高校职能部门网络工作日志系统建设研究

任旭林，齐琳琳，卢 博

（西南财经大学，四川 成都 611130）

工作日志最早出现在航海行业，是一种工作人员如实客观、定期定向对日常工作内容所做的记录文本。现代企事业在一定范围内使用工作日志形式，作为员工工作行为表现评估的主要依据，由于主要沿用基于纸质文本记录形式，实施难度比较大，效果不佳。[1]新型网络工作日志系统很大程度上避免了传统日志记录的缺陷，一些政府部门尝试并逐渐推广网络工作日志平台，取得积极进展。[2]但还需要进一步构建和完善日志功能模块，使之形成强大的具有系统性和集成性的行政效能建设平台。

为进一步贯彻落实 《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》对信息化建设的要求，本文运用战略人力资源管理理论，结合高校行政运行机制，构建网络工作日志系统（daily network records system，DNRS），主要依托信息化平台，将传统工作日志“记录内容”转化为结构化、模块化的日志登录、传递、发布、反馈和评价以及信息集成为一体的内部综合管理平台，适用于高校职能部门行政效能建设，作为高校战略性人力资源管理信息系统建设的重要支撑，也可以为其他行业效能建设与内部管理提供借鉴。[3]

一、网络工作日志系统主要特点

DNRS与传统纸质工作日志分析存在本质差异，主要表现在由静态性转变为动态性、延时性转变为实时性、单向性转变为交互性、分散性转变为集成性，体现出新时期高校无纸化、高效、简捷办公理念，有效克服工作懈怠，提升高校行政效能。

1.动态性。传统工作日志一般按照自然时间记录事件发生发展，较少对历史记录进行回顾，缺乏对现有任务的阶段性分析与总结。DNRS能够随时与任务进度表进行核对，评估任务进展状况，根据发展需要适时调整工作要求，并能对发展情况做出判断和预测。

2.实时性。传统工作日志通常按月、季度或年度呈交相关部门查阅，员工的业务心得、工作感想往往不能及时与上级沟通。DNRS能够保证员工实时将工作进展、存在问题、改进意见以及业务体会登录系统。上级即使处于非办公环境，也能够动态查询员工工作状态，即时给予指导意见和建议。

3.交互性。传统工作日志仅限于员工与直接上级之间的交流，对其他同事的工作业务情况不甚了解，更谈不上跨部门任务交流。DNRS提供查询功能和公共讨论空间，为跨岗位、跨部门工作交流、典型业务分析提供强大的互动平台；通过优秀日志模块，分享成功或失败经验，促进员工之间相互交流、理解和支持。

4.集成性。传统工作日志主要供员工本人记录工作状况和体会，缺乏结构化、条理性和提炼度。DNRS有助于员工按照规定要求详细整理工作情况，有助于部门整合所属员工的工作日志，系统分析本部门工作成效、经验教训和改进意见；有助于学校集合各部门的工作日志，全面分析战略实现程度、重要工作进展状态、协同任务执行情况等，为学校重大工作决策和部署提供重要参考。

二、网络工作日志系统主要架构与模块功能设计

主要包括部门任务子系统、员工任务子系统和管理者任务子系统以及任务交互子系统。

1.部门任务子系统

高校职能部门紧紧围绕学校发展大局推进工作，代表学校履行行政职能，是学校工作的具体践行者和落实者。

图1 部门任务子系统

（1）学校任务模块。主要包括发展战略规划和年度工作要点，也可以呈现学校日常重要动态信息。发展战略规划是一所大学的行动纲领，可以分为长期、中期和短期目标。长期规划主要展现学校发展的使命和宏伟蓝图，表达学校发展的基本路线、原则与纲领；中期规划是学校制定的阶段性目标，是长期规划的具体反映，一般为五年，通常和国家每五年规划编制保持一致；短期目标通常为一年或者稍长一段时间，主要为年度工作计划或者解决某项重大专题任务。学校任务模块主要向各个部门传递方向性思路，起到指导工作作用，便于各职能部门查阅、了解和落实相关要求。

（2）部门任务模块。主要包括部门工作职能、工作计划和岗位设置等情况。部门工作职能比较详细地界定工作边界和范围，明确其责权利，具体落实学校各项任务；部门工作计划通常为年度工作要点，主要是本部门分解学校年度要点并采取相应行动措施；部门岗位设置主要为各岗位的主要职责、承办业务、办事流程和人员简介等。

（3）部门协同模块。主要包括跨部门职能查询和任务协同部门工作分解等。跨部门职能查询有助于快速了解业务相关部门的工作计划、岗位设置和工作进展等，了解学校整体工作分解和落实情况；任务协同部门工作分解主要查询某项重大任务的牵头部门、参与部门的工作进展情况，有利于推进本部门工作，实时分享任务协同进展状况和相关信息。

