知识经济时代企业档案管理功能拓展

陈萍

企业档案是企业各项活动中形成的全部档案的总和，它以文字、数据、图形、声像等各种形态记录着企业发展的历程，反映着企业在各个发展阶段的生产、经营、管理和决策的状况及所积累的宝贵经验，企业档案是企业重要的信息资源。在知识经济时代应对传统的企业档案管理功能进行拓展，以充分发挥企业档案资源的作用。

一、企业档案管理功能拓展的必要性

传统的企业档案管理工作普遍强调完整保存企业历史资料，这是对企业档案信息资源功能的认可。从信息资源角度来说，企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料，它是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，是企业重要的信息资源。传统的企业档案管理工作是建立在企业档案的信息资源功能之上的，这种管理思维普遍强调完整保存企业历史资料，而忽视对历史档案资料的再次开发和利用，企业档案部门被认为是作用有限的部门，与市场开发、财务、研发等企业管理功能部门没有生成内在有机的联系，不能为企业当前的价值创造活动做出显著的、直接的贡献，无法为企业的科学决策提供有效支撑，而且还需要为档案管理工作投入不菲的人力、物力和财力，增加企业管理成本。其结果必然是档案管理工作在企业管理中逐渐边缘化，进而导致档案管理人员在企业管理中的地位日益削弱，严重制约着档案服务的开展。

在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源，是最重要的生产要素，在企业的价值创造活动中发挥着极为重要的作用。因应知识这一生产要素在企业经营中的重要性，知识管理成为企业管理理念的必然选择。在知识经济时代，企业管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，最大限度地实现知识的价值。企业的生存和发展离不开对档案资源的有效开发和利用，这是由企业档案的知识资源属性所决定的。从知识资源角度来讲，企业档案不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识，是企业重要的知识资源。这就要求我们在知识经济时代，顺应各种资源重要性变化的趋势，重新审视企业档案在企业经营中的作用和价值，实现企业档案由信息资源向知识资源的转变，积极拓展企业档案管理的功能，最大程度地发挥企业档案在企业经营管理中的作用。这是知识经济时代企业档案管理的必然要求。

二、企业档案管理功能拓展的具体要求

在知识经济时代，企业档案作为一种重要的知识载体，是企业重要的战略资源之一，而不仅仅是简单的有关企业经营情况的历史记录资料。拓展企业档案管理功能，要深度挖掘企业档案这一重要的知识资源的潜在价值，积极推动企业档案的价值转化为企业现实的竞争优势，在企业价值创造中发挥不可替代的作用。知识经济时代对企业的生产要素配置提出了新的要求，对有价值的知识的需求异常强烈，这决定了档案资源管理的必要性，同时企业的经营环境日趋复杂，也要求档案管理需要更加有针对性，以更好服务于企业经营的需要。

1.要重视企业档案资料的再次开发和利用。档案资源的管理在于档案信息资源的开发利用。企业档案作为企业生产、技术、科研、经营、管理及决策等活动的真实记录，是一种基础性信息资源，更是企业自身的核心知识资源。企业档案资源，是企业在生产经营过程中成功经验和做法的总结，是企业经营成果的结晶，对于企业未来经营决策具有重要的启迪作用。特别是对于知识、技术密集型行业，由于在信息化环境下，企业经营所面对的外部环境愈加复杂多变，需要在已有工作的基础上深入挖掘档案资料的价值，对新的工作环境加深了解和认识，才会避免工作的盲目性和不可预见性，产生新的发现和突破，为公司价值创造服务。例如，中国石油集团重视对历史档案资料的利用和挖掘，建立“专家社区”，通过利用老资料、认识老资料、研究老资料，对已有的档案知识进行了很好的挖掘利用，从而对地质构造的复杂性有了新的认识，集团所属的冀东南堡油田、长庆西峰油田等都是在利用已有档案资料基础上进行二次勘探取得的重大成果。在知识经济时代下，企业档案管理的职能不能只局限于有关档案的收集、整理和保管，而更应该重视对档案的开发和利用，档案管理不能只是为了保存历史、再现历史，更是为了积累知识、利用知识，为企业经营服务。

2.要重视企业档案资料的整合利用。根据现代档案管理理论，从组织和技术上保障企业档案信息在需要范围内的快速便利流动和共享交流，优质高效地为企业决策系统提供支持，是企业档案管理的根本目的。因此，在知识经济时代，能否提高知识的生产率、能否加速将知识转化为生产力将成为决定企业经营成败、获取企业竞争优势的关键性因素。企业档案管理部门不但要对企业档案涉及的各种信息资源进行管理，更重要的是按照档案的知识需求，制定知识政策，建立知识组织，营造一个知识交流与共享的环境，有效推进企业知识集成、知识生产、知识共享和知识创新。

