基于服务的数字档案馆系统功能架构研究

程妍妍

摘要：从提高数字档案馆建设质量和效率出发，提出基于服务的数字档案馆系统功能架构理念，分析其基本思路和实施，明确并建立我国数字档案馆系统的核心服务框架及标准化需求。

关键词：数字档案馆；服务；功能结构

Abstract： To promote the quality and efficiency of our digital archives， the paper puts forward service—based functional architecture concept as well as its basic ideas and implementation. It also establishes core services framework and standard requirements of our digital archive system.

Keywords：Digital archive；Services；Functional structure

数字档案馆建设是档案事业发展“十二五”规划的重要内容，其建设水平体现国家信息化发展综合实力。本文提出基于服务的数字档案馆系统功能架构，从国家层面统一全国数字档案馆系统功能结构，提升我国数字档案馆建设质量和效率。

1 基于服务的数字档案馆系统功能架构提出

本文中服务（service）一词，来源于信息技术领域定义，指“系统中的一组功能”[1]，即系统中具有通用性、共享性、可分布式实施的功能[2]。基于服务的数字档案馆系统功能架构指数字档案馆系统可以由各种服务组成，完成其功能。基于服务架构是一种全新的数字档案馆建设理念，2011年，欧盟《文件系统模块化需求》[3]标准中，首次提出采用该理念设计文件管理系统，而美国ERA数字档案馆在实践中采用该理念进行系统架构[4]，在其下属的两个数字档案馆实例（Base和EOP）间共享了系统管理、网络、帮助、数据管理四个服务，并计划未来再增加长久保存和公共利用服务，并进一步扩大服务应用范围至下属所有实例馆中。该理念的优势在于：

1.1推动数字档案馆系统功能集成与共享。国家将所有数字档案馆的通用功能提取出来，做成服务的形式，对其功能需求、接口等颁布标准化实施方案。各馆无需自行研制，减少私有化功能实施，确保所有数字档案馆系统主要功能的一致性，提升其集成和共享能力。

1.2提高数字档案馆系统建设效率。服务可分布式实施，通过电子政务网、互联网在多个数字档案馆之间共享。建设数字档案馆系统无需“白手起家”，只需选择接入或调用外部提供的服务即可，减轻数字档案馆经费和技术负担，实现高效率建馆，同时，也可最大化资源使用，减少重复建设。

2 基于服务的数字档案馆系统功能架构的基本思路

构建我国数字档案馆系统基于服务的功能架构，主要包括建立服务框架和明确其标准化需求。

2.1建立服务框架。我国数字档案馆系统服务框架，如图1所示：

图1所示六种服务满足以下两个条件，即：

（1）通用性：这六种服务是我国所有数字档案馆系统（包括不同级次和类型，如省、市、区县级、高校、企业数字档案馆等）都必须具备的功能；

（2）共享性：这六种服务可在多个数字档案馆系统之间共享，不能共享的功能不纳入到框架中，例如档案存储功能不能外部共享，因此不属于服务。

2.2服务的标准化需求

2.2.1用户分组服务。该服务对数字档案馆系统所有用户进行管理及分组，并区分其访问、利用、管理权限，例如，清华紫光数字档案馆系统使用的用户与角色管理服务[5]。主要功能需求包括：①应当保留用户及分组历史信息，因其包含数字档案馆的重要人员及授权，可以为其可靠性提供证明，即使删除，也应留有“存证”；②应记录服务元数据，包括创建时间戳、组标识符、组及用户名称、说明、更新时间等；③应提供对特定时间的用户及组、元数据的查询等功能。

