扬州市开展食品安全监管档案工作的实践与思考

向昌庆 黄卫民（扬州市档案局，扬州市信息中心，江苏扬州，225002）

扬州市开展食品安全监管档案工作的实践与思考

向昌庆 黄卫民（扬州市档案局，扬州市信息中心，江苏扬州，225002）

近年来，食品安全问题已成为社会高度关注的热点，也成为各级政府的工作重点。做好食品安全监管档案工作是社会经济发展的需要，也是档案部门与时俱进，服务政府中心工作的重要体现。2011年扬州市档案局审时度势，紧扣中心，立足服务，与扬州市食安委通力协作，密切配合，加强与各食品安全监管单位的配合与协调，制定详实的工作计划，采取切实有效的工作措施，集中时间和人财物优势，在全市范围内全方位开展了食品安全监管档案建档与规范化建设工作。通过一年的努力，初步建立起覆盖全市的食品安全监管档案资源体系和利用体系，建档的功效与作用日益显现，起到了服务社会、造福民生的作用。

一、充分认识做好食品安全监管档案工作的重要意义

食品安全监管档案是各级食品安全监管单位在履行食品安全监管职能，开展食品安全监管工作过程中形成的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，这些文件材料既是食品安全监管过程的真实记录，也是食品安全监管工作的依据和手段，做好食品安全监管档案工作具有十分重要的意义。

1.做好食品安全监管档案工作是建立“公共服务型”政府的需要。政府服务社会、服务民生的重要内容之一就是加强食品安全，有益百姓身体健康和生命安全。通过建立和利用食品安全监管档案，把政府服务工作落到实处，授惠于民，也使我们各级档案部门服务社会，服务民众的功能得到有效发挥，提高了全社会对档案工作的理解和认同。

2.做好食品安全监管档案工作，有利于各级食品安全监管单位执法理念的优化和执法意识的提高。食品安全监管的监督主体、监督对象、监督环节众多，在加强食品安全宣传教育、制度体系建设、监管程序建设、监管体系建设，实施食品安全行政许可、监督执法、行政指导等方面形成的文件材料，既是食品安全监管过程的真实记录，也是食品安全监管工作的依据和手段，有利于各级食品安全监管单位优化执法理念，提高执法意识，强化法制观念。

3.做好食品安全监管档案工作，有利于提高食品安全监管能力和水平。齐全完整、规范有序的食品安全监管档案，服务于食品安全监管工作，对于规范食品安全监管行为，防范食品安全责任事故的发生，调解食品安全纠纷等都有着十分重要的依据凭证和指导作用。

二、研究制定食品安全监管档案的门类和范围

扬州市食品安全委员会包括卫生、药监、质监、农林、工商、商务、出入境等22个成员单位，每个成员单位都有明确的食品安全监管职责，因而食品安全监管档案门类众多、范围广泛、内容丰富，制定科学合理的食品安全监管档案门类和范围，对于食品安全监管档案建档和规范化建设十分必要。扬州市档案局在广泛深入细致的调研的基础上，协助各食品安全监管单位确定科学的档案门类和齐全的归档范围。从以下方面的门类和内容就可以看出食品安全监管档案的复杂性、丰富性：

