基于内容管理的档案信息服务

聂云霞

摘要：信息时代，结构化数据和非结构化数据呈海量增长，原有的档案信息管理系统已经无法满足档案利用者的多样化信息需求。本文以近年来各领域广泛关注的内容管理为视角，简要介绍了内容管理的概念、内涵及应用现状，从理论、技术和实践角度分析了档案内容管理的必然性和必要性，最后，提出了基于内容管理的档案信息服务相关对策。

关键词：内容管理；档案信息服务；对策

信息时代，“内容管理”对档案学理论研究和实践工作，特别是对档案信息服务工作具有重要意义。

1内容管理的简单认知：产生背景与概念界定

1.1内容管理产生的背景。随着计算机技术和网络技术应用的普及，各领域都堆积了海量的信息资源。正确管理和合理开发这些产生于内外部的信息资源，已经成为企业科学决策、增强竞争力的关键。

在政府、电信、金融、媒体等以内容为其主要核心业务的行业中，内容和应用程序代码已成为最主要的关键性资产。利用者对非结构化数据管理的需求已经超出了传统数据管理的概念。如何一方面满足利用者对结构化数据管理和非结构化数据管理的需求，一方面，又能为数据拥有者创造经济或社会效益，达到“双赢”的目的，成为社会各界研究和思考的问题。

1.2内容管理概念的界定。早期的内容管理CM （Content Management），侧重于对出版物的管理，通常以储存、流程、元数据（Metadata）为组件来制作管理系统。在我国，一般援引鲍伯（Bob Boike）在其论文“Content Management Concepts”（《内容管理概念》）中的定义：“内容管理是指在目标出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]从构词上看，“内容管理”=“内容”+“管理”。在网络技术环境中，“内容”是指具有价值的能够容易、安全、快速地进行共享和利用的信息资产，它是各种结构化数据和非结构化文档的信息聚合体；“管理”是对“内容”进行的一系列处理过程，至少包括收集、管理、发布、更新、存档等环节，以便最终让利用者找到“内容”[2]。

通信技术和网络技术的发展日新月异，人类信息生产能力快速提升。有资料显示，在企业存储的海量数据中，传统关系型数据库管理系统处理的结构化数据不到数据信息总量的15%，即有超过85%的商业数据是非结构化的[2]，如财务报表、办公文档、电子邮件、音频视频等，所有这些结构化和非结构化数据都是数据“内容”的具体表现。

2内容管理进一步了解：应用现状与发展趋势

2.1CM的应用现状。“内容管理”自提出以来，以其先进的理念和优良的技术性能，在全球信息化浪潮之下，成为所有信息化应用的基础。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。以政府部门为例，在国外，美国马萨诸塞州政府整合州内160个政府机关，设立一站式电子政务平台，各个州属机关不再架构各自的电子化政府系统[1]；在国内，我国利用内容管理搭建统一的电子政务平台也在积极建设中，如陕西电子政务网站就是基于内容管理而设计和运作的。

2.2CM的发展趋势。内容管理内涵极为丰富。作为一种理念，可以在任何领域解释；作为一种管理方式，其应用范围仍在不断拓展。从技术和应用的角度，结合内容管理实践发展的经验和教训，未来内容管理的发展方向主要在于：

2.2.1CM的应用范围不断拓展。从国内外大量资料和实践案例看，未来内容管理将主要朝着两个“ECM”方向发展，分别是：企业内容管理（Enterprise Content Management），是指以在企业业务流程各个环节中的内容为中心，把各中心内容联接起来构成一个完整的企业集成业务流程；电子商务内容管理（E-business Content Management），是指在电子商务交易过程中对采集、管理、存储、保管、检索、发布等整个内容价值链的管理，实现E2E（企业和企业之间）、E2S（企业和供应商之间）、E2C（企业和客户之间）的所有内容的良好共享。

2.2.2CM与业务应用进一步结合。内容管理首先是一种管理理念，但其本身又是一种技术和管理方式，其终极目的仍是服务于具体的业务过程。如，在微软Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客户使用Web站点输入个人特征信息，存储到CRM中，而Content Management Server 2001访问这些数据并根据客户特征管理客户访问到的内容[3]。

2.2.3CM技术智能化程度更高。在企业内容管理和电子商务内容管理中，对于结构化和非结构化数据进行检索、工作流、版本控制等技术是最基本的内容管理解决方案且目前已经实现，但其处理水平的智能化还较低，且客户更智能化的如语义分析、智能代理等内容处理技术暂未出现，未来应成为CM技术发展的主攻方向。目前，学术界已有相关内容的研究，如，郑群在《基于内容管理的智能建站系统设计与实现》一文中，提出智能建站系统的建构，认为该系统是一套基于Browser/Server架构的用于智能快速创建网站的CMS（Content Management System）[4]。

