数码一体机在高校办公自动化中的应用

黄 健

北京信息职业技术学院 北京 100015

数码一体机在高校办公自动化中的应用

黄 健

北京信息职业技术学院 北京 100015

随着网络的普及和办公自动化水平的提高，高校教学管理信息化、自动化的需求越来越大，迫切需要集信息处理和流程控制于一体的应用系统。在高校文印管理中引入工作流技术可以实现业务流程自动化，显著提高教学管理水平和服务能力，具有广阔的应用前景。

工作流；办公自动化；文印管理；数码一体机

人类社会已经开始迈向信息化时代，以计算机技术、网络技术为代表的现代信息技术，已经快速、全面地渗透到整个社会经济、政治、军事和文化等活动的全过程中。“十二五”开局之年，各级政府和教育部门更是把信息化、远程教育的建设和发展摆在十分重要的位置，它已成为职业教育改革发展的重要工作。

高校教学管理信息化、自动化不仅要求数据处理自动化，更要业务流程控制自动化：教师办理某项业务时，只需在计算机上填写相关表单，审批手续依据规定流程自动完成，并可根据需要提供表单跟踪、管理、查询、统计、打印等功能，最终实现管理的人性化，提升教学服务水平。工作流技术正是针对具有固定程序的业务而提出的解决方案。

文印管理是教学管理信息化、自动化的重要组成部分，也是工作流的典型应用，以试卷印刷为例，剖析工作流在文印管理中的应用。

试卷印刷流程首先要求教师填写文印申请单，经部门领导审批通过后，持申请单和原稿到文印室印刷。目前高校印刷设备多采用一体化速印机，传统一体化速印机工作原理如图 1所示。随着数码技术的发展，数码一体机越来越普遍，所谓数码是指以数字形式进行图像处理方式。数码一体机显著的特点就是能够与计算机或网络连接，如同打印机一样，可将电子文档直接“打印”到数码一体机，从而省略扫描环节，大大提高印刷灵敏度和质量。

图1 一体化速印机工作原理

由于数码一体机的出现，为利用工作流技术实现试卷印刷流程自动化提供了物质基础。

1 工作流

1.1 工作流定义

所谓工作流就是将工作流程反映在计算机应用中，利用现代通信手段(如网络)，使业务能够按照预先定义好的规则自动在相关人员之间进行流转、审批。

现实工作、生活中经常会遇到拿着文件、申请逐级审批签字的情况，由于整个过程存在不确定性，可能因为一个环节的微小影响而引发“公文旅行”。从办事人角度来看是浪费了大量宝贵时间，从业务部门来看是降低了办公效率和服务质量。工作流技术正是解决这一弊病的有力武器，办事人只要在网上填写表单，上传相关资料，后续工作全部由计算机、网络自动完成，从而可以节约大量时间，提高办公水平和服务质量。

1.2 工作流技术的优势

信息管理软件注重提高企业的资源配置率和提高单一员工的生产率，如，ERP可以帮助企业优化资源配置，Word可以提高个人文字处理能力。工作流则通过解决缩短流程闲置时间的问题，提高企业的业务处理能力，并使企业能够关注真正有价值的创新业务。

1.3 Lotus Domino/Notes

Lotus Domino/Notes是建立在开放、统一的结构之上，集企业级通信、协作、工作流、Web应用于一体的软件平台，适合处理业务流程中产生的非结构化信息，并可以利用灵活的邮件机制在人、部门之间传递文档，处理复杂工作流，实现协同工作。

2 Lotus Domino/Notes工作流在文印管理中的应用

2.1 需求分析

(1)教职工在自己的计算机上，通过网络填写印刷申请单，包括申请人姓名、印刷类型、印张、印数、印刷文档等信息，如果类型为期末试卷，则要求必须提供A，B两份试卷，由系统随机抽取一份考试卷。

(2)部门领导审批。

(3)审批通过后，文印员印刷，并通知申请人领取试卷。

2.2 功能模型

针对需求进行功能建模，根据“863”高科技项目CIMS主题专家组建议，采用IDEF0方法建立功能模型(如图2所示)。

图2 审批流程功能模型

2.3 过程模型

针对审批流程采用IDEF3方法进行过程建模(如图3所示)，其中文印申请模块较为复杂，可进一步细化(如图4所示)。

图3 印刷审批流程模型

图4 文印申请过程模型

2.4 流程控制

由于文印工作要面向全校，为了发挥文印管理系统的功效，系统必须做到“以人为本”，易学易用。由于Lotus Domino/Notes集工作流和Web应用于一体，是开发办公自动化系统的理性平台。