1.行政执法档案：包括行政处分、处罚、人民来信来访等方面的文件材料；

2.行政许可档案：涉及食品生产、加工、销售各个环节、各个项目的申报、审批等方面的文件材料；

3.企业登记年检档案：包括食品生产、加工、销售等各类企业注册登记、年检等方面的文件材料；

4.商标、广告管理档案：包括食品商标、广告标识印制的整治和规范等方面的文件材料；

5.检验检疫档案：包括对农产品、水产品、动植物、粮油、副食品、烟草、食盐、进出口食品检验检疫工作等方面的文件材料；

6.食品安全标准档案：包括食品安全标准、生产技术规程、有毒有害物质限量、检测方法等方面的文件材料；

7.环境评价档案：包括对食品有关的环境污染事故鉴定、处理、环境生态建设、监测等方面形成的文件材料；

8.健康档案：包括食品生产、加工企业和餐饮、各单位食堂等服务人员体检、职业病防治等方面的文件材料；

9.质量保证、认证档案：包括食品计量、食品质量认证等方面的文件材料。

由于食品安全监管工作涉及的监管单位多、监管环节多、监管对象多，各单位形成的档案门类也较多，以上仅是主要的门类和范围。

三、措施到位，确保食品安全监管档案工作健康发展

食品安全监管档案面广量大，涉及门类众多，如何做好食品安全监管档案工作，是各级档案部门需要研究和探讨的新课题。

1.充分调查研究，是开展食品安全监管档案建档和规范化建设的重要前提。2011年初，扬州市档案局抽调档案业务骨干赴市直和有关县（市、区），深入各食品安全监管单位，全面了解和摸清全市食品安全监管档案工作的现状、存在的主要问题以及制约食品安全监管档案工作发展的因素。通过调研，摸清了情况，理清了思路，确定了开展工作的突破口，把工作重点放到那些建档不规范或尚未建档的单位，有的放矢，制定工作计划，重点突破，力求取得实效。

2.采取切实有效的措施，把食品安全监管档案的管理纳入档案基础业务建设范畴。2011年3月扬州市以市政府办公室名义印发了《关于加强食品安全监管档案工作的通知》，通知从“加强对食品安全监管档案工作的组织领导和业务指导；做好食品安全监管重要档案资料的收集和整理工作；完善制度、加强宣传、形成食品安全监管档案工作长效机制”等三个方面提出了具体目标和要求。同月，扬州市档案局与扬州市食品安全委员会联合召开了市直食品安全监管单位建档和规范化建设动员会议，明确了各单位建档和规范化建设的工作目标、时间安排、质量要求，争取年内食品安全监管档案工作取得阶段性成果。为保障食品安全监管档案建档和规范化建设的顺利开展，同时建立了市级机关食品安全监管单位档案网络组织，各食品安全监管单位都明确了分管领导、职能处室和具体的档案人员，把食品安全监管档案工作列入了扬州市食品安全委员与各食品安全监管单位签订的目标责任书。同月，扬州市档案局召开各县（市、区）档案业务指导工作会议，一同部署各县（市、区）食品安全监管档案建档和规范化建设工作，要求市、县统一行动，上下联动，齐抓共管，形成建档和规范化建设的整体工作效应。

3.建立健全食品安全监管档案的规范制度。2011年3月以来，我市各级档案部门会同食品安全委员会暨各食品安全监管单位，根据各单位的实际情况，共同研究制定了相应的档案管理工作制度和管理办法，用管理办法指导建立食品安全监管档案，用制度引导食品安全监管档案工作行为，促进食品安全监管档案工作步入规范化、长效化发展轨道。

四、狠抓落实，强势推行食品安全监管档案建档和规范化建设

1.广泛宣传，营造食品安全监管档案建档和规范化建设的良好氛围。在全市食品安全监管档案建档和规范化建设期间，扬州市档案局通过各种新闻媒体，广泛宣传食品安全监管档案建设和规范化建设的重要意义、工作进展、典型事例等。据不完全统计，全市各种报刊、电视刊载、播放相关信息有20多次，档案网站、信息简报上载、刊登有关信息数十条。

2.区别情况，加大分类指导监督的工作力度。食品安全监管档案涉及部门单位多，档案门类多，材料类型多，一个单位往往有几个档案门类。食品安全监管单位基本上都具有行政执法职能，且不少属于省垂直管理部门，对档案管理方面的规定及具体的归档范围及归档要求不尽相同。因此，我们加大了分类指导工作的力度，采取逐一上门、多次上门、重点辅导、举办培训等各种措施和方法，来推进建档和规范化建设工作的开展。

3.强化监督，注重建档和规范化建设的实际效果。扬州市档案局依法加大了监督检查的力度，定期对各单位建档情况和各县（市、区）整个工作开展情况进行督查，针对工作中的重点和难点，尤其是个别老大难单位，采取多次上门督促检查，促其开展工作，力争不留一个工作盲点。至2011年11月底，列入工作计划的食品安全监管单位的建档和规范化建设工作基本完成了任务。