2.2.4CM与KM逐渐融合。在企业内容管理中，企业一般把CM“内外有别”，即企业视CM为企业外部服务的系统，而把KM（Knowledge Management，知识管理）视为对企业内部进行知识分享的管理。但如果把CM和KM融合或能为企业或政府管理带来新的发展。因为，只是片面强调为企业外部服务的传统的CM定义显然具有局限性，不能真正发挥内容管理的优势。如果将CM思想整合为包括企业内部的知识分享和企业外部的内容服务的一体化思维，则企业就会从中获得最大的利益。或许，CM和KM通过在实践中的深入发展，二者之间的关系会自然明晰。

3 内容管理研究拓展：档案内容管理

“档案内容管理”是档案理论研究和实践工作发展到一定阶段的必然产物。

3.1理论研究的支撑。从上文分析看，档案内容管理主要涉及来源原则理论、文件生命周期理论、档案价值理论，上述理论在国内外学者的推动下逐渐成熟并完善。特别是“来源原则”理论和“文件生命周期”理论已被视为西方档案学两大支柱理论。档案内容管理，目的就是为了使“档案内容”能够在正确的时间、以正确的形式传递到正确的地点和人。

后保管时代，信息技术和网络技术发达，档案形成者和利用者的角色相互交叉，档案第一价值和第二价值的界限也逐渐模糊，所以，强调档案信息价值和档案工具价值并重、具有极大张力的档案“双元价值”理论更适于指导档案内容管理的实现。此外，由于档案内容管理需要深入到文档内部挖掘出有用的信息，是一个典型的增值过程，所以，价值创新理论[5]也理应成为档案内容管理的理论基础。

3.2技术基础的促进。CM是许多先进技术的综合应用，它涵盖企业内联网、因特网和企业外联网的应用，突破了传统信息流管理软件、办公自动化软件以及文档管理软件的应用范围、使用效果和商业价值。

CM关键技术主要在于支撑CM平台的核心技术，主要包括元数据技术、XML技术、智能化技术（如语义化技术、信息可视化技术、智能代理）等。目前，XML技术通常被视为CM最重要的技术。XML允许把信息分解成零碎组成，组件越小且越具体，其可寻址性和可重用性越强、匹配就越灵活[6]，因此，XML技术的成熟性和灵活性正好适应了数据结构复杂、数据类型多样的档案内容管理。未来，CM技术的发展将出现异构化、标准化、智能化、平台化的趋势，以便适应更多样化的内容管理实际应用的需要。随着网络技术的发展，CM平台需要管理日益复杂的内容应用和分发渠道，包括博客、播客、微博、SNS平台、RSS内容聚合、3G内容、P2P内容搜索和整合等。

3.3实践运用的推动。由于增加了对内容本身组件的管理，内容管理系统应用于网站、出版、医疗、保险、金融以及各种信息密集型的企事业单位。考虑到不同系统内容的集成管理，CM还可应用于数字资产管理（DAM）、电子政务、数字图书馆、企业信息门户（EIP）等领域。作为信息资源管理的重要部门之一，图书馆界对内容管理的关注和研究较多，目前，国外已有多所图书馆建立了图书馆内容管理系统。而国内的清华大学图书馆也使用内容管理系统建立了图书馆英文网站，实现了网站模板的灵活设置、基于角色的工作流管理、多种图书馆应用系统的无缝嵌入、集成检索模块等多重功能。目前，图书馆界已在探讨构建基于CM的移动图书馆服务平台[7]。档案部门作为信息资源管理的重要主体，应借助现阶段我国数字档案馆建设的高潮，充分利用内容管理系统来解决数字档案馆建设和信息服务所带来的技术和管理问题。

4基于内容管理的档案信息服务对策

档案信息包括两层含义，一是来源于档案的信息，二是关于档案的信息。基于CM的视角，本文的档案信息服务主要指来源于档案的信息，不包括关于档案的信息。现阶段，做好基于CM的档案信息服务应主要从以下几个方面来思考：

4.1转变档案工作者思维，提高内容管理认识。在档案信息服务过程中，档案工作者首先要自觉接受“档案内容管理”的概念，并以高度的热情和负责任的态度自主学习和深入了解CM相关知识，在档案信息服务过程中自我完善对于CM的认识，提高档案内容管理的技能。整个CM的实现，需要实施人员、业务流程及内容管理系统多方面协作，进而构成一个以人为中心的人员、过程、技术的和谐集成体。档案部门在实施内容管理时应着重加强对人员的管理。为此，档案部门可从以下几个方面去加强CM人才的培养：第一，引进具备CM相关技术人才，熟悉档案部门的工作特性，加强档案理论方面的学习，树立服务意识；第二，强化对现有工作人员的继续教育和知识更新；第三，加强档案工作人员创新能力的培养。档案信息服务不仅要满足传统档案信息服务需求，对现代化远程信息服务、定制服务等新型服务要求也应满足。

