浅谈管理规范、业务流程、岗位职责在企业基础管理建设中的现实意义和作用

霍今川

摘要：近年来，随着国有大型企业改革的不断深化，一些国有大型企业根据改革的现实需要对基础管理建设又重新重视起来，赋予了基础管理建设新的内涵和使命，并作为一项管理工程列入企业的管理规划。其中，制度建设、流程管理、岗位责任成为基础管理建设工程的核心，成为全面推进基础管理工作的重点。本文重点对管理规范、业务流程、岗位职责在企业基础管理建设中的现实意义和作用进行分析说明，以期对企业基础管理建设工作有所裨益。

关键词：管理规范；业务流程；岗位职责；基础管理

中图分类号：F270.7 文献标识码：A doi:10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2012.03.24 文章编号：1672-3309（2012）03-52-02

一、管理规范在企业基础管理建设中的现实意义和作用

管理规范又称规章制度，是企业管理中各种管理条例、章程、制度、标准、办法、守则等规范性文件的总称。它是用文字形式规定管理活动的内容、程序和方法，是企业全体员工在生产经营活动中共同遵守的规定和标准，是企业的内部“法律”，也是企业经营管理的基础。对保证企业生产经营活动、提高企业管理水平有着重要的作用。

1、管理规范是企业安全运行的基本保证。这里所表述的“安全”，是广义上的“安全”。“安全”的范畴和意义不仅在于企业的生产安全，还在于经营安全、环境安全和社会安全。从马斯洛的人类需求层次理论的衍生角度看，“安全”也是企业运行最基本的需求，安全运行一直成为企业经营管理的首要目标。而保障企业安全运行最基本、最直接、最行之有效的方式，就是建立能够反映企业生产经营客观要求和特点的企业管理规范。从企业活动到员工行为，从活动内容到行为方式，都进行科学、合理、有效的规范，满足企业安全运行需要，保证企业安全、有序运行。

2、管理规范是企业生产经营管理规范化的基本依据。现代企业制度的建立进一步拓展和加强了企业规范化运作的广度和深度。规范化运作就是要求企业经营管理有章可循、有制可依，使组织和员工的行为均得到规范和制约。这就需要通过管理规范来确定每个层次、每个环节、每个部门乃至每个人的活动内容、活动方式、活动方法，使每个人、每项活动都有所遵循，目标和行动一致，形成一个完整统一的管理规范体系。

3、管理规范是提高企业运行效率的基本保障。随着企业的不断壮大和持续发展，企业执行效率直接影响着企业管理运行效率，企业管理运行是否顺畅高效又制约着企业执行的效率。企业管理规范的制定，一方面要能够在客观上准确反映出企业生产经营管理需要，另一方面要能够满足企业运行实际要求，最大程度上符合企业利益诉求和目标，整体提高企业生产经营管理效率。

4、管理规范是企业实现组织机构正常运行的重要保证。企业业务的急剧扩张，促使大部分企业形成了以总公司——分公司为主导的矩阵型管理模式。在这种管理模式下，分公司点多面广的现状形成了较多的管理接口和管理层次。在明确管理职能，确定组织机构和岗位设置以后，总部每个部门、每个分公司和每个岗位如何科学合理地进行管理活动，有效实现管理目标，还需要科学合理的管理规范作为依据。贯彻执行管理规范，就为实现企业组织机构整体正常运行创造了重要的保证条件。

5、管理规范是企业实现降低成本、提高质量、促进经济效益增长的基本手段。节约成本、提高质量、增长效益往往是企业的重要管理目标。实现管理目标的重要手段，首先就是强化基础工作，制定出符合企业管理预期的各项管理规范，以控制项目执行成本、质量目标，实现效益指标。而在生产无定额、工作无标准、管理无依据的情况下，是不可能提高质量、降低成本的，也就不会获得良好的经济效益。

6、管理规范是企业实现科学管理，向现代化管理迈进的基本条件。管理规范是实现管理规范化、标准化、程序化的前提条件。要实现科学管理，首先要加强企业的基础管理工作，包括管理规范建设工作。同时，它也是推行现代化管理，运用信息技术管理的基础条件，没有良好的管理规范，管理现代化只是一句空话。

二、业务流程在企业基础管理建设中的现实意义和作用

业务流程又称业务管理流程，是指通过两个或两个以上的岗位管理活动而实现某一特定业务目的过程。它用流程图的形式规定了实现业务目的所必须的管理活动的内容、程序和方式，是企业全体员工在生产经营活动中共同遵守的程序，是企业的内部“办事指南”，对规范企业运行，提高企业运行效率、管理水平和风险防范能力有着重要的作用。