4.成效显著，初步建立了全市食品安全监管档案资源体系。市、县（市、区）卫生系统食品卫生防疫、食品质量检测、从业人员体检，职业病防治、监督执法均已建立了规范的档案；工商系统分别建立了完备的食品企业注册登记、年检，食品商标，广告管理、监督执法档案；农林系统建立了农产品、水产品、动植物检验检疫、“三绿”工程、行政许可、行政执法档案；市环保系统建立了规范的食品安全环境评价档案，内容包括与食品生产有关的土壤、环境污染事故鉴定、处理、环境生态建设、监测等档案；市质监系统建立了食品生产质量检测、食品质量认证、食品安全监督执法等档案；出入境检验检疫系统也建立了出口食品企业检疫、卫生注册登记、进口食品检疫以及监督执法档案；盐业系统建立了生产企业、零售许可、食盐检测、违法案件查处档案；商务系统建立了生猪屠宰许可、监督执法以及酒类管理档案；烟草专卖系统建立了烟草批发、零售许可、查处伪劣烟草案件档案；粮食系统建立了粮食收购资格审核、粮食质量检测等档案。

五、立足规范，建立食品安全监管档案利用体系

1.建立食品安全监管档案门类目录和利用目录。一是从各地实际情况出发，在充分调研、梳理的基础上，做好食品安全监管档案的排查和登记，建立食品安全监管档案门类目录，让各食品安全监管单位全面了解食品安全监管档案的门类，便于自身和各食品安全监管单位之间的利用和相互借鉴；二是建立食品安全监管档案利用目录，使利用者能快捷准确地查找利用食品安全监管档案。

2.建立食品安全监管档案信息数据库，这是充分发挥食品安全监管档案作用最有效的手段。建立档案信息数据库要遵循循序渐进的原则，从重点食品安全监管档案入手。具体工作可以从四个方面开展：一是建立食品安全监管档案目录数据库，建立案卷级、文件级和专题目录数据库；二是各食品安全监管单位逐步建立全文数据库，有条件的单位可以先行一步；三是各食品安全监管单位可以将目录数据库和全文数据库备份报同级国家综合档案馆和食品安全委员会；四是充分发挥网络的作用，在安全、保密的条件下，利用政务网、公共网等网络平台，便于社会各界对食品安全监管档案的利用。

3.开发利用食品安全监管档案信息资源。利用食品安全监管档案信息进行资料汇编，比如进行食品安全大要案汇编、食品安全标准汇编、食品安全监管程序汇编、食品安全认证标准汇编、食品安全检测手段汇编等，将零散的档案信息进行集聚，以使食品安全监管档案作用最大化。

食品安全监管档案工作涉及面广、难度大，它不仅是一项长期性的基础工作，而且是一项综合性的系统工程，规范系统的食品安全监管档案的建立，将有效地服务食品安全监管工作的开展，促进食品安全水平的进一步提高。

六、食品安全监管档案工作中存在的不足与建议

通过一年来的工作实践与尝试，扬州市食品安全监管档案工作，虽然取得了较好的工作效果，显现出良好的社会效应，但还存在一些亟待解决的问题：

1.食品安全委员会虽然代表政府行使职权，但该机构仅仅挂靠在卫生局或药监局，权威性不够，对各成员单位事实上没有管辖权，只有协调权，而对各成员单位档案工作的协调具有相当大的难度。

2.由于食安委各成员单位对档案工作认识程度、重视程度的不同，食品安全监管档案建档和规范化建设工作的质量难以得到保障，水平参差不齐。

3.各级档案行政管理部门由于人手少，工作任务重，难以投放更多的精力，也是制约食品安全监管档案工作快速发展的因素之一。

要保证食品安全监管档案持续、有效、健康地发展，发挥服务民生、服务社会的作用，下一步要从以下方面加大工作力度：

一是依法开展对食品安全监管档案的监督指导。不能仅从业务指导的角度提供服务，服务是一个方面，监督更重要。对个别老大难单位，更要行使档案部门执法的职能，发挥档案法律武器的威力。多年的工作实践证明，档案行政执法检查效果还是明显的。

二是充分发挥舆论监督的作用。可以创新舆论监督的方法，比如可以邀请新闻媒体、人民代表参观一些档案工作做得不好的单位，形成强大的社会压力促其工作的改善；也可以邀请人大代表、政协委员同时视察档案工作做得好的和做得差的单位，形成强烈反差，等等。

三是继续加强档案宣传和指导培训工作的力度。发挥档案部门传统优势，通过宣传来提高社会的档案意识，这是一项长期的工作任务。同时也要加大指导培训工作的力度，有些单位不是不肯做，而是不懂得如何做。