2.2.2封装服务。该服务对数字档案馆系统中电子档案和其元数据“打包”形成一个整体进行管理，确保电子档案真实性和长久保存。如果不封装，文件和元数据很容易由于分开保管而造成丢失，例如，美国佛罗里达州数字档案馆[6]、澳大利亚维多利亚州数字档案馆[7]、我国安徽省电子文件中心[8]等都采用封装服务。主要功能需求包括：①移交封装；②存储封装；③分发封装；④封装工具更新；⑤解封装；⑥封装文件导出至XML文件；⑦封装包认证；⑧封装包签名；⑨封装包更新等功能。

2.2.3元数据服务。该服务对数字档案馆系统元数据进行记录。主要功能需求包括：①记录档案元数据：包括档案唯一标识、主题、形成时间、相关档案等；②记录人员元数据：包括人员身份标识、岗位职责、联系方式、责任关系等；③记录业务元数据：包括业务标识、业务说明、业务类型、时间、相关业务等；④记录系统本身运行元数据：包括系统备份和恢复元数据、登录日志元数据等。

2.2.4处置服务。该服务依据数字档案馆系统处置协议（保管期限表）进行档案生命周期控制，例如，自动化移交、销毁等。美国ERA数字档案馆使用该服务控制档案从移交到销毁的所有流程。主要功能需求包括：①处置协议的模板生成；②处置协议管理维护；③处置协议元数据生成，包括处置协议名称、说明、法规、范围等；④指定时间提醒授权用户执行处置协议相关条款；⑤允许授权用户浏览和审查待处置的所有档案等功能。

2.2.5长久保存服务。该服务对数字档案馆系统中档案进行长期保存及维护，采取预防性措施防止档案“过时”。主要功能需求包括：①长久保存流程控制，例如，长久保存评估、自动或人工实施、审计跟踪、完整性验证等；②不同格式电子档案的采集和接收；③捕获采集档案的重要特征元数据；④定义组成电子档案的多份计算机文档的关系；⑤对采集档案进行格式转化；⑥存储长久保存活动的输出及结果等功能。

2.2.6检索和报告服务。该服务对数字档案馆系统中档案查询并显示。该服务通常以浏览式和检索式功能呈现。浏览式即用户可以从全宗浏览至类别、案卷、文件，或以专题类目形式浏览，而检索式指用户可以通过查询框形式检索特定文件。主要功能需求包括：①从元数据字段查询档案，有能力的馆可以增加全文检索；②为用户保存其检索查询式，便于重用；③确保检索的一致性和完整性，即同一用户多次执行同一检索查询时，应该得到相同的结果；④检索结果展现，至少应当返回档案及其元数据的详细信息，并且，不应返回对该用户来说不具有访问权限的结果等功能。

3 基于服务的数字档案馆系统功能架构的实施

3.1基本原则。基于服务的数字档案馆系统功能架构在实施时应遵循以下原则：

3.1.1需求牵引原则。服务的功能设计应当以需求标准为纲。由国家集思广益，颁布统一的服务功能需求及建设方案，使市场（软件开发商）或各数字档案馆建设有“据”可依，研制符合国家一致标准的服务软件或平台。

3.1.2有效反馈原则。服务的功能完善应当根据反馈结果不断改进。先期将研究开发较为成熟的服务以共享服务形式提供给试点数字档案馆使用，并不断收集反馈，完善服务功能，并逐步扩大共享范围。

3.1.3灵活多样原则。服务的实施应因地制宜，灵活多样。根据具体环境，既可以实现一个馆及其下属单位之间（例如，数字档案馆和立档单位之间系统）的服务共享，也可以在一个区域内（例如，省级数字档案馆和市级、区县级数字档案馆系统之间、综合性数字档案馆和专业数字档案馆系统之间）实施服务共享，甚至是全国范围内数字档案馆系统服务共享。

3.1.4合理配置原则。服务的资源可以根据数字档案馆的综合实力进行合理分配。图1所示的六种服务既可以集中由具备先进技术、充足人员队伍的大型数字档案馆提供，其他中小型数字档案馆通过网络调用或直接安装使用；或者，将六种服务分担给各数字档案馆，各馆负责其中的某一项服务维护（包括更新、在线安装等），而其他馆调用其服务即可。

