信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用

陈红颖

摘要:传统的纸质档案资料管理已不适应当今信息时代快速发展的需要,实现石油地质档案的信息化管理,对于促进企业和行业地质档案资料管理和企业的发展具有积极的促进作用。本文首先探讨了石油企业地质档案管理的作用与存在的问题,然后提出了信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用措施:建立石油地质档案信息化系统、加大石油地质档案信息化管理投入、制定详尽的石油企业档案归档方法和提高石油地质档案管理人员素质。

关键词:信息化手段石油企业地质档案管理

当前我国已经进入企业化与工业化快速发展期,企业化与工业化的一个直接后果对于石油的需求大增,那么石油企业扩展也会加速,档案也会越来越多。石油地质档案是石油企业在勘探开发过程中产生的一系列记录、数据、分析结果以及科研成果等,是石油企业在地震、钻井、测井、录井、试油、油井开发等油气田勘探开发过程中所产生的科技文件成果[1]。同时在企业发展与合并中,很容易造成石油地质档案的散乱与遗失,再加上企业普遍较为重视人事档案、财务档案等档案的保护,石油企业档案的流失现象更为普遍。为此我们逐渐意识到规范企业石油企业档案管理的重要性和紧迫性[2]。本文为此具体探讨了信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用。

1、石油企业地质档案管理的作用

石油地质档案是石油企业最重要的资源,其真实客观地记载着油气资源的地质情况,既是油田地质科研人员正确认识地下地质客观世界和油气分布规律的智慧结晶,也是他人继续深入研究的重要依据[3]。因此,如何对这些宝贵资料进行储存和管理就非常重要,随着计算机技术和网络技术的应用和发展,石油地质档案的管理手段和利用方式也发生了根本性的转变,应充分利用当前的信息化技术,实现石油地质档案的永久保存和使用。

2、当前石油企业地质档案管理存在的问题

2.1 档案意识有待提高

目前,很多企业并不具备档案意识,当前我国石油地质档案在档案管理中是较不受重视的类别,花的时间和精力相对较少。而且石油勘探工程部门往往重视不够,不想配合,认为材料放在手边用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流动性较大的秘书作为石油勘探资料管理员,而他们有的甚至连石油勘探工程基建项目材料的构成也不清楚,更不用说是符合归档的要求了;各部门研究人员在用图纸等材料时往往随意涂写,用了资料后不会及时交回到档案室,往往造成档案资料的遗失。

2.2 档案质量有待提高

在己归档的材料中发现,石油企业档案的材料普遍质量不高,如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件,而是复印件;甚至有的是不利于长期保存的热敏纸;有些图纸上有任意涂写等情况。同时档案的信息化程度也普遍偏低,在已归档的石油企业档案中,一般企业只能做到目录级的管理,即只能在档案信息管理系统上检索到目录,而没有相应电子稿。还有的企业因为未能进行部门立卷制度,只是上交材料,需要档案部门进一步的整理。同时归档时间跨度大,具有成套性[4]。石油企业油田的开发从立项到油田投产到最后油田关停要经过几年甚至几十年的时间,每年都有新的文件材料形成,这些文件材料与该油田相联系,是反映该油田实际建设过程的真实记录。这些材料都应及时收集整理归档,而不应不受时间长短的限制,放在项目结束后归档,以影响研究人员的使用。只有及时收集整理才能保证案卷的成套性不受影响,有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。

2.3 档案载体有待丰富

按规定,勘察过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明,特殊载体的材料匾乏,要么没有相应的材料,即使有一些有特殊载体材料,其数量也不超过5%,给企业留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高,而且属于“账外”档案,不易控制。许多建设声像档案形成部门,出于使用便利,不愿将其无偿交给档案部门管理,而往往从个人实际工作需要出发,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,其中一些珍贵资料内容丢失。有些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整[5]。还出现过个别人在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,声称这属于个人知识产权。加之保管条件等原因,这部分档案正受到不同程度的损坏。随着时间的推移,我国很多纸质石油地质档案由于保存时间的地点过于潮湿和保存的时间过长,纸质档案资料开始老化磨损,颜色泛黄变脆,加上使用的频率又很高,资料不仅磨损而且损坏很严重,尤其是部分带有图片和数字的资料,由于磨损而不能体现图件所表达的全部,造成不能正常使用。如果不在资料信息还比较完整的时候采取数字化储存和管理,宝贵的石油地质档案将会随着时间不断流失[6]。

