建筑装饰行业信息建设需求制定原则思考

◎ 深圳广田装饰股份集团股份有限公司信息部 吕 成

如果财务、业务信息化项目失败，那么失败的不仅仅是一个信息化项目，损失也不仅仅局限于信息化项目本身，这个失败将给企业带来严重的伤害。正确梳理出需求，是信息化项目成功的开始。由于每家企业的管理与业务模式都不尽相同，本文只对需求的原则展开讨论。

一、财务业务一体化与穿透式查询

企业的业务活动，最终都将以财务数据的形式表现出来，财务活动和业务活动是同一事件的不同表现形式。

信息化对财务和业务关系的考虑，经历了多个阶段。最初由于技术难度和成本原因，财务和业务是割裂开考虑的。随着企业信息化水平的提高，企业对财务业务一体化的要求越来越迫切，同时供应商经过多年的发展，在技术上取得了进步，财务业务一体化得以实现。财务业务一体化是信息化规划的重要原则之一。

如果财务业务一体化没有在信息化工作中得到实现，企业的管理与商业模式将会受到信息化的制约，信息化将成为企业发展的阻碍。

在当前的信息化技术背景下，新系统选型时应提出更高的要求，实现“财务－>业务”、“业务－>财务”的穿透式查询能力。

二、信息化对战略型财务的支持

随着改革开放的深入，国内企业拥有了更大的能力，例如集团化架构、多元化发展、整合行业内上下游产业链资源、资本运作等，原来的业务型财务已经不能满足企业发展的需要，财务工作必须由业务型财务向战略性财务升级。

财务需求不可以被边缘化，信息化工作必须对战略型财务提供支持。

企业信息化发展的早期，容易对未来信息化支持战略型财务的需求估计不足，在没有考虑财务业务一体化原则的情况下，产生以下的规划结构：

以上结构，无法实现财务业务一体化、穿透式查询，当财务需要上升成为战略型财务时，信息化系统无法升级，阻碍企业发展。

战略型财务需要考虑统一集团核算体系、集团协同业务的内部往来、全面预算管理、集团资金管控、多角度集团穿透查询、报表与合并报表等内容。

三、用友与金蝶的发展对信息化规划的影响

用友与金蝶是国内的财务软件供应商，很多公司选择这两家公司的财务软件。

需要注意的是，用友与金蝶公司的产品发展，会对信息化规划产生很大的影响。在早期，用友的U8和金蝶的K3是业务型财务软件，希望更多的ERP、CRM产品与其对接，因此各种业务系统与U8、K3的对接是非常成熟可靠的。但到了用友NC和金蝶EAS时代，用友与金蝶可以为企业提供全方位的信息化解决方案，同时提供战略型财务软件，从市场竞争的角度而言，第三方ERP、CRM产品对接NC或者EAS就比较困难。

随着企业的发展壮大，要不要战略型财务是显而易见的，这将对业务系统的选型造成不可忽略的影响。

四、内部控制

中国企业即将进入“风险管理年”，信息化不仅是企业控制风险的有效手段，也是企业对管理“集中设计、分散使用、快速部署与调整”的要求。

在信息化选型时，如果企业已经有完善的内控矩阵，要对照内控矩阵进行流程功能的评价，如果没有内控矩阵，流程功能至少要能够实现基本的控制原则。

内控视角：如果有了风险事件，一定存在流程缺陷。信息化一旦承载了有缺陷的流程，必将导致风险事件的产生。信息化发起的流程讨论，一定是管理性质的讨论，而非技术性质的讨论。

五、与信息化供应商建立跨行业的战略合作关系

随着企业的发展，不仅要建立产业链内的企业间战略合作，还要建立跨行业的企业间战略合作。尽量减少信息化供应商的数量，并与之建立战略合作关系，获得优质的服务，是信息化体现价值的重要保证。

出于项目实施和后期服务的考虑，一般会要求供应商本地化，对于距离很远或者本地规模较小的供应商，企业选型时要慎重对待。

六、数据

企业管理的困难：跨地多元管控难、集团战略执行难、财务信息反馈难、决策信息获取难、资金监管调度难、集团风险管控难、人力资源统管难。

数据是企业经营管理情况的数字化表现，是企业制定战略、管理的重要依据，以数据为基础的数据经营会议，是企业经营管理过程中重要的组织形式。通过这种形式，使企业从不知不觉进步到后知后觉，再进步到先知先觉。

董事长或者CEO是信息化最大的用户，他们对问题的关注与中层领导、普通员工是不同的，他们关注：

● 目前集团资金有多少？在哪里？

● 收入多少？由哪些收入构成？

● 支出多少？由哪些支出构成？

● 钱不够，从哪里来？

● 现金流周转速度怎样？

信息化选型要注意高层管理与基层工作对数据的需求是不同，信息化要能够对不同的工作层面提供数据支持。

数据一般以报表形式表现。不同系统报表设置的难易程度是不同的。传统企业选型要考虑报表制作对人员的技术要求，应定位在熟悉数据库结构和SQL语句的“普通技术人员”比较合适。

