浅议中小企业内部控制建设

梅 芳

（无锡天任电子有限公司，江苏 无锡 214072）

《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》的发布，标志着适合我国企业的内部控制规范体系已基本建成。该体系明确规定在境内外同时上市的公司自2011年1月1日起执行，而2012年1月1日起在上交所和深交所主板上市的公司也要执行。虽然体系并未明确数量众多的中小企业何时要执行该《规范》和《指引》，但是中小企业也应逐步意识到内部控制建设对于企业管理的重要性。现以W有限公司为例，来分析目前中小企业内部控制建设方面的薄弱之处及探讨相应的解决之法。

W有限公司为一家集电子控制品的研发、生产和销售的中小型企业。成立于20世纪九十年代，公司注册资本50万元，2007年增资至800万元。经过多年的努力，公司目前年销售额突破一个亿，核心技术拥有自主知识产权，在当地工业控制行业享有一定的知名度。但是，随着销售规模的不断扩大，公司管理层发现，由于内部控制制度的不健全，公司经营出现了问题。

一、中小企业内部控制的薄弱环节

（一）销售部门内部控制存在缺陷

由于W公司对于销售人员的业绩考核中，销售额是主要的考核指标，而货款回收是参考指标，造成销售人员片面的追求销售额的不断增加，而忽视了应收账款的回收。经过几年的积淀，三年以上未回收货款的客户户数已达到百余家，虽然每户欠款数额较小，但是却数量众多。另外，由于销售人员流动性较大，员工离职时未办理很好的交接手续，也是造成客户应收账款跟踪失控的一个重要原因。除此之外，公司销售人员没有养成与客户签订合同的习惯，既不区分客户的大小，也不区分客户的信用状况，仅仅在初次交易时会与客户签订购销合同，而在以后的交易中，客户只需电话订购即可。同时，公司合同文本为固定格式，销售人员在签订合同时，对于付款方式这一重要条款，经常以“电汇”笼统约定，无形中造成了应收账款的催收风险。

（二）材料采购计划不合理，付款审核不严

为了适应电子控制品市场产品更新快，客户需求多样化的特点，W公司的产品规格多达几十种，但是畅销产品也仅有十种左右。由于原材料采购有一定的周期，通常生产部门会提前一个月下达生产计划，采购部门根据生产计划来制定采购计划。但是市场变化太快了，客户经常会更改或者取消购买计划。公司采购人员不主动了解市场的变化趋势，仅凭计划机械采购，造成了库存的短缺或积压，影响了公司的正常生产，也造成了公司的资金压力；由于不能按时交货，给客户留下了不佳的印象，也影响了公司的市场信誉。

W公司的采购付款流程较为简单，采购部门提出申请，总经理签字认可，出纳付款。由于缺少了必要的财务审核环节，总经理又事务繁忙，出现了“该给谁付款，该付多少款”采购部门说了算的状况。随着公司规模的不断扩大，这种不分轻重缓急，随意付款的状况不改变，一旦公司的资金链断裂，就会危及整个企业的生存。

（三）缺乏激励机制，生产效率不高

W公司生产的特点为批次多，批量小。因为生产工序等的统计太复杂，工人的工资计算形式为计时制，而非计件制。工人做多做少一个样，做好做坏一个样，没有奖励和惩罚机制，工人的生产积极性不高。制造环节损耗居高不下，产品一次合格率达不到95%，已经成为公司管理层密切关注的问题。

（四）存货保管制度不严，造成资产损失

W公司已有的存货保管制度中规定，若客户要求样品演示或者产品试用，销售人员可根据需要填写借用单，由销售经理审核签字，仓库办理领用手续。但是对于借用品的后续管理，制度中没有规定。销售人员为了扩大销售业绩，增加客户保有量，对客户提出的要求都会无条件的答应，致使借用品的管理陷入了混乱无序的状态，造成了潜在的损失。

（五）研发项目未充分论证，导致项目失败，资源浪费

根据W公司制定的产品实现策划程序判断，在项目的计划和确定阶段，各部门（主要是指公司的销售部门）提出开发建议，简单描述一下新产品背景信息、技术和质量要求及开发周期、费用、预期价格等，由部门经理签署意见，报总经理批准。总经理负责项目的初判，进行技术可行性分析，资源可行性分析及成本分析。虽然只是初判，但是基本上总经理说可行，此项目就确定了。没有经过充分的市场调研和可行性分析，一部分项目花费了人力、物力和财力，最后却无疾而终，浪费了企业的资源。