在Lotus Domino/Notes工作流中可以定义不同的状态，每进行一步自动修改状态，并发送邮件通知相关人员，从而推动工作流的完成。例如，教职工申请印刷时，其初始状态为“0”，表示当前为起草阶段；提交申请后状态变为“1”，表示等待审批，并自动给部门领导发送邮件提醒审批；审批通过后，状态变为“2”，进入等待印刷状态，如果审批未通过，状态变为“10”，结束整个流程；印刷结束后状态变为“3”，结束整个流程，等待申请人领取印成品。状态改变可以通过按钮实现，提交申请按钮代码如下，其中第14行修改申请状态：

01 Sub Click(Source As Button)

02 On Error Goto errhandle

03 Dim ws As New NotesUIWorkspace

04 Dim session As New NotesSession

05 Dim db As NotesDatabase

06 Dim uidoc As NotesUIDocument

07 Dim doc As NotesDocument

08 Set uidoc = ws.CurrentDocument

09 Set doc = uidoc.Document

10 Set db=session.CurrentDatabase

11 uidoc.EditMode=True

12

13 'Change document status

14 Call uidoc.FieldSetText("Status","1")

15 Call uidoc.Save

16

17

18 Dim maildoc As notesdocument

19 Set maildoc = New notesdocument(db)

20 Call maildoc.ReplaceItemValue("Form","Memo")

21 maildoc.Sendto = doc.GetItemValue("Manager")

22 maildoc.Copyto = session.UserName

23 Dim item As NotesItem

24 Set item = maildoc.GetFirstItem( "Copyto" )

25 Call item.AppendToTextList(doc. GetItemValue("Leader"))

26 Call maildoc.ReplaceItemValue("Subject", "印刷申请")

27 Dim rtbody As NotesRichTextItem

28 Set rtbody = New NotesRichTextItem( maildoc, "Body" )

29 Dim commonName As New NotesName(session.UserName)

30 Call rtbody.AppendText("有新的印刷申请，请审批：" + commonName.Common)

31 Call rtbody.AddNewline(1)

32 Call rtbody.AppendText("单击打开文档")

33 Call rtbody.AppendDocLink(doc,"")

34 Call maildoc.Send(False)

35

36 Call uidoc.Close

37 Print "Sent notification to manager!"

38 Exit Sub

39 errhandle:

40 Msgbox Error & "Error line: " & Erl

41 Exit Sub

42 End Sub

现代化办公设备和管理手段是实现科学管理、提高管理效率不可或缺的组成部分，工作流技术与先进数码设备相结合，在高校办公自动化中有着广阔的应用前景。

作为协作软件领域的领导者，Lotus通过其开放、灵活且安全可靠的标准组件，为构建面向未来的全新集成协作环境提供最佳解决方案。采用Lotus Domino/ Notes开发的基于Browse/Server体系的办公系统无论是在实用性、易用性方面，还是在安全性、规范性方面都能取得令人满意的效果。

[1] 武凌.工作流知识管理系统工作流引擎的研究[J].计算机技术与发展,2010,20(8):112-115.

[2] 李清,陈禹六.企业信息化总体设计[M].北京:清华大学出版社,2008.

[3] IBM.Domino应用架构[Z].北京:Lotus Authorized Education,2000.

[4] 范明虎.赵江年.OA中一种动态工作流的设计与实现[J].计算机与现代化,2009,3:139-142.

Digital duplicators in the college off ce automation

Huang Jian
Beijing information technology college, Beijing,100015, China

Along with the network popularization and the elevated level of office automation, teaching management information and automation needs of college become more and more, the urgent need to set the information processing and process control in one of the application system. University printing management in the introduction of workf ow technology can achieve business process automation, improve the teaching management level and the service ability, has the broad application prospect

workf ow; off ce automation; printing and copying management; Digital Duplicators

2011-11-07

黄健，本科，工程师。