会计档案管理现状与对策

冯汉新

一、当前会计档案的管理现状

1.单位领导重视程度不够，尤其是私营企业业主普遍对会计档案管理工作不够重视，该保存的资料没有很好保存或有意不保存，给有关部门检查带来一定困难。

2.由于单位经费不足，用于会计档案管理上的投入相当有限，有较多单位会计档案保管也只是表面上的保存，根本谈不上采用先进技术，实现档案管理的现代化。而且，单位会计档案利用率不是很高，即使有人利用，哪花费在档案查找上的时间也是相当的长；更为严重的是，有较多资金运转较困难的企事业单位，由于缺少对本单位会计档案应有投入，因房屋年久失修，加上保管不当，出现会计档案湿漏以及被老鼠、白蚁及虫子等侵害，造成会计档案损毁现象相当严重。

3.有的单位尤其是企业单位财务人员变动频繁，没有按规定进行很好财务交接，加上接收者对新单位情况又不是很熟，这就给会计档案管理带来一定难度。较多单位出现以前年度不是本人经手的档案不管或不进行清理现象，谈不上一个单位会计档案的整体连贯性。

4.相当长时间以来，会计档案主管部门没有对本地区所有单位财务人员进行过系统会计档案管理业务培训，很多财会人员对会计档案管理不是十分了解，只是停留在简单的保管上。会计档案整理内容全不全，哪些要哪些不要，规范不规范等等根本不懂，自己又懒得查看相关资料，因此，能够严格按《档案法》要求归档的单位不太多。

5.有关部门监管没有到位。据调查，财政、审计、税务等部门侧重于对单位帐务的检查，往往对会计档案管理好坏很少提及；作为当地的档案局根本不组织或极少组织对本地所有单位会计档案工作的检查，在较多地方会计档案监管成为一片空白。

6.较大部分单位会计档案保管人员对档案清理工作有畏难思想，尽管会计档案保管人换了一茬又一茬，但很少有人对保管期限到期的档案进行过认真清理，导致档案资料越积越多，年年添置必要的档案柜，浪费了财力。有一些单位特别是企业单位最想把单位会计档案尽快销毁，以免日后有关部门的检查，反而是会计档案成为单位的一种负担。

7.会计档案保管不统一。据调查，大多数单位会计档案自己保管，但实际保管情况较乱，特别是改制单位、关停并转单位的会计档案更是“前途”堪忧；尚有部分五六十年代以前的会计档案有的仍保管在档案馆里；目前，也有部分财政部门的会计档案移交给档案馆保管。当地档案馆只定期要求主管部门向档案馆移交文史类档案，从不要求接收各单位移交的相关会计档案。

二、做好会计档案管理工作的对策

1.各相关单位和部门要充分提高对会计档案管理工作重要性的思想认识，要把会计档案管理纳入日常财务管理工作范畴。

2.在经费安排或政策优惠上适当增加对会计档案管理方面倾斜。一方面，财政部门应增加对行政事业单位档案管理经费的足够投入；另一方面，国家有关部门应考虑企业对单位会计档案管理投入资金的相关税收优惠。

3.保持会计档案保管人员的相对稳定性，会计档案管理工作是一项连贯工程，它需要单位会计资料的连续，因此，单位需要会计人员对本单位整个会计档案管理工作的熟悉，在此基础上应保持财会人员的相对稳定，不宜经常更换财务人员。而且如确实需要更换，也一定要办好相关档案交接手续。

4.财政、档案管理部门每年至少要举办一到两次会计档案管理业务培训，让单位尤其是企业单位的财务人员都知道会计档案管理的重要，了解有关会计档案管理的相关规定，会计档案管理业务得到提高，最终做到让单位会计档案能够完整、有序地归档保存。

5.对会计档案进行“瘦身”，让该保存的长期档案经清理后存下来，让人们知道会计档案不是单位的一种负担，而是我们的良师益友，真正达到利用之目的。

6.有关部门应切实做好会计档案的接收工作。《中华人民共和国档案法》第十一条规定机关、团体、企事业单位和其他组织必须按国家规定，定期向当地档案馆移交档案；第十六条对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案局严重损毁和不安全的，国家档案局行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施，必要时，可以收购或征购。因此，根据上述之规定，单位的会计档案在保管到一定时间应统一移送当地专门的档案管理机构即档案馆保管。

7.加强日常监管。财政、档案及其他有关部门应联合执法，加强对单位会计档案管理的检查、管理。对违反相关法律、法规的单位依法进行一定处罚，并限期督促其整改。