数据表现的另外一种形式是商业智能BI（Business Intelligence），通过图形化的方式（仪表盘、红绿灯等），将专业的业务、财务、人力资源等数据直观地表现出来，为企业最高领导提供管理帮助。

信息化选型对数据提取的要求主要有：

● 对操作人员的技术要求低

● 是否能够进行多角度穿透式查询

● 计算速度是否可以接受

● 能否进行报表合并

基于数学模型的高级数据分析，在此不进行详细说明。

七、数据以项目为线索进行关联

装饰业务信息化由3条主线构成：

1、以时间为线索的装饰业务项目管理

2、以物料为线索的供应商、采购、仓库管理

3、以资金为线索的财务管理

需要特别注意的是，以上的因素都要在项目的包裹下形成一个相互关联的基础数据单元。很多产品可以很好地解决合同、物料、采购管理中的某个问题，但是当把所有问题打包到项目中，数据彼此关联，这些产品就无能为力了。忽略各业务需求的项目关联性，将产生多个信息孤岛，企业在未来要承担巨大的风险和成本进行整合。

八、统一账号、入口和工作提示，方便使用

1、统一账号：员工使用同一个账号密码，根据权限访问不同的系统。

2、统一入口：OA作为统一的入口。

3、统一工作提示：各个系统的提示信息在OA中集中，体现“让事情找人，而不是人找事情”的原则。

九、流程引擎的能力

不同信息系统的流程能力差异是很大的，主要考虑以下因素：

1、流程表单设计、流程节点设置与调整，不需要程序员介入，普通的技术人员在短时间内可以完成。

2、数据在流程中途生效。

3、人员解析为空自动跳过、人员重复只签一次。

4、流程的分支与合并。分支分为条件分支和非条件分支，大多数系统都支持条件分支，对非条件分支的支持差异很大。非条件分支有特殊的用途，例如某节点通过后，下一节点由多人审批，可能是并行、串行、混合三种模式。单纯的并行或串行模式，系统容易实现，需要重点考察的混合模式的分支（如图示）。

极少数系统不支持流程的合并，特别是在设置大型流程并且在流程初期开始分支的，对于管理员来说是很难接受的。

5、流程的退回。每个信息系统都支持流程退回功能，但是效果差异非常大。有些系统只能逐级退回去，特别对于大型流程，这种方式效率非常低，无法接受。有些系统支持跨越式退回，但是不支持直接返回到退回点，流程效率也不高。最好的方式是支持跨越式退回，同时根据情况可以选择直接返回退回点。

6、流程的衔接。任何系统都无法提供尽善尽美的流程功能，从而在技术实现上造成流程割裂，流程衔接是为了对这个问题进行补偿的一种措施。企业在信息化选型时应该选择流程衔接能力较好的系统。

十、二次开发

任何系统都有不完善的地方，任何供应商都不会公开自己的核心技术，但是企业需要对系统的功能进行一些调整。

利用开发人员或者第三方软件强行将功能嵌入系统，除了难度极高之外，还面临破坏系统整体安全性的问题，一般情况下不建议。

企业应该选择SOA架构的信息系统。面向服务架构SOA（Service-Oriented Architecture）是一种架构模型，目的是重复使用服务以提高IT适应性和效率，服务层是SOA的基础，可以直接被应用调用。简言之，在SOA架构的系统上，企业可以利用普通技术人员而非程序员，构架自己的业务逻辑和功能。企业应该关注业务逻辑和功能，而非开发技术本身。

十一、数据安全

信息化带来方便的同时，也带来了数据安全隐患，数据泄露对于企业而言是灾难性的，因此在选型时必须考虑数据安全问题。

数据安全的管理问题，例如权限规划不在本文讨论范围内，本文阐述选型时需要考虑的安全原则。

除了通过防火墙、数据备份等技术手段可以提升数据安全外，系统本身的架构对安全影响也比较大。

一般而言，Unix、Linux平台产品的安全性和稳定性大于Windows平台产品，代码加密或者编译产品的安全性大于代码不加密不编译产品的安全性。

系统的密码功能需满足如下原则：不允许简单密码和规律密码；强制修改初始密码；初始密码在一定时间后失效；可以强制定期修改密码；使用Ukey或者密码锁；系统应该避免超级管理员对数据的直接操作，超级管理员只用来授权，授权要有记录，并且不可删除。

提供“人—权限”和“权限—人”的查询方式，快速对权限进行检查的能力。系统对数据库的“写”、“删除”、“修改”操作采用回滚技术，避免意外发生时，数据不能回滚。

十二、阵列与计算能力扩容

当企业发现系统计算能力不能满足需求时，一般采用升级硬件的方法来解决问题，但是单独的设备总有能力上限，企业可能要为此花费巨大的成本。

在选型时考虑系统是否支持阵列式部署方式，如果将来需要提升性能，只要增加中低端设备的数量即可。如图示。

十三、结束语

本文抛砖引玉，希望通过对财务、业务系统选型原则的论述，帮助企业在信息化选型时，全面考虑各种因素，梳理出符合企业长远发展的需求，通过信息化增强企业市场竞争力。