1、业务流程是规范、指引企业各项业务活动，保证企业经营管理过程公开透明的基本前提。企业的生产经营活动由众多类别的业务活动所集成。业务活动的启动、执行以及业务目的最终实现都需要由相应的程序和规则进行规范和引导。而业务流程的梳理和制定，为企业正常开展业务活动提供了程序上的指引，规则上的保障，清晰完备的业务流程也保证了企业经营管理过程的公开和透明。

2、业务流程是实现岗位有效对接，降低管理决策不确定性，提高企业运行效率的基本方式。企业生产建设、经营管理是以管理规范为依据，通过业务流程来实现的。业务流程都是以业务岗位为流程接口，通过完成对应岗位工作，以保障业务活动的继续执行，从而达到实现业务目的的效果。业务流程有形化，明确了岗位对接的过程，减少了因岗位错位而造成的业务中断或业务重置，提高了业务活动的效率。同时，明确的业务规则、固化的业务流程减少了管理决策的不确定因素，也使员工在从事具体业务时能够对业务活动结果（期限、审批）有一个基本预期，根据预期选择业务方式，合理安排工作计划，有利于业务执行效率的提高。

3、业务流程是实现企业风险监控，提升风险管理能力的重要手段。从风险管理角度而言，管理风险来自于不规范的业务活动。业务流程的制定，一方面规范了企业业务活动的内容、方式和程序，另一方面明确了企业经营管理过程中每一项业务活动的关键控制点，确保企业内部控制与风险管理工作能够有的放矢。如在车辆管理流程中，司机和机械师是否对出车前的车况进行了检查并作记录这项工作，成为了派车这项业务活动的关键控制点，它有效控制了因车况不良而可能产生的事故风险。

4、业务流程是实现企业管理信息系统化的重要基础。为实现管理现代化，企业在很多业务上都采用了较为先进的管理信息系统。这些信息系统能够有效运行的基础就是信息资源和业务流程。而业务流程只有以信息系统化的方式才能实现它的最大价值和功能。信息系统可以将流程固化于管理软件之中，操作便捷可靠，能有效提高业务执行效率，降低风险；同时，能够对业务管理活动中所涉及到的数据进行量化统计、比对分析，实现信息共享，提高管理决策效率。如很多公司现在运行的网上报销系统、ERP系统就是业务流程信息系统化的运用。

三、岗位职责在企业基础管理建设中的现实意义和作用

岗位职责是指为实现企业组织机构正常运行，达到企业管理目标而规定的岗位工作任务和责任范围。它是岗位员工责任、权力与义务的综合体现，是企业员工在履行岗位工作中必须遵守的“基本法”，对规范员工职务行为，优化企业组织结构、强化企业管理措施，降低企业管理风险、提高企业运行效率有着重要的作用。

1、岗位职责是规范员工职务行为，实现专业分工，保障企业组织机构高效运行的直接要素。岗位职责体现员工在从事具体职务活动中所享有的权利、义务和责任，详细、严格地规范了员工的工作任务和责任范围，实现了企业业务活动在不同岗位之间、相同岗位不同员工之间的专业分工，所有岗位职责的集合构成了企业的业务执行范围。岗位职责的有效履行并通过部门整合运作，使企业业务活动得以顺利开展，从而保证了组织机构的高效运行。

2、岗位职责是强化企业经营管理措施，实现企业管理目标的基本依据。岗位职责是对岗位工作的内容和责任的基本规定，是工作执行标准的基本要求，是企业进行量化考核、绩效评定、责任追溯的基本依据。企业应以岗位职责为依据，建立以岗位责任制为中心的考核评价机制、约束激励机制等基础管理措施，以促进企业管理目标的实现。

综上所述，制度建设、流程管理、岗位责任制将成为企业基础管理建设的重点工作。管理规范是业务流程的依据，是岗位职责的基础；业务流程是管理规范的细化和补充，是岗位责任的具体落实；岗位职责是管理规范和业务流程的实现方式。管理规范、业务流程、岗位职责三者有机融合，共同构建成企业坚实的基础管理架构，促进企业基础管理工作更上一层楼。当然，再健全的管理规范，再完备的流程，再细致的职责，没有责任心去推动落实也难以实现其真正价值。因此，一方面要重视制度建设过程、流程梳理过程、岗位责任制落实过程的全员参与，使员工真正熟悉制度、掌握流程、理解岗位职责，切实感受到制度、流程和职责在具体管理中的积极作用；另一方面要加强基础管理工作的评价手段，建立执行评价和效果评价为主要手段的考核评价机制，确保基础管理建设工作取得实效。