2.员工任务子系统

员工是学校、部门各项任务的直接实施者和执行者，直接和广大师生员工发生工作联系的人员，需要强化任务导向，总结工作业务，改进工作方式，提高工作能力和服务质量。

图2 员工任务子系统

（1）个人任务模块。主要包括岗位工作职责和岗位工作要点。岗位工作职责主要根据部门工作职能进行分解和确定，包括岗位主要职责、工作方式、联系部门、素质要求等。岗位工作要点主要是对部门年度工作要点的细化和落实，明确承担的具体工作业务内容。

（2）工作日志模块。主要包括日志撰写、周志分析和上级反馈等，是DNRS原始资料储存和关键数据库，是系统的核心要件。日志撰写主要为员工整理当天工作情况，主要做了哪些工作、完成程度怎样、与哪些人发生工作联系、存在哪些问题、有哪些建议以及提前完成的、未完成的、延期的任务情况说明等。同时，网络工作日志还可以记录典型业务案例的分析与处理过程，甚至还可以记录读书、讲座和生活中的感悟与体会等。周志分析主要为回顾本周工作内容、重要工作阶段性进展、反思工作存在问题以及工作展望等。上级反馈主要指员工的直接负责人对其工作表现行为进行综合评价，肯定成绩、指出工作不足，并提出改进意见和建议等。上级反馈根据任务进度要求，可以当天反馈或者阶段性反馈，及时给予指导，建立建全工作动态监控与实时反馈机制。另外，员工还可以查询同事的优秀工作日志，学习和借鉴先进工作经验、问题解决方式以及提出合理建议等。

3.管理者任务子系统

管理者是部门的领导者和组织者，也是部门业务的直接推动者和实践者；同时，承担跨部门相关业务合作与交流，协同推进学校重大工作任务。

图3 管理者任务子系统

（1）日志处理模块。主要包括员工日志（周志）查询、员工日志（周志）反馈和优秀日志（周志）报送等。日志查询主要指管理者根据工作需要，实时查询员工工作进展情况、了解工作动态信息以及工作困难，便于及时解决业务难点。日志反馈与员工任务子系统中的上级反馈内容相同，管理者督促工作推进，并录入相关意见和建议，便于员工及时了解工作质量评估意见。优秀日志报送主要为管理者结合本单位工作实际，选择具有典型性、示范性、可推广的工作日志，传递至公共系统，由DNRS建设的主管部门进行审核、筛选和评估。

（2）分析安排模块。主要包括分管（主管）业务周志分析和业务工作安排等。周志分析主要为管理者根据分管岗位员工的业务进展情况进行总结，检查各岗位员工任务落实情况，总结业务取得的进展、存在的问题和改进工作的思路等。业务工作安排主要为管理者根据学校、部门近期工作计划，结合自己的分管业务，将分解的工作计划和工作要求传递至相关岗位员工。业务工作安排一般每周布置一次，也可以根据临时任务要求及时布置。

4.任务交互子系统

设计该系统有两个因素：一是DNRS需要实时进行数据交换处理，涉及管理权限、公共互动等内容；二是提升多业务并行加工能力。高校处于快速发展阶段，许多固有的工作业务和流程逐渐精简、合并和重组，传统串行处理的工作流程逐渐减少，新的协同任务大量增加，比如学科群建设、队伍建设、教学改革、社会服务重大项目等，需要多部门共同参与合作。通过任务交互系统，有助于降低会议协商的时间成本，避免多源信息传递冲突，实时全面掌握交互任务最新进展。

图4 任务交互子系统

（1）公共互动模块。主要分为三个层面：学校、部门和员工。学校层面主要是制定网络工作日志管理制度，包括审核制度、评估制度和应用制度等，并将工作日志运行状况与评估结果定期公布。部门层面主要为部门工作日志集成，总结部门工作的进展、思路与问题等。员工层面主要为员工优秀工作日志共享，这部分与员工任务子系统中日志共享内容相同，可以发表工作业务讨论主题、分享学习体会和经验等。

（2）部门协同模块。该模块功能与部门任务子系统中的部门协同模块内容类似，不仅包含业务相关部门情况，还包括全校各单位部门协同任务整体状况，尤其是学校当前重点工作任务的进度跟踪、状况分析以及未来展望等。

（3）权限管理模块。主要包括查阅、审核、反馈、评估等权限层级，如学校领导能够通过系统实时了解各单位工作总体状态，知晓工作新进展、新问题和新对策；系统主管部门有权查询各部门工作日志，整理、分析和撰写工作任务进展报告，为学校制定相关政策提供参考和依据；某些部门由于业务的需要，也可以向主管部门申请高级权限等。