3、信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用措施

石油地质档案通过信息化管理后,资料通过数字化储存和管理,由于地质档案资料存储在体积小而容量大的计算机或光盘等储存介质内,不仅大大节省了地质档案资料储存的空间,通过信息化管理后,最大程度上节省了财力、物力和人力等资源,并通过局域网甚至互相网在更大范围内通过授权后实现资源共享,比如采取石油地质档案信息化管理,则信息利用者可以轻而易举的通过计算机检索到这个资料,甚至下载该地质档案,大大缩小查找时间,并能得到完整的档案信息,为全面、准确地进行储量研究,提供重要的信息资源,产生可观的社会效益和经济效益。其具体的应用措施为:

3.1 建立石油地质档案信息化系统

石油地质档案信息化系统是通过数字化处理,具备资料存储、资料检索和资料网络共享等功能,该系统能够兼容所有资料格式,并采取科学化管理。要实现这个功能目标,必须从以下几个方面不断做好和完善。首先,数据进行数字化处理。通过计算机、扫描仪等把需要处理的资料转变为电子文档,实现上传、阅读和管理功能,充分利用扫描仪,把石油地质档案的原件信息充分展示出来,不需要修正资料的历史错误。其次,实现资源共享。充分利用网络环境,远程计算机可以通过专业的石油地质档案专业软件访问,实现查询、阅读和下载等功能,实现资料的快速保存和共享。最后,信息化系统可以实现资料的科学管理,委托专业软件公司进行设计,管理人员可以通过信息系统实现资料的输入、资料编辑、上传、分类管理和后续维护等多项功能。

3.2 加大石油地质档案信息化管理投入

企业的管理高层一定要认识到,石油地质档案的管理是完善石油企业管理的重要组成部分,是石油企业档案工作重点领域与关键环节;勘察设计是实现石油地质档案信息化管理的前提,企业高层领导要给予充分的协调和支持,为石油地质档案管理部门足够的经费,委托专业公司进行软件开发,并加大信息化系统的硬件经费支持,为他们配备先进的信息系统服务器,并为所有的工作人员配备信息化管理所需要的计算机、扫描仪等输入和管理工具,为企业的石油地质档案信息化建设提供足够的基础条件[7]。除了这些基础硬件外,企业的地质档案管理部门应为信息系统搭建网络查询、检索和资源共享的网络硬件平台,使油田的每一个科研用户与生产一线各单位用户均可通过油田局域网随时了解到最新的档案的最新情况。

3.3 制定详尽的石油企业档案归档方法

石油企业档案和别的档案不同,在档案管理部门是一定有两份备案的。因此,各部门资料室可保本部门资料。这样可以在减少物力、财力的同时达到石油企业档案归档和可利用的效果。笔者在工作已经实践过这种分类管理的方式,效果不错。

3.4 提高石油地质档案管理人员素质

首先培养石油地质档案管理人员的综合素质。根据企业档案信息化管理需要,对现有人员进行分层及对口培训,在档案管理方面,要加强政策、法规和档案管理的新理论、新方法、新技术知识的掌握,一方面提高档案管理人员责任心和法制观念,另一方面使他们把握档案管理发展新动向,拓宽知识面,提高综合分析和解决问题的能力。其次,适时引进高层次的人才。企业应根据自身人才状况,适时配备各领域的高层次人才,使档案资料管理部门从整体上提高经济效益,同时带出一个高层次的管理团队。最后,完善考核机制。要提高石油地质档案管理的人员素质,还要有一个较好的考核机制,考核机制要能完整地反映出人员的管理素质和业务素质,以此增强地质档案资料管理人员工作、学习的紧迫感、主动性和积极性。

总之,石油地质档案资料是重要的基础资料,是石油企业的财富。在新时期下,做好企业石油企业档案管理,己成为企业石油企业勘探部门和企业档案管理部门工作的重要组成部分,还需要我们共同加强管理与研究。

参考文献

[1]徐贵珠.浅议做好文件材料收集与平时立卷工作[J].天津档案,2008(4):49-50．

[2]范巧燕.论企业财务竣工档案的实时化管理[J].浙江档案,2009(4):25-25．

[3]张宝安,王伟,郭誉明 等.石油地质档案管理信息化解决方案及初步实践[J].数字石油和化工,2007,7:27-30.

[4]薛春刚.科技档案管理创新三题[J].档案与建设,2011(8):45-45.

[5]奚伟,周羽.基于工作流的工程档案动态管理模型[J].清华大学学报(自然科学版),2001(10):44-48.

[6]金华英.初论地质档案资料的数字化管理[J].贵州地质,2008,25(2):158-160．

[7]张梅芬,刘建华.谈我省地质资料档案的光盘储存与管理[J].兰台世界,2007,1:36．