3.2应用实例。图1所示的六种服务实施有多种方式，本文仅举其中一种实例进行说明，如图2所示：

图2 基于服务的数字档案馆系统功能架构应用实例

该应用实例展示了多个数字档案馆ABC通过网络共享六种服务。其重点是：

（1）这六种服务，可能由其中任何一个数字档案馆负责开发和维护，例如，可能是数字档案馆A，其他数字档案馆通过网络共享服务功能。

（2）这六种服务，可能由其中多家数字档案馆分担负责，例如，数字档案馆A负责用户及分组服务、封装服务；数字档案馆B负责元数据服务、处置服务等。

（3）服务一旦更新，例如，由数字档案馆C负责维护的长久保存服务提供了新的迁移工具，所有其他馆同步更新，及时获取新功能。

（4）由于数字档案馆ABC同时共享一个检索和报告服务，因此，可以为用户（例如，大众）提供一致的检索界面和接口，实现跨馆藏检索。

（5）服务具有广泛的适用性，例如，长久保存服务可以适用于所有电子文件的长久保存，而无论文件是来自数字档案馆A、B或C。

（6）共享服务由外部提供及维护，数字档案馆ABC只需集中精力研发特色功能。

4 结语

基于服务的数字档案馆功能架构，其本质是实现以下转变：①由“点”及“面”的转变：该理念不仅仅关注于单个数字档案馆功能结构的独立性设计，而是侧重于从群体数字档案馆的角度，提炼其功能结构的共性；②由“下”至“上”的转变：该理念改变传统数字档案馆结构建设各自为政的理念，而是上升到国家层面，对全国数字档案馆功能结构进行统一规划和服务资源的有效分配布局；③由“全”到“精”的转变：该理念不再强调每一个数字档案馆建设都必须自主实现大而全的所有复杂功能结构，而是转变到挑选共享服务、精研发特色功能的结构建设思路上来。该理念实质上是对数字档案馆功能结构的统一整合，以推翻壁垒，实现更大范围的集成和资源共享。因此，我国数字档案馆建设应当转变思路，积极探索和研究该理念的理论与实践。

注：本文系国家社会科学基金青年项目“中国数字档案馆的基本结构与运行机制研究”（项目编号：11CTQ033）的研究成果之一。

参考文献：

[1] O'Reilly.SOA in Practice[EB/OL].[2012—8—30].http：//www.soa—in—practice.com/soa—glossary.html.

[2] DZone.A Definition of Services[EB/OL].[2012—8—30].http：//www.manageability.org/blog/stuff/what—is—a—web—service.

[3] DLM Forum. Modular Requirements for Records Systems： Volume 1 Core Services Version 1.1 & Plug—in Modules [EB/OL]. [2012—07—11].http：//moreq2010.eu/pdf/MoReq2010—Core+Plugin （v1—0）.pdf.

[4]Ken Thibodeau.NARAs Electronic Records Archives Status and Plans [EB/OL]. [2012—07—11].http：//www.archives.gov/era/pdf/thibodeau—041709.pdf.

[5]清华紫光股份有限公司.清华紫光数字档案馆系统[EB/OL]. [2012—07—11].http：//www.topoint.com.cn/html/chanpin/oa/2004/07/102830.html.

[6] Florida Digital Archive. New version of FDA SIP Specification is available [EB/OL]. [2012—07—11].http：//fclaweb.fcla.edu/fda.

[7] Victorian Electronic Records Project. Victorian Electronic Records Strategy [EB/OL]. [2012—07—11].http：//www.prov.vic.gov.au/vers/vers/strategy.asp.

[8]黄玉明等.安徽省电子文件中心设计与建设[J].中国档案，2009（8）：13～15.

（作者单位：南京政治学院上海校区军事信息管理系来稿日期：2012—08—18）