基于“天健军卫”系统构建的新型高值耗材管理流程

闫伟，侯羿，蒋勇

第二炮兵总医院 医学工程科，北京 100088

基于“天健军卫”系统构建的新型高值耗材管理流程

闫伟，侯羿，蒋勇

第二炮兵总医院 医学工程科，北京 100088

目的 建立一种精细化的医用高值耗材管理模式。方法 录入大量的字典数据，运用“天健军卫”系统完成一物一码，耗材信息同病人信息相关联。结果 可确保使用的每一件高值耗材都经过有效验收，所有高值耗材30 min内可完成溯源和召回。结论 现代化的信息技术和与之配套的管理流程可以让库房精确地掌握、控制高值耗材的使用情况。

高值医用耗材；条形码；医用耗材管理；数据字典

“天健军卫”系统是总后于2009年开始向全军各大医院推广的医用耗材管理系统，用以取代老版的“军卫一号”耗材管理系统。“天健军卫”是一个集成了耗材库房管理、收费管理、成本核算的现代化物流管理软件，相较于老版本“军卫一号”，由于实现了入库与物价收费、财务付款相关联，出库与成本核算相关联，使医院的耗材管理水平大幅度提高。

1 医院高值耗材管理面临的主要困难

高值耗材可以定义为单价＞500元的一次性使用三类耗材，不同的医院有不同的定义方法，也制定了不同的管理层次。对于植入性材料，即使某些配件价值不高，也应纳入高值耗材管理。医用高值耗材主要有以下特点：

（1）价格较高，大多数能够单独计费，需要确保计价不漏费。

（2）尚未建成统一完善的分类、名称、规格型号系统。

（3）对于植入、介入类耗材，有可溯源、召回的要求。

（4）属专科手术耗材，多数需要手术医生在手术台上确定具体使用的规格型号。

（5）由手术医生决定使用耗材的品牌、品种、数量，病人花钱买单，是商业贿赂的重灾区。

（6）高值耗材的物流经过供应商、耗材库房、使用科室、手术室等多个环节，各环节记录的信息经常不匹配，导致溯源信息中断。

（7）生产厂商为应对各级各类招标，每年都会推出大量的新品种、新规格，实际上并没有太多的技术改进和工艺改良。

（8）大多数高值耗材都列入了各级卫生行政部门的统一招标范畴，但混乱的名称和规格型号使招标目录与实物难以对应。

（9）有些产品尚未使用条形码标识。

由于上述情况的存在，多数医院的高值耗材管理流程采用了科室备货-使用-开发票-入库-出库，这样一种从物流到信息流皆为反向的操作模式，表面上看是耗材库房的零库存，实质上是耗材库房无法对整个流程实行有效监管。再加上科室使用人员、保管人员并非专业物流人员，条形码知识欠缺，导致病人病案中粘贴的高值耗材唯一性标识经常出现错误标签，无法做到全部准确溯源，且这些信息没有录入耗材管理信息系统，即使能够溯源也无法进行召回检索。

在原有物资管理模式中，虽然耗材库房也采用了类似老版“军卫一号”一类的管理软件，但是出入库的电子账目同计价收费系统和财务付款系统并不关联，导致对耗材的计价收费和财务付款无法实现技术上的有效监管，只能停留在负责人签字，偶尔抽查的低效行政监管手段上。

在这种模式下，高值耗材自进入医院开始，其基本的效期检查、资质审核库房便不得不寄托给使用科室，使用科室由于相关知识缺乏，自然又寄托给厂商；计价收费核查则由库房寄托给使用科室；应付款项对应耗材的入库记录核查则由财务部门寄托给库房，这种完全依靠自我约束的高值耗材管理模式无疑会给医院带来巨大的医疗风险。

2 “天健军卫”系统打造全新高值耗材管理流程

“天健军卫”系统设置了高值耗材管理模块，对高值耗材实行单独的条码化管理。该系统除了针对耗材库房使用的物资管理程序外，还针对其他使用部门开发了相应的子程序：科室物资管理程序针对耗材使用科室，可以用来进行网上请领、出库成本查询等工作；门诊高值耗材使用登记程序可登记门诊使用的高值耗材；升级的计价程序可以将已计价高值耗材清单对应成耗材库房的入库单；价表对照程序供物价部门使用，可以将物资目录按物价规定对照价表条目，并能接收库房发出的调价、停用通知；财务经济管理程序供财务、经管部门使用，可以将财务付款对应到物资入库单上。新的高值耗材管理流程，见图1。