在知识经济环境下，企业管理层要以知识管理为理论指导，充分利用档案资源，构建企业档案资源管理、交流和共享平台，这样不仅能有效地组织和整合企业知识资源，而且能够以知识资源管理为改革方向，转变企业档案管理职能，建立适应环境变化的新型管理模式，进而实现从过去侧重对档案实体的管理向注重对档案知识资源价值管理的转化，强化对企业知识资源的整合和开发利用。必须注意的是，目前一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，特别是对一些大型企业集团而言，还没有实现企业整体范围内所有档案的集中统一管理，档案信息也没有实现与其他信息的资源共享，无法进行企业内不同部门和机构档案的有效整合、统一规划和管理，弱化了企业档案资源价值的有效发挥。如国内某著名体育用品生产企业，虽然公司管理层也极为重视文件档案工作，但公司并无科学管理文件和档案的有效方法，虽然成立了档案部门，但是其保管的仅仅是总裁办公室形成的行政文件，档案管理局限于总部层次，一些产品设计、营销文件档案则在各业务部门保存。公司档案部门并没有制定严格的归档制度，只是鼓励各部门向档案室移交档案，这一规定仅限于资源实施的层面，即向档案部门主动移交文件档案的将受到相应的奖励，而不提供档案则无相应的制裁措施。这就导致档案部门并没有明确的归档范围，所能掌握和运用的档案资源是非常有限的，更无法实施档案资源在不同部门的共享，而这恰恰是一流企业档案管理所重视的。如壳牌石油公司和英国石油公司，档案更多地是作为一种知识资源来管理，公司更加注重不同层次、部门的档案信息的整合、分享与利用，两家公司都为分享相关档案信息建立了专门的档案知识管理系统。

3.在知识经济时代，企业档案管理要全面介入企业经营管理的整体流程，实现与企业经营各个环节的有机集成，使之成为企业整体经营流程的有机组成部分。传统的档案工作在企业经营中属于提供后端服务的辅助性角色，而在知识经济时代，知识已成为企业经营中不可或缺的重要资源，为企业经营决策提供高质量的知识保障工作，是改进档案管理工作的突破口。由于企业管理工作的系统性，对相应的决策所需要的知识必然是系统性的、全面的，这就要求档案管理部门要变“提供单一服务”为“提供系统服务”，全面介入企业经营整体流程，实现与企业经营各环节的无缝对接，为企业决策和控制提供有力支撑。

三、企业档案管理职能拓展需要注意的问题

1.要建立与知识经济要求相适应的企业档案管理思想意识，坚决摒除传统的档案管理狭隘观念。与传统的档案管理工作相适应，企业档案部门往往将自身视为“看门守摊”，认为档案工作无足轻重，“档案信息无用论”的狭隘思想观念还具有一定的生存土壤，这也造成了档案管理人员得过且过、不求上进的思想习气比较盛行，缺乏服务意识和竞争能力，严重制约着现代档案管理工作的开展。在知识经济时代，企业档案管理工作只有不断变革，才能以全面完善的服务赢得使用者的认可和满意，才能充分发挥其服务企业经营发展的作用。因此，企业档案管理部门要不断更新知识、转变观念，切实改变以往“重藏轻用”的现象，变被动服务为主动服务，强化对档案知识的综合开发利用，提高档案管理智能化服务技能和水平，以更好地适应知识经济时代的要求。

2.企业领导层要重视和支持档案管理工作的变革。企业领导层要有战略视野，把企业档案作为企业的一项重要资产和重要的战略资源，推动档案管理转向参与公司综合管理。在知识经济条件下，档案工作的对象、范围都发生了深刻变化，对档案资源的整合和共享显得格外重要，同时为了发挥档案资源的价值，企业档案管理介入企业经营尤为迫切。而实现档案资源的整合和共享，推动档案管理介入企业职能部门管理，为职能部门管理提供决策参考，不是档案管理部门所能单一决定的，需要企业管理当局支持档案管理职能的拓展，协调不同部门进行配合，从而推动档案管理职能拓展有效实施。

3.要积极推进企业档案管理技术工具和方法的变革，为企业档案管理职能拓展提供技术支持。在知识经济时代，信息化发展步伐不断加快，对企业档案管理提出了新的要求，也带来了新的机遇。在推进档案管理职能转化过程中，要借助新的科学技术手段，实现档案装备技术现代化，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，提高企业档案工作技术含量和水平。在管理形式上，通过深化信息化管理等现代化技术手段，提升纸质管理和档案信息开发利用之间的关系，使复杂、多样的的档案管理变得更及时、准确和可靠，也使档案资料借助新的技术手段产生更大的价值。

（作者单位：吉林市城市建设控股集团有限公司）