档案工作人员还应利用现有资源和技术优势，不断提高自身创新意识、能力及沟通协调能力向社会公众主动推送相关主题档案信息服务。

4.2加强档案元数据管理，共建档案数据仓库。数据仓库（Data Warehouse）是一种新型的信息管理技术。20世纪80年代中期，“数据仓库之父”William H.Inmon在《建立数据仓库》一书中定义了“数据仓库”：在企业管理和决策中面向主题的、集成的、与时间相关的、不可修改的数据集合[8]。它是决策支持系统和联机分析应用数据源的结构化数据环境，主要研究和解决从数据库中获取信息的问题。

档案部门拥有众多数据库，这是引入CM的前提条件之一。元数据（Metadata）为访问数据仓库提供了一个信息目录（Information Directory），该目录全面描述了数据仓库的数据类型及访问路径，它是数据仓库运行和维护的中心。元数据技术是CM的核心技术之一，其与XML文档相结合，可使档案利用者方便地提取和回溯相关内容，提供了按需定制的特性。这恰合于档案部门信息服务创新的要求。

4.3构筑档案内容管理系统，提升信息服务质量。一般而言，完整的CMS应包括以下几部分：（1）采集系统，进行采集、获取、分节、编辑、整合及转换内容等工作，并可加入元数据以对内容组件进行定义及

搜寻；（2）管理系统，负责组件、内容及发布模板的存取管理，并可记录内容的出处、工作流程的状态、权限的设定及更新处理等；（3）检索系统，用来帮助利用者快速定位所需内容，主要分为全文检索、元数据检索、智能化检索等；（4）发布系统，负责将内容从数据库中快速且自动地根据所建立的发布模板发送至相关发布媒介上。档案内容管理系统的简单模型如图1所示。

4.4整合档案信息资源，搭建集成化的档案内容管理平台。《政府信息公开条例》的颁布和实施，促使公众知情权意识逐渐增强，档案馆信息开放服务意识提升。因此，搭建一个集成化的档案内容管理平台使档案利用者多样性的信息需求能在一个界面上得到实现，这对提高档案信息服务效能具有重要作用。而这个集成化的档案内容管理平台，说到底，是以整合部门或区域档案信息资源为前提的。2009年4月30日，国家图书馆建立的国内首个政府公开信息整合服务门户——中国政府信息服务整合平台（http： //govinfo.nlc.gov.cn）就是这样一个统一的信息整合服务界面与窗口，建设集成化的档案内容管理平台不妨借鉴相关经验。

4.5培育档案信息内容产业，增值档案信息服务。按照国际惯例，信息产业的内部构成通常为信息设备制造业、信息传播服务业和信息内容产业等内容。从发达国家看，信息传播服务业和信息内容产业应是信息产业的主体，而目前，我国信息产业的内部构成中信息设备制造业仍是主体，这必将影响到我国信息产业的发展。而档案信息资源中，有很多可开发和待开发的档案信息可以商业化和产业化。因此，在整合档案信息资源的基础上，充分理解和利用价值创新理论，构建集成化的档案内容管理平台，推进档案信息资源的开发利用，适度发展档案信息内容产业，以此促进档案信息服务的深入，进而扶持和加速我国信息服务产业和信息内容产业的健康、有序发展。

5结语

CM从发展至今只有十余年时间，其蕴含的价值有待全面挖掘。未来CM将朝着异构化、标准化、智能化和平台化的方向继续前进，这将更加有利于基于CM的档案信息服务质量提升和档案信息价值创新。

参考文献：

[ ]李珍，张玉影.内容管理及其在档案学领域的应用研究[J].浙江档案，2007（5）：22～25.

[2]百度百科.内容管理[EB/OL].[2012-6-6].

http：//baike.baidu.com/view/554483.htm.

[3]姜亮.数字档案馆内容管理浅析[J].上海档案，2008（3）.

[4]郑群.基于内容管理的智能建站系统设计与实现[J].电脑知识与技术，2011（32）：7839～7840.

[5]价值创新（Value Innovation）是价值工程（VE ）理念的拓展，是指以满足顾客需求为目的，不断提供不同于以往的、更高层次的产品或者服务，给顾客创造更高的效用.

[6]金更达.基于内容管理的数字档案馆集成模型探讨[J].档案与建设，2004（11）：9～13.

[7]郑成铭，詹庆东.基于内容管理的移动图书馆服务平台构建[J].情报理论与实践，2011（5）：105～109

[8]严虹，李小平.数据仓库应用于国际水电工程索赔中的设想[J].西北水电，2004（1）：65.

（作者单位：武汉大学信息管理学院来稿日期：2012-08-20）