二、加强中小企业内部控制建设的对策

W公司管理层注意到，表面良好的销售业绩，掩盖了企业深层次的很多问题。若不加以重视，长久必将会给企业带来不良的后果。管理层经过研究讨论，希望能从以下几个方面来予以改善，建立全新的内部控制系统，如图1所示。

图1 W有限公司内部控制建设规划图

（一）建立应收账款的有效管理机制

按时进行账龄分析和编制货款回收进度表，并且把应收账款的回收工作落实到销售人员，和销售人员的业绩挂钩，在企业内部实行“谁销售谁收款”的方法，以确保应收账款的按时收回。加强对销售、发货与收款业务的会计系统控制，财会部门定期敦促销售部门做好与客户核对应收账款的工作。加强合同管理控制，原则上与客户都应订立销售合同，除非现款现结，并且要求相关部门严格审核合同条款，明确双方的权利义务和违约责任，避免出现重大疏漏。

（二）优化采购及付款流程，确保物资采购满足企业生产经营需要

由原来的制定月度计划的方式改为制定滚动计划的方式，根据市场的变化趋势，随时调整和修订未来的计划。指定专人来跟踪和协调滚动计划的执行情况，发现问题及时解决。加强采购付款的管理，完善付款流程，财会部门严格审核预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。

（三）加强资产管理控制，减少企业损失

加强各项资产的管理，全面梳理资产管理流程，及时发现资产管理中的薄弱环节，切实采取有效措施加以改进。特别关注存货的管理，针对公司借用品管理的混乱状态，修改审批权限，由总经理确定可提供产品试用的客户名单，仓储部门应定期与销售部门核对和清理借用品，出现异常及时向上级领导反映。

（四）建立专家咨询机制，严格控制投资，保证企业健康稳定的发展

鉴于公司高层管理人员的决策能力有限，对于目前复杂的经济环境的分析可能不全面，决定引入专家咨询机制，对企业重要的投资项目进行详细的可行性研究分析，在反复讨论项目的可行性的基础上作出决策，有效的回避投资项目的风险。

（五）强化业绩考核体系建设，完善激励机制

完善人力资源的激励约束机制，设置对各级管理人员和全体员工进行考核与评价的业绩考核指标体系。由人力资源部门考虑制定工人的浮动工资制的方案，从完工产品、实际工时、差错率、损耗、工作态度等多个方面全面考核工人业绩，实行基本工资+绩效工资的薪酬制度，充分调动员工的工作积极性。同时建立公司的合理化建议制度，期望通过公司全体员工的共同思考和共同参与，提高产品质量，降低生产成本，提高每个人自身的能力，增强全体员工对公司的忠诚感和归属感，最终为公司的发展壮大做出贡献。

（六）重视员工的业务进修和学习，不断提高各级管理人员和全体员工的职业素质和文化修养

建立员工培训长效机制，支持和组织员工参加各种形式的进修和学习，并且鼓励他们在实际工作中不断检验和提高自己的业务能力。在公司内部营造尊重知识、尊重人才和关心员工职业发展的文化氛围，促进全体员工的知识、技能持续更新，不断提升员工的服务效能。

三、结语

中小企业内部控制制度的建立和完善，有利于资产安全，提高经营效率，提高企业的信息报告质量，企业实现长远发展战略。中小企业应当从企业整体利益出发，建立与本企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应的内部控制制度。企业管理层应充分认识到内部控制建设是一项系统工程，需要内部各职能部门及全体员工的积极配合和承担相应的职责。中小企业应当重视全体员工在内部控制中发挥的作用，积极拓宽信息沟通渠道，使内部控制成为企业实现发展战略，提升可持续发展能力和创造长久价值的重要保证。

[1]王棣华，花婷婷.中小企业内控构建实录 [J].新理财，2010（12）：74－75.

[2]徐汉峰.《红楼梦》中的财务行为对会计文化的贡献[J].无锡商业职业技术学院学报，2011（3）：16-19.