浅谈关门岩水电站工程建设档案管理

牟美娟

（湖南澧水流域水利水电开发有限责任公司 长沙市 410014）

关门岩水电站是澧水公司在完成国家重点防洪工程江垭水库后，在建设皂市水库的同时，自筹资金实施澧水流域滚动开发战略建设的第一个水电项目。工程位于湖南省慈利县境内，澧水一级支流溇水中下游，上距已建成的江垭水利枢纽12km，枢纽建筑物主要由拦河坝、电站厂房等建筑物组成，工程以发电为主，兼有旅游、养殖等综合效益。水库正常蓄水位126.5m，总库容2541万m3，依托已建成的江垭水库进行调蓄，对电力系统具有调峰作用。电站装有3台11MW的灯泡贯流式机组，多年平均发电量10008万 kW·h。

1 水利工程档案管理的重要性

关门岩水电站工程是澧水公司自筹资金开发的第一个水电项目，档案管理工作是工程建设的重要内容之一。水利工程档案是工程建设、管理的真实记录，具有凭证和依据作用。工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运行、养护、维修、改造等要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节，还是形成后的长期管理过程中，任何纰漏都会给工程带来隐患，甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项管理工作。同时，档案资料是工程正常运行管理的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造，不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。

2 领导重视、各部门配合是档案管理的关键

关门岩水电站工程自2004年12月正式开工至2007年7月3台机组全部并网发电，主体工程比原设计工期提前近1个月。其建设规模大、时问长、要求严，在施工中还会有许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，领导的重视、各部门的积极配合是关键。没有领导的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，是不可能做到的。档案管理人员在认真完成档案的收集、整理等各项工作的同时，还要及时将允许公开的档案信息数据公开，供其他部门人员参考利用，体现档案信息的价值。同时，在搞好内部服务的过程中，还要积极宣传档案的重要作用，增强用档人员的档案意识，提高他们共同参与档案管理的积极性。

3 建章立制，确保档案管理规范化、标准化

在工程建设的前期，根据《档案法》、《保密法》、水利部颁发的《水利基本建设项目档案资料管理规定》及有关业务规范，结合本工程的实际情况，健全了各项档案管理制度，包括档案人员岗位职责、档案利用制度、档案管理制度、加强专用设备管理的规定、档案库房管理制度，还专门建立了湖南省慈利县关门岩水电站工程档案管理办法（试行）、编制建设项目档案分类方案、档案保管期限表等，初步形成了包涵收集、移交、整理、鉴定、保管、利用等环节在内的一整套科学规范的档案管理运转流程。坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，立出预备案卷；可以装订成正规卷的，及时把它们装订成正规卷。使档案管理工作可以根据各项规章制度有条不紊地逐步走向规范化、科学化。在进行档案管理工作的同时，还要根据《保密法》以及澧水公司对保密工作所规定的各项规章制度及事项做好档案资料的保密工作。

4 高度重视工程资料和工程档案的移交工作

工程档案的移交工作是整个工程档案资料管理过程中的最后一个环节，一旦移交将按照工程档案资料的性质和档案管理的规定年限长期保存，其中存在的缺憾和不足将不再存在更改的余地。因此一定要高度重视档案资料的移交工作，切实把好最后一个关口。

（1）工程档案管理资料必须达到移交的基本条件方能进行移交。一是项目已经通过相应阶段的验收；二是验收过程中所提出的需要整改的问题已经整改完成并经有关部门审查通过。三是档案资料的装订、分类等必须符合档案管理的有关要求。

（2）必须在规定的时间内移交，一是避免工程档案资料的遗失和受损，二是尽早发挥其应有的作用。

（3）必须按照规定的方式和规定的程序进行移交，移交时必须履行必要的签字手续。

（4）档案资料移交后，要及时归档，以免遗失和受损。

5 结语

水利工程档案是随着工程建设过程不断形成和产生的，它客观、真实地记录着工程建设的全过程和结果，在工程建设中有其重要的地位和作用，对其他工程也有起着借鉴与参考的价值，因而工程档案的收集、整理、归档是工程建设过程中的一个必要环节。档案管理工作需要建设、监理等各参建单位的共同努力，以及领导的高度重视，各部门的相互配合，只有各参建单位、部门都加强档案管理工作意识，结合工程实际不断改进工作方法、提高管理水平、工作效率，才能确保工程各个阶段的档案资料的完整性、规范性。建立健全档案管理体系，加强制度建设，加强档案资料的保密工作，重视档案管理工作人员的专业素质培训，是做好工程档案管理的基础。