（4）任务交互功能。员工任务子系统、部门任务子系统和管理者任务子系统之间的信息需要实时并行加工、多任务协同处理，保障各任务系统之间无障碍协作，实现实时动态互动。

三、网络工作日志系统与高校行政效能建设的关系

DNRS是集学校行政事务、工作方式、动态评估与学习成长于一体的平台，充分利用系统功能，能够有效分析行政投入与产出之间关系，切实改进职能部门工作作风、提升工作质量、服务学校发展。

1.健全行政系统立体沟通机制

DNRS有效实现“自上而下”和“自下而上”以及“纵横协同”的多向加工方式，形成“员工—部门—学校”的全方位立体沟通网络。“自上而下”是学校工作计划逐级分解，通过DNRS具体传递至相关职能部门；职能部门根据岗位性质，细化到具体岗位和经办人员。“自下而上”是每位员工的工作完成情况与部门工作总体状况以及跨部门协同任务进展情况，通过DNRS进行信息互动和传递，有利于学校直接掌握各项工作的整体推进状况。“纵横协同”是学校对相关职能部门的工作要求，通过DNRS分解到牵头单位和协作单位，提出具体工作内容和时间进度要求；各单位根据统一工作安排，通过DNRS系统交互沟通，提交阶段性进展和任务总体报告。

2.促进人力资源职能动态匹配

岗位分析是现代人力资源管理的基石，但职能部门的岗位分析一直是管理工作的难点。基于DNRS能够极大改进职能部门的岗位分析质量，促进岗位管理、招聘选用、培养培训以及绩效管理之间的动态匹配。

（1）提高岗位管理效益。分析各位员工和部门一年或一周期的DNRS，可以较为合理地测算出每位员工的工作总量、工作压力和素质要求以及部门工作总量等，确定合理岗位职数、岗位职责以及岗位负荷，完善编制管理，促进各岗位协调、规范、有序，发挥最佳的岗位管理效益。

（2）提高招聘选用质量。员工配置要做到员工特征与岗位特征匹配，实现按需设岗、因岗选人、人尽其才。通过分析DNRS，了解员工应具备分析问题和解决问题的综合能力，明确胜任该岗位的关键素质特征，或者核心能力要求，为岗位的人才招聘、内部聘任提供依据，优化人力资源配置。

（3）提升培养培训效果。通过分析DNRS，可以发现员工的业务知识、工作技能和综合素质等方面存在的不足，明确员工改进的方向，为员工培养培训需求分析提供充分依据，有利于实施分层次分类别培训，提高培训针对性，并通过实践中的工作行为表现检验培训效果。

（4）完善绩效管理体系。绩效计划、绩效考核、绩效反馈与结果运用是绩效管理体系的主要环节。通过分析DNRS，能够直观反映高校绩效管理的全过程，改变以往学校仅仅关注结果导向的绩效考核模式，缺乏绩效过程管理。学校通过DNRS分解绩效计划，并由部门落实到相应岗位；根据DNRS记录情况进行绩效考核与评估；部门负责人根据员工工作取得的进展和不足，及时反馈；结果运用方面，充分运用DNRS记录情况，结合员工需求，采取分类激励措施，如设计工作贡献、工作进步和经典工作案例以及最佳执行力等奖项。

3.推进学习型组织建设

以构建共同愿景为基础，团队学习为特征，扁平化管理系统为要素的“学习型组织”，是现代高校组织建设的重要内容。高校行政管理包括人才人事、教学科研、学生工作、财务审计、国有资产管理、后勤服务以及对外关系等诸多要素，借助DNRS的共享展示平台，使多源信息从单纯纵向转为纵横融合，有利于集思广益、群策群力，分享工作经验，研讨工作难题，培育学习氛围；有利于有机整合员工与员工之间、员工与部门之间、部门与部门之间工作目标与内容；有利于促进员工站在学校发展大局来整体思考工作、前瞻性设计思路，避免所在岗位、部门因素的制约，促进员工素质与学校行政效能同步提升。

四、结束语

网络工作日志系统是在传统工作日志功能基础上，以信息化平台为载体，形成模块化的日志登录、传递、发布、反馈和评价以及集成等为一体的内部行政效能管理平台。该系统主要表现出动态性、实时性、交互性和集成性等特点，结合高校行政运行体系，提出系统的主要架构与模块功能设计，即部门任务子系统、员工任务子系统和管理者任务子系统以及任务交互子系统。该系统在健全职能部门沟通机制、促进人力资源职能动态匹配和推进学习型组织建设中将发挥重要作用。

[1]孙绍然,田庆军,王哲.高等学校辅导员工作日志制度建设探析[J].沈阳农业大学学报(社会科学版),2010(5).

[2]李林松,王雨.政务内网应用需求的突破——国家外国专家局内网工作日志系统[J].办公自动化,2008(14).

[3]崔斌,张天文.高校人力资源管理信息系统的战略发展与系统设计[J].中国教育信息化,2007(9).