2.1 基础数据录入

基础数据的录入分为3个部分：物资名称字典、厂商名称字典和价格字典。名称字典录入物资的分类、名称（别名）、规格型号三级数据；厂商名称字典除了录入厂商名称外，还可录入组织机构代码、营业执照及医疗器械经营许可证的有效期、公司地址、开户银行账号、业务联系电话等信息，并且可以设置停用；价格字典为基础数据的主字典，将物资的名称、规格型号、生产厂家进行组合后，录入产品标识条形码、REF码、注册证号码、进货价格等信息。

2.2 采购订货

科室备货补充由采购中心完成，使用科室依据数据字典中的名称、规格、品牌、价格、REF码等信息检索出所需耗材，通过科室物资管理程序向库房提交申请，库房审核后提交采购中心执行。

2.3 科室备货

供货商接到送货通知后，将耗材送到库房作备货登记。库房人员验收货物，将供货商、备往科室、产品批号（Lot码）、有效期等信息录入物资管理系统。产品的录入可利用条形码或REF码从价格字典抽调。这些信息录入后，系统为其生成一个唯一的序列号，以条形码形式粘贴在产品上，产品一物一码，以序列号为主键生成科室备货列表。备货由使用科室领取、保管。通过科室备货表，可以完成溯源、召回、效期报警和科室备货盘点的功能。

2.4 使用登记

科室备货使用后，扫描粘贴在包装上的序列号计费，同时，物资管理系统会将科室备货库存中的对应产品从待用状态转换为已用，并将病人姓名、病案号、计费时间等信息加入。对门诊收费病人要在门诊高值耗材使用登记程序中将病人病案号、收费收据号和耗材序列号一并录入。这些已用的高值耗材信息经库房审核后，形成入库、出库单据，由库房通知供应商开具发票。

2.5 付款管理

财务部门在进行发票的结账付款时，通过财务管理程序提取发票号对应的入库记录，填写结账信息反馈给库房，以此作为付款凭证。这样，高值耗材备货有验收，使用有反馈，付款有凭证，每个环节都在上级环节的监督之下。

3 使用技巧

对于数据库的使用，数据录入的标准化是至关重要的。统一的数据格式便于进行各种统计查询。在此系统的使用中，有以下的一些技巧：

（1）保持字典数据的唯一性和统一性。物资名称最好备有1张统一的分类、名称列表，产品录入字典时从中选取名称。

（2）在价格字典的备注栏里可以添加一些标记，例如招标标记或医保标记，这样可以在出库入库单明细中按标记进行统计。

（3）产品的规格型号要尽量细化，这样才能以条码GTIN和REF码区分。

（4）规格型号细化录入会导致列表庞大，可以在物资名称后用品牌作为后缀来区分。

（5）录入产品条形码时为避免重码，应以国际标准码为准。我院采用的是GS1条码或美国Hibcc条码，避免使用企业内部编码。

（6）录入条码应以产品最小包装的条码为准，GS1条码在应用标识符（01）后一位为包装指示符，“0”表示单个包装产品。

（7）为防止计费“张扫李码”的问题，应定期清点科室备货。

（8）在科室的计费单尚未转换成入库单之前，科室可以自行退费，用于纠正录入错误。

（9）物资属性可作为另外一种分类方式看待，但必需包含高值耗材和医疗包两个属性，且属性代码固定不变。

（10）虽然物资的名称可以更改，但在实际使用中，改名会造成以前的数据无法统计。

目前，我院价格字典数据已达到7000条，完善的基础数据使后续工作大为简化，高值耗材的入库、出库工作完全依靠条码检索，既提高了准确率，又避免了名称含混不清，价格无法对应的问题。由于字典录入涉及到物资名称的确定和招标价格，必须由专业人员进行此项工作，且尽量保持延续性，以避免出现一物多名，一商多名的混乱数据。在我们进行的召回测试中，根据厂商提供的召回批号，可以在30 min内检索出全部未使用耗材的数量和所在位置、已使用耗材的病人姓名和病案号。

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Management Process of New High-cost Medical Consumables Based on Tianjian Military Medical System

YAN Wei, HOU Yi, JIANG Yong
Medical Engineering Department, Second Artillery General Hospital of PLA, Beijing 100088, China

Objective To establish a precise management mode of high-cost medical consumables. Methods By inputing enormous dictionary data, Tianjian military medical system could complete a thing one yard. In this way, patient information could connect with consumables information. Results We could ensure that all high-cost medical consumables would be inspected effectively, and would be traced and recalled in 30 minutes. Conclusion We would accurately control the warehouse and highcost medical consumables with contemporary information technology and corresponding management process.

high-cost medical consumables; bar code; medical consumables management; data dictionary

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2012.09.024

1674-1633(2012)09-0092-03

2012-02-16

本文作者：闫伟，工程师，硕士。

作者邮箱：leucocyte@sina.com