、人员变动较大，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，给归档工作造成的损失不可谓小，但这种例子仍经常重演。

1.4 欠缺懂工程档案管理又懂工程技术的专业人员

长期以来建设方管理人员、监理人员、施工单位对工程档案的重要性从认识上就薄弱，也缺乏专业知识。目前多数施工单位的内业资料由现场专业素质低，技术力量薄弱，培训少，管理水平差的一些人员来完成，是造成施工过程中工程原始记录资料不规范、质量不高的一个重要因素；监理单位人员正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员也少，特别是施工现场监理工程师，有专业技术但对现场签证工作把关不严；部分单位也配备了一些专门的档案管理人员从事工程档案的管理，但这些人虽然具有较好的档案管理的专业知识，但缺乏工程建设方面的专业知识，基本不懂工程技术。而工程技术人员又不熟悉档案管理的有关规定，缺少相关的知识，极少有具备两方面的人员在工作。

2 做好工程档案管理工作方法和见解

首先，建设单位、监理单位、施工单位要从思想（特别是领导层）上重视工程档案管理工作，完善制度，落实人员，建立严谨的档案管理制度。如成立以单位领导为负责人，部分负责人监督指导，档案专职人员负责管理的档案管理。同时在各项目部和监理组成立以项目经理、监理组长为负责人，有专职档案管理员进行档案管理的小组。管理体系要分工明确，责任到人，规范有序，并强调出现滞后要追究责任，才能在实践中行之有效。

第二，制定、下发统一档案编制办法。建设单位没有制定、下发统一的行之有效的管理办法，在建设过程中形成文件材料，特别是施工资料，应明确、正确指导如何进行收集、整理、归档、编目、装订以及形成档案后的管理等项目工作，使档案分类整理有章可循，工作规范、有序进行。切实做到档案宏观管理，保证项目档案的整理、收集、归档符合专项验收的要求。注意要杜绝在编制过程中反复更改编制办法，会造成资料编制后不整洁，增加工作量。

第三、加强施工资料管理，确保记录的数据真实。工程档案是反映实体工程全貌，可为以后的公路改造、维修、扩建提供基本依据。因此必须确保公路工程建设过程的真实记录，包括了各种施工组织设计、施工原始记录、隐蔽工程记录、工程质量检查、验收记录、报告、测量、试验检测记录、报告；工程设计变更申请报告、批复；开交(竣)工申请、报告批准文件；竣工图表等等，只有建立在真实、完整的施工资料基础上，才能为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息。

第四、加强对工程档案管理人员和有关技术人员培训。目前在职的工程档案管理人员多为兼职，专业水平不足，难以对档案编制工作的深入开展，无法保证工程文件资料的形成质量和档案整理质量。在工程建设初期，就应对公路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识进行培训，组织他们对竣工资料编制办法的学习，认知，以达成统一思想，使今后工程项目施工一开始就用规范化、标准化来严格记录施工过程，提高施工记录质量，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工记录资料和文件出现。确保工程档案资料源头质量。

第五、多渠道开发工程档案信息资源，利用现代化科技做好档案工作。经过这几年的建设，公路通车里程的大幅增长，相应的工程档案数量急剧增加，给馆藏造成很大的压力。同时，大规模的档案数量，采用通常的手工检索管理已经不利于档案的开发、应用。公路工程档案专业涵盖面多，档案数量巨大，对公路工程的运行安全、日常养护有直接影响。

结束语

从事过这个行业的人都知道，要将公路工程施工资料档案编制管理工作做好，并非朝夕之事，需要从业人员通过实实在在的工作实践、日积月累，以及积极学习和借鉴其它先进的档案管理经验，发挥我们已有的优势，在工程建设中逐渐积累更好的编制办法和不断总结工程档案管理的经验；一名专业的档案人员还应不时关注新颁的规范和标准，才能使编制好的公路工程施工资料与现行规范要求一致，并且更规范、更科学，质量更高，更好为当地的经济建设服务。

[1]建设项目文件归档要求与档案整理规范[J].中国档案，2003年05.

[2]档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001年版.

[3]电子文件管理理论与实践[M].科学出版社，2003年版.

[4]公路建设项目档案的常见问题及处理措施[J].